Belegausgabepflicht

Was ist die Belegausgabepflicht?

Mit der Verordnung zur Bestimmung der technischen Anforderungen an elektronische Aufzeichnungs- und Sicherungssysteme im Geschäftsverkehr (Kassensicherungsverordnung - KassenSichV) gilt seit Januar 2020 neben der Pflicht zu einer Einrichtung einer TSE (Technische Sicherungseinrichtung) auch eine Belegausgabepflicht. Das heißt, für jeden Vorgang an einer Kasse muss ein Bon erstellt werden, entweder in Papierform oder als elektronischer Beleg.

Wen betrifft die Belegausgabepflicht?

Das Gesetz ist hier deutlich: Es ist jeder Unternehmer davon betroffen, der ein elektronisches Kassensystem verwendet. Lediglich Händler, die eine offene Ladenkasse nutzen, sind davon nicht betroffen. Das bringt einige Vor- und Nachteile mit sich, doch zunächst ist die Frage zu klären, was ein Beleg ist. 

Was ist ein Beleg?

Bei einem Beleg handelt sich im Grunde erst einmal um einen Oberbegriff für alle Dokumente, die einen Nachweis für einen Geschäftsvorgang darstellen. Damit ist tatsächlicher jeder Geschäftsvorgang gemeint. Es gilt die Prämisse: Keine Leistung ohne Beleg. Unter den Begriff des Belegs können Bons, Rechnungen und Quittungen fallen. Im Normalfall ist damit der Kassenbon gemein, weshalb man auch von der Bonpflicht spricht. Dies ist jedoch kein Beleg, wie er den gesetzlichen Anforderungen nach § 6 der KSV entspräche. 

§ 6 der Kassensicherungsverordnung präzisiert die Mindestanforderungen an einen Beleg:

• vollständiger Name,
• Rechtsform und Anschrift des Unternehmens,
• Datum, an dem die Quittung ausgestellt wurde, sowie Zeitpunkt des Vorgangsbeginns und der -beendigung,
• Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder vielmehr Art und Umfang sonstiger Leistungen,
• Transaktionsnummer,
• Entgelt und darauf entfallender Steuerbetrag sowie der anzuwendende Steuersatz oder Hinweis im Falle einer Steuerbefreiung
• Seriennummer des elektronischen Kassensystems oder die Seriennummer des Sicherheitsmoduls

Der Beleg darf in Papierform oder elektronisch in einem standardisierten Datenformat (z. B. JPG oder PDF) ausgegeben werden. Die Angaben müssen ohne maschinelle Unterstützung lesbar sein. Und der Beleg ist nicht nur für den Unternehmer, sondern in erster Linie auch für den Kunden und muss diesem zugänglich sein, egal in welcher Form. Das wiederum hat zu Unmut bei den Betreibern von elektronischen Registrierkassen geführt. 

Warum wurde die Belegausgabepflicht eingeführt?

Die Belegausgabepflicht soll Manipulationen an Kassensystemen zusätzlich erschweren und Steuerhinterziehungen eindämmen. Jedes Dokument hat nun eine eindeutige Identifikationsnummer. Unregelmäßigkeiten hier in der Nummernfolge können das Finanzamt und eine Prüfung auf den Plan rufen. 

Die Bonpflicht ist aber nicht nur von Nachteil für die Unternehmen. Wer mit einer elektronischen Kasse, die über eine TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) gesichert wird, betriebt, muss sich kaum noch Gedanken darüber machen, wie er nachweisen kann, dass seine Aufzeichnung korrekt sind. Durch das sichere Kassensystem geht das Finanzamt davon aus, dass alle Informationen und Dokumente passen. Abgerufen und eingesehen werden können die Angaben jederzeit mit einem DSFinV-K-Export. 

Warum waren so viele gegen die Belegausgabepflicht?

In erster Linie war Unmut groß wegen der entstehenden Kosten und dem aus der Bonpflicht resultierenden Abfall. Denn selbst wenn man dem Kunden den Beleg übergibt, in 95 % der Fälle übersteht dieser nicht einmal die ersten 30 Sekunden, bevor er im Müll landet. Da das Gesetz jedoch vorsieht, dass immer ein Beleg erstellt werden muss, konnte man den Kunden auch nicht mehr fragen, ob er einen Beleg möchte oder nicht und dann nur bei Bedarf drucken.Das erhöhte die Kosten für das teure Thermopapier auf der einen Seite und für die Entsorgung der nicht ganz unproblematischen Dokumente.

