Definizione: Cosa significa gestione per eccezioni?
La tecnica di gestione per eccezioni implica che i dipendenti operino in modo autonomo, mentre i dirigenti intervengono solo in situazioni eccezionali. L’autonomia dei collaboratori è quindi centrale. Quando si verificano deviazioni dal normale flusso di lavoro, siano esse parzialmente prevedibili, completamente prevedibili o imprevedibili, entra in gioco il processo di eccezione. I superiori intervengono non appena rilevano che gli obiettivi stabiliti rischiano di non essere raggiunti.
Come funziona la gestione per eccezioni?
Per far funzionare con successo la gestione per eccezioni, è necessario definire e fissare in anticipo obiettivi chiari. Questi obiettivi devono essere misurabili e quindi confrontabili. È importante stabilire un limite di tolleranza per ciascun superiore, al fine di incrementare la motivazione dei dipendenti e favorire il raggiungimento dei risultati. Completata questa fase, i dipendenti sono incoraggiati ad agire autonomamente, mettendo in pratica le proprie idee e misure per realizzare gli obiettivi prefissati. Il concetto può essere applicato in vari ambiti; ad esempio, campagne pubblicitarie o promozionali si prestano particolarmente bene. Durante il processo vengono effettuati confronti periodici tra valori teorici e valori effettivi. Non appena emerge una deviazione dai valori desiderati, il superiore contatta il dipendente interessato e insieme valutano le possibili soluzioni per correggere la situazione.
Come viene applicato l'MbE nella logistica?
Nel contesto della logistica, il Management by Exception viene applicato, ad esempio, nei processi della catena di fornitura. In questo settore, l’automazione completa è rara: di norma solo una piccola percentuale dei processi, circa il 5%, richiede l’intervento per eccezioni. Le funzionalità della gestione per eccezioni supportano le aziende logistiche nel reagire rapidamente a situazioni anomale, automatizzando le operazioni della supply chain. Ciò avviene spesso tramite software che, basandosi su algoritmi, prendono decisioni autonome e possono gestire processi ricorrenti senza intervento umano. Pur non essendo ancora pienamente automatizzati, questi strumenti consentono di ridurre in maniera significativa le operazioni manuali nel settore logistico.
Quali sono i vantaggi del Management by Exception nella logistica?
- Maggiore produttività: grazie alla gestione per eccezioni, i dipendenti intervengono soltanto in caso di eccezioni, mentre le operazioni di routine vengono automatizzate. In questo modo il personale può dedicarsi ad attività a maggiore valore aggiunto, mentre il software si occupa della gestione e della prioritizzazione dei compiti.
- Proattività: il software genera statistiche sui casi eccezionali, permettendo di identificare le cause e i momenti in cui si verificano le anomalie. In questo modo, il sistema può suggerire possibili soluzioni, consentendo all’azienda di intervenire in anticipo anziché reagire solo dopo il verificarsi dei problemi.
- Riduzione dei rischi: qualora si verifichino eventi imprevisti, il sistema consente di intervenire rapidamente lungo la catena di fornitura, mantenendo un elevato livello di efficienza e continuità operativa.
Quali sono gli svantaggi del Management by Exeption?
- Rischio di occultamento: in questo approccio di leadership esiste la possibilità che i dipendenti omettano o nascondano volontariamente risultati negativi, rendendo meno trasparente il processo decisionale.
- Nessuna opportunità di sviluppo: normalmente i dipendenti continuano a svolgere gli stessi compiti, senza avere la possibilità di affrontare autonomamente nuove responsabilità o attività.
- Controllo necessario: senza un adeguato monitoraggio dei dipendenti, aumenta il rischio di errori e di deviazioni dagli obiettivi prefissati.
Quali sono le tecniche di leadership alternative disponibili?
Oltre al Management by Exception, esistono anche altre tecniche di leadership, ciascuna con priorità diverse:
- Management by Delegation (MbD): questo approccio, traducibile come “gestione tramite delega di compiti”, si distingue perché il dirigente affida completamente ai collaboratori non solo i compiti operativi, ma anche le relative responsabilità e competenze decisionali.
- Management by Objectives (MbO): questo metodo di gestione, traducibile come “gestione attraverso gli obiettivi”, si basa sulla collaborazione tra dirigenti e dipendenti per definire e concordare insieme gli obiettivi da conseguire.
- Management by Decision Rules (MbDR): questo approccio di leadership viene solitamente utilizzato insieme ad altre tecniche. Si basa sulla cosiddetta “regola se-allora”, che definisce come intervenire in situazioni eccezionali al di fuori delle normali attività di routine.
- Management by Systems (MbS): questo approccio rappresenta un’estensione del Management by Decision Rules (MbDR) e include tutte le regole e procedure da applicare in situazioni eccezionali al di fuori delle attività di routine.
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