Voorraad

Definitie: Wat is voorraad?

De voorraad verwijst naar de hoeveelheid goederen die zich momenteel in een magazijn bevinden, evenals grondstoffen, hulpstoffen en bedrijfsmiddelen, halffabricaten en eindproducten. Een optimale voorraad is een bedrijfseconomische indicator: het doel is onmiddellijke leveringsgereedheid en geen productievertragingen. Een te hoge voorraad brengt echter kosten en een bedrijfsrisico met zich mee. Er zijn inmiddels softwareoplossingen die de optimale voorraad berekenen en bestellingen automatiseren.

Ook goederen en producten die zich buiten de eigen bedrijfsruimten bevinden, kunnen tot de voorraad behoren.

Balansposten

De goederen in de voorraad maken deel uit van het vlottend vermogen van een onderneming en staan aan de „activa“-zijde van de balans. De omvang van de voorraad wordt ten minste één keer aan het einde van het boekjaar vastgesteld door middel van een inventarisatie (of door een voortdurende registratie van alle in- en uitgangen) en in de balans opgenomen.

Opslagduur

De gemiddelde opslagduur geeft aan hoe lang de goederen gemiddeld in het magazijn verblijven. Deze duur varieert naargelang de omstandigheden op de afzet- en inkoopmarkt en geeft aan hoeveel „verbruiksperioden“ met een gemiddelde voorraad kunnen worden gedekt. Als de opslagduur afneemt, verbetert de rentabiliteit van de onderneming, aangezien ook de kapitaalbinding afneemt. Bovendien kunnen de goederen bij een kortere opslagduur sneller weer in liquide middelen worden omgezet.

Berekening van de gemiddelde opslagduur

De gemiddelde opslagduur kan met de volgende formule worden berekend:

Ø Opslagduur = 360 dagen ∗ Ø Voorraad / Jaarlijks verbruik

of

Ø Opslagduur = 360 dagen /voorraadomloopsnelheid

Berekening van de gemiddelde voorraad

De gemiddelde voorraad geeft aan hoe hoog de voorraad in de loop van een boekjaar is. Deze kan als volgt met een formule worden berekend:

Gemiddelde voorraad = voorraad aan het begin van het jaar + 12 eindvoorraden per maand / 13

Als er geen eindvoorraden per maand beschikbaar zijn en men de gemiddelde voorraad bijvoorbeeld aan de hand van de balans wil berekenen, luidt de formule als volgt:

Ø Voorraad = Beginvoorraad + Eindvoorraad / 2

Minimale voorraad, meldvoorraad en maximale voorraad

Deze drie parameters zijn uiterst belangrijk bij het voorraadbeheer en om een optimale beschikbaarheid te waarborgen. Elk van deze waarden kan met behulp van een formule worden berekend. De exacte berekening van de waarden moet met grote zorgvuldigheid gebeuren, aangezien menselijke fouten kunnen leiden tot een te grote voorraad of een tekort.

De minimumvoorraad

De minimumvoorraad, ook wel veiligheidsvoorraad, reservevoorraad of vaste voorraad genoemd, is een uiterst belangrijke voorraadindicator en heeft vooral één taak: onvoorspelbare schommelingen in de vraag of in de aanvoer opvangen en onbeschikbaarheid voorkomen. Een voorbeeld van een van deze onvoorspelbare situaties was de blokkade van het Suezkanaal door de „Ever Given“. Daardoor bereikten grote hoeveelheden goederen hun bestemming niet op tijd.
De minimumvoorraad wordt bepaald op basis van de standaard herbevoorradingstijd – dat wil zeggen de periode tussen het plaatsen van de bestelling en de ontvangst van de goederen – en het gemiddelde dagelijkse verbruik. De keuze voor de minimumvoorraad is branchespecifiek en moet daarom worden vastgesteld op basis van de eigen ervaringen.

De volgende formules worden aanbevolen:

Herbevoorradingstijd = meldvoorraad - veiligheidsvoorraad / gemiddeld dagelijks verbruik

Minimale voorraad = verbruik tijdens de herbevoorradingstijd / 3

De meldvoorraad

Wanneer de voorraad onder het meldingsniveau daalt, wordt er een bestelling geactiveerd. Het meldingsniveau heeft deze functie, zodat de minimumvoorraad niet hoeft te worden aangesproken. Deze twee belangrijke voorraadcijfers moeten optimaal op elkaar zijn afgestemd om een soepele voorraadbeheer te waarborgen. Belangrijke kengetallen zijn ook verbruikswaarden en de herbevoorradingsduur.

De meldvoorraad berekenen

De formule voor het berekenen van het meldingsniveau luidt als volgt:

Reactieniveau = Ø dagelijks verbruik x inkooptijd + veiligheidsmarge

Voorbeeld: Een supermarkt verkoopt gemiddeld 20 verpakkingen van een bepaald soort pasta per dag. De bevoorradingsduur van de pasta bedraagt 10 dagen en de veiligheidsvoorraad ligt op 120 verpakkingen pasta.

Reorderpunt = 20 × 10 + 120
Reactieniveau = 320

Dit betekent: zodra de meldvoorraad onder de 320 verpakkingen daalt, wordt er nieuwe voorraad besteld. Dit gebeurt door de bestelling direct aan te maken of via het bestelvoorstel van een ERP-systeem.

De maximale voorraad

De maximale voorraad, ook wel maximumvoorraad genoemd , heeft als doel onnodig hoge voorraadniveaus te voorkomen. Om opslagkosten en ook het volume van het magazijn (bij grote, omvangrijke onderdelen) te besparen, is een dergelijke beperking zinvol.

De maximale voorraad berekenen

Voor de berekening van de maximale voorraad geldt de volgende formule:

Maximale voorraad = minimale voorraad + optimale bestelhoeveelheid

Hoe wordt de optimale voorraad bepaald?

De optimale voorraad is een van de belangrijkste bedrijfseconomische kengetallen. Een optimale voorraad streeft de volgende doelen na:

• Een soepel verloop door de gehele toeleveringsketen van het bedrijf
• Lage opslagkosten (kapitaalvastzetting)
• Kostenoptimale inkoop van goederen

Voorraad berekenen

De volgende formule geldt voor het berekenen van de optimale voorraad:

Optimale bestelhoeveelheid = √200 x jaarlijkse behoefte x bestelkosten / inkoopprijs x opslagkostentarief

Voorraadoptimalisatie

Voorraadoptimalisatie maakt deel uit van het voorraadbeheer en houdt in dat de gemiddelde voorraad van een bedrijf zodanig wordt geoptimaliseerd dat een optimale leveringscapaciteit wordt bereikt bij een zo laag mogelijke voorraad. Bedrijven worden bij de voorraadoptimalisatie bijvoorbeeld ondersteund door de gespecialiseerde softwareoplossingen voor voorraadbeheer van REMIRA.

• Eerst wordt een voorraadanalyse uitgevoerd
• Met behulp van ABC-/XYZ-analyses worden de goederen in het magazijn optimaal beoordeeld
• Het bestelproces wordt op basis van de analyse geoptimaliseerd
• De voorraadplanning wordt verbeterd