Ein falsch ausgefüllter Beleg kann teuer werden

Die Idee, mal eben eine Quittung zu schreiben, kommt schnell auf. Quittungsblogs bieten eine bequeme Vorlage. Doch das böse Erwachen kommt dann, wenn das Finanzamt die Quittungen als falsch ausgefüllt bewertet. Im schlimmsten Fall wird der Vorsteueranspruch gestrichen und der Unternehmer als Steuerschuldner gewertet. Deshalb auch bei Kleinstrechnungen daran denken, dass der Umsatzsteuerbetrag mit ausgewiesen werden muss. Sätze wie "inklusive gesetzlicher Umsatzsteuer" reichen nicht aus und gelten als Mangel, durch den kein Vorsteuerabzugsanspruch zustande kommt. 

Tipp: Verzichten Sie auf handschriftliche Belege und wenn Sie auf Quittungsvorlagen zurückgreifen, prüfen Sie diese auf ihre Aktualität. 

Befreiung von der Belegausgabepflicht

Für eine Befreiung von der Belegausgabepflicht können Unternehmen beim zuständigen Finanzamt einen Antrag stellen. Das ist vor allem für Einzelhändler wichtig, denn sie verkaufen selten an Kunden, die sie mit Namen kennen. Rechnungen lassen sich aber nur an bekannte Personen ausstellen, damit sie den Anforderungen entsprechen. Stellen Sie sich da einmal im Supermarkt oder beim Bäcker vor. Das wäre kaum zu bewältigen und daher als sachliche Härte ein Antragsgrund. Für diese Unternehmer hat das Finanzamt die Ausnahme "des Verkaufs an eine Vielzahl von unbekannten Personen" geschaffen. Eine Befreiung von der TSE ist dadurch jedoch nicht gegeben. Diese bleibt davon unberührt bestehen. Einen Antrag für eine Befreiung muss nicht stellen, wer eine offene Ladenkasse führt. Das dürfte vor allem damit zu tun haben, dass die Sicherheit bei diesem Kassensystem nicht durch eine Belegausgabepflicht steigen würde, da hier keine TSE zum Einsatz kommt. Diese werden sich auch zukünftig nicht befreien lassen müssen. Fraglich ist eher, wie lange diese Form der Kasse unter Sicherheitsaspekten noch geduldet wird.

Wichtig zu wissen:

Kunden können immer eine Quittung verlangen und müssen dann auch eine bekommen, selbst wenn das Unternehmen von der Bonpflicht befreit ist. Und eine Befreiung von der Belegausgabepflicht bedeutet nicht, sich von der Verpflichtung zur Erstellung eines Eigenbeleges für die eigene Buchführung zu befreien. Das sind laut Gesetz zwei komplett verschiedene Sachverhalte. 

Bonausweispflicht: elektronische Form oder lieber Papier?

Grundsätzlich kann man beide Formen anbieten. Dabei sollte man dem Käufer jedoch die Wahl lassen, denn viele stehen dem digitalen Bon noch sehr skeptisch gegenüber. Der Papierbeleg hat dem elektronischen Beleg gegenüber einen klaren Vorteil aus Sicht des Kunden, man muss nichts von sich preisgeben. Papier nehmen und wegwerfen, fertig. Wer möchte im Supermarkt oder beim Bäcker schon seine Handynummer mitteilen oder seine E-Mail-Adresse? Es gibt jedoch noch zwei Alternativen mit deutlich niedrigeren Hürden. Da wäre die Möglichkeit, den Bon direkt mit einer Zahlung, die über das Mobiltelefon erfolgt, auszutauschen. So erhält der Käufer den Bon automatisch auf sein Handy. Allerdings nutzen noch nicht viele diese Möglichkeit. Die zweite Alternative wäre ein QR Code, der nach dem Zahlungsvorgang angezeigt wird. Der Kunde muss diesen nur einscannen und erhält so den Kassenbon, ohne Daten von sich preiszugeben.