Definizione: Cosa è un sistema di gestione degli ordini?
Un sistema di gestione degli ordini (OMS) comprende funzioni per registrare e monitorare gli ordini, controllare le scorte, elaborare ordini, gestire spedizioni, fatturazione e assistenza clienti. Rappresenta la piattaforma centrale del commercio, dove vengono raccolte ed elaborate tutte le informazioni e le attività rilevanti per la gestione degli ordini. Oltre ai processi interni, include anche tutti i partner e le parti coinvolte nell’ordine e nella consegna. Sebbene molte di queste operazioni siano invisibili all’acquirente o visibili solo nello stato di spedizione, nell’OMS si svolge un’intera catena di fasi interconnesse, necessarie per garantire un’esperienza positiva al cliente.
Che cos'è la gestione degli ordini?
La gestione degli ordini rappresenta un processo centrale nella supply chain e comprende tutte le attività legate all’organizzazione, alla gestione e all’evasione degli ordini dei clienti. Copre l’intero ciclo, dall’accettazione dell’ordine allo stoccaggio e alla spedizione delle merci, fino a fatturazione e gestione dei resi. Vista la complessità dell’elaborazione, che coinvolge numerose fasi, molte aziende si avvalgono oggi di un sistema dedicato per la gestione degli ordini.
Perché è importante un sistema di gestione degli ordini?
Ampia scelta, quantità adeguate, disponibilità costante e consegne rapide sono ormai requisiti minimi dei clienti nell’e-commerce. Ogni piccolo intoppo compromette l’esperienza di acquisto, sia online che offline, ma soprattutto online i clienti si aspettano un servizio eccellente. Se il prodotto non è disponibile o la consegna è lenta, molti si rivolgono alla concorrenza. Senza un sistema di gestione degli ordini, i processi diventano difficili da controllare: l’elaborazione è troppo complessa e frammentata per operazioni manuali. Un OMS assicura che l’ordine arrivi a destinazione nei tempi e modi desiderati, offrendo numerosi vantaggi lungo tutto il processo di evasione.
Vantaggi di un sistema di gestione degli ordini:
Nel complesso, un sistema di gestione degli ordini apporta significativi benefici alle aziende, ottimizzando l’intero processo di gestione e aumentando sia la soddisfazione dei clienti sia i risultati aziendali. L’adozione di un OMS offre diversi vantaggi concreti alle aziende:
- Maggiore efficienza: un OMS automatizza e ottimizza molte fasi della gestione degli ordini, permettendo un’elaborazione più rapida ed efficace. Questo riduce gli errori manuali e incrementa la produttività.
- Dati centralizzati: il sistema raccoglie e archivia tutte le informazioni rilevanti in un unico punto. Questo semplifica l’accesso ai dati sugli ordini, sulle scorte e sui clienti, migliorando comunicazione e collaborazione tra i diversi reparti.
- Controllo ottimizzato delle scorte: un OMS permette di monitorare in tempo reale le giacenze di magazzino e supporta le aziende nella gestione efficiente delle scorte. Questo si traduce in pianificazione più accurata, riduzione dei costi di stoccaggio e maggiore disponibilità dei prodotti per i clienti.
- Maggiore soddisfazione dei clienti: ottimizzando la gestione degli ordini, le aziende assicurano consegne più rapide e un servizio clienti migliore. Un OMS offre anche funzioni di tracciamento delle spedizioni e gestione dei resi, contribuendo a incrementare la soddisfazione dei clienti.
- Scalabilità: un OMS si adatta alla crescita dell’azienda, integrando nuovi prodotti, mercati o canali di vendita. Questo permette di reagire in modo flessibile ai cambiamenti del mercato e di adeguare il processo di gestione degli ordini di conseguenza.
- Misurazione e analisi delle prestazioni: un OMS permette alle aziende di monitorare e analizzare i principali indicatori di performance (KPI) del processo di gestione degli ordini. Questi dati aiutano a implementare miglioramenti continui e a incrementare l’efficienza operativa.
Quali informazioni vengono gestite nell'OMS?
Esistono molte informazioni rilevanti per la gestione di scorte e ordini, ma quelle riportate di seguito offrono una panoramica generale che dovrebbe essere accessibile a tutti i membri dell’azienda coinvolti nell’ordine. L’Order Management raccoglie, organizza e valuta questi dati secondo le necessità. Tra le informazioni che devono essere gestite in modo accurato e disponibili in qualsiasi momento a tutte le parti coinvolte ci sono, tra le altre:
- Prodotto con codice articolo, prezzo, valuta, tasse e dazi doganali
- Scorte di magazzino
- Informazioni sul prodotto
- Disponibilità di consegna
- Tempi di consegna
- Costi di spedizione
- Numeri d'ordine
- Numeri cliente
- Numeri di spedizione
- Numeri degli acquirenti
- Luogo di stoccaggio e commissionamento
- Dati del cliente per la spedizione e la fatturazione
- Metodo di pagamento con sconti
Quali sono le funzioni più importanti in un sistema di gestione degli ordini?
Per soddisfare le esigenze dei clienti, ma anche gli interessi economici dell'azienda, un OMS dovrebbe supportare almeno le seguenti funzioni:
- Varietà di metodi di pagamento: possibilità di gestire diverse opzioni di pagamento, indipendentemente dal fornitore del servizio o dalla valuta utilizzata.
- Scelta del magazzino ottimale: selezionare il deposito più adatto in base a distanza, disponibilità e altri criteri, e avviare lì il processo di ordine.
- Coordinamento con i fornitori logistici: trasmettere, se necessario, tutte le informazioni sugli ordini ai fornitori esterni e gestirne l’integrazione.
- Aggiornamento delle scorte: mantenere costantemente aggiornate le giacenze di magazzino, indipendentemente dal canale di vendita.
- Trasparenza verso il cliente: fornire tutte le informazioni relative al proprio ordine in modo chiaro e accessibile.
- Supporto al team di assistenza: rendere disponibili tutte le informazioni sull’ordine e sul suo stato al personale di supporto.
- Previsioni di alta qualità: fornire dati qualitativi alla IA per ottenere forecast accurati delle scorte di magazzino.
- Gestione contabile: offrire tutte le funzioni di back office necessarie per supportare la contabilità.
In base a quali criteri dovrebbe essere scelto un sistema di gestione degli ordini?
Nella scelta di un sistema adeguato, il management deve garantire un’integrazione efficiente e fluida del software nell’infrastruttura esistente. È fondamentale un collegamento semplice all’ERP già in uso, così come la possibilità di connettersi a piattaforme e soluzioni multicanale. Solo così l’OMS può supportare efficacemente la strategia omnicanale e la digitalizzazione dell’azienda.
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