Steil nach oben: In diese Richtung zeigen die Umsätze des großen deutschen Einrichtungshauses. POCO ist weiter auf Expansionskurs und möchte dabei die Verwaltungskosten im Griff behalten. Vor diesem Hintergrund hat das Handelsunternehmen im vergangenen Jahr die Stichprobeninventur eingeführt. Nachdem sich der Möbelhändler mit der permanenten Inventur beschäftigt hatte, wurde man seitens der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft auf das Stichproben-Inventurverfahren als Alternative zur zeit- und kostenintensiven Vollzählung hingewiesen.
Vollinventur bringt Scheinsicherheit
Man ließ sich schnell überzeugen, dass eine Stichprobeninventur nicht nur wesentlich schneller, sondern auch zuverlässiger und genauer ist als die klassische Vollinventur. Klar: Wenn an einem Ort 20.000 verschiedene Artikel von Menschenhand gezählt werden müssen, sind Fehler vorprogrammiert. Die Folge sind fehlerhafte Bestände beziehungsweise Planungsgrundlagen. Mit anderen Worten: Die Vollinventur gibt den Märkten eine Scheinsicherheit.
Deshalb erlaubt Paragraph 241 Handelsgesetzbuch (HGB) das Durchführen so genannter Stichproben-Inventuren für Lager und Ladengeschäfte ab etwa 1.000 Positionen und einer computergestützten Lagerverwaltung. Hier setzt das Einrichtungshaus auf das speziell für den Möbelhandel entwickelte Warenwirtschaftssystem „Moeve“ und die ergänzende Bestandsmanagement-Lösung REMIRA LOGOMATE. Auf dieser Basis verfügt POCO über zuverlässige Bestandsdaten, die auch durch unvermeidbare Ladendiebstähle und anderen Schwund nicht erschüttert werden.
Entscheidung für STATCONTROL
Das Stichprobeninventurverfahren zieht seinen Vorteil aus dem Phänomen, dass etwa 20 Prozent aller Lagerpositionen 60 bis 75 Prozent des Lagerwertes repräsentieren. Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand demnach auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Voraussetzung ist, dass die verwendeten Verfahren den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) entsprechen und das Stichproben- Inventurergebnis innerhalb der in Deutschland zulässigen Vorgaben liegt.
Auf der Suche nach dem passenden Lieferanten starteten die Abteilungen IT, Organisation, Finanzbuchhaltung und Revision im Sommer 2013 das Auswahlverfahren. Den Auftrag erhielt REMIRA mit ihrer Lösung STATCONTROL. Die Software ermöglicht die Stichprobeninventur mit allen vier zulässigen Hochrechnungsverfahren. Neben dem Programm spielte bei der Entscheidung aber auch der persönliche Eindruck eine große Rolle.
„Die Präsentation von REMIRA STATCONTROL war sehr überzeugend und glaubhaft“,
erinnert sich einer der Entscheider bei POCO. Ihm gefällt vor allem, „die hohe Kompetenz der Mitarbeiter von REMIRA, die sich ausschließlich auf das Thema Inventur konzentrieren“. Nicht zuletzt habe auch der Preis gestimmt.
Amortisation in sechs Monaten
Das Einrichtungshaus erwarb zehn Software - Lizenzen und unterschrieb einen Wartungsvertrag. „Die anschließende Implementierung mit Schnittstelle zum Warenwirtschaftssystem Moeve war sehr einfach“, heißt es von Seiten des Unternehmens. Zudem erstellte man eine exakte Handlungsanweisung zum Durchführen von Stichprobeninventuren und ließ sich diese vom Wirtschaftsprüfer „absegnen“. Mit diesem Rüstzeug wollte der Möbelhändler im Jahr 2014 zunächst 30 Prozent der Einrichtungsmärkte und die Regionallager auf die Stichprobeninventur umstellen.
Der erste Einsatz für die neue Lösung ergab sich aber noch im Jahr 2013 an einem Standort in Süddeutschland. Hier ermittelte die Software aus dem Gesamtwarenbestand rund 400 Positionen, die von 15 Mitarbeitern in nur zwei Stunden gezählt wurden. Die dortigen Zählergebnisse lagen innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Schwellenwerte und die Zeitersparnis für die Revision und die Mitarbeiter vor Ort war enorm. Für die Abteilung Revision bedeutet das in der Begleitung einer Markt-Revision eine Reduzierung des Aufwands von sieben auf einen Mann-Tag. Noch größer war die Einsparung beim eigentlichen Zählen. Mit der Vollinventur waren 40 bis 45 Mitarbeiter zwei Abende lang beschäftigt. Hinzu kam ein hoher Zeitaufwand für die Vorbereitung, der beim Stichprobenverfahren deutlich reduziert wird. Ein weiterer Vorteil ist, dass jetzt jeder Marktleiter selber entscheiden kann, ob er innerhalb oder außerhalb der Ladenöffnungszeiten zählt.
Kein Wunder, dass die ersten positiven Erfahrungen zu einer Planänderung führten. Anstelle von 30 wurden im ersten Jahr bereits 45 Prozent der Standorte auf das Stichprobenverfahren umgestellt. 2015 sollen dann auch die übrigen Standorte von REMIRA STATCONTROL profitieren.
