Wareneingang

Definition: Was ist der Wareneingang?

Beim Wareneingang (auch Warenannahme genannt) werden die angelieferten Waren angenommen, geprüft, dokumentiert und schließlich weitergegeben. Die genauen Daten werden in ein System eingespeist und weitergeleitet. Das Pendant ist der Warenausgang. Der Wareneingang ist ein wichtiger Teil des Beschaffungsprozesses im Supply Chain Management, weil alle dort ablaufenden Prozesse Einfluss auf die Liefer- und Beschaffungszeiten des Unternehmens haben. Er stellt die Schnittstelle zwischen der inner- und außerbetrieblichen Materialwirtschaft dar. Die Waren können aus unterschiedlichen Quellen ins Lager geliefert werden: Aus einem eigenen Lager, vom Großhändler oder direkt vom Hersteller. Zum Wareneingang gehören u.a. Rampen, Tore, Bereitstellflächen und Funktionsflächen.

Ablauf und Funktionen im Wareneingang

Der Wareneingang beschreibt sowohl den logistischen als auch den buchhalterischen Vorgang eines Unternehmens, wenn neue Ware eintrifft. Der Lieferant liefert neue Waren auf Bestellung hin an. Die Mitarbeiter müssen dann die Güter erfassen, prüfen und einlagern. In der Wareneingangskontrolle wird die Ware auf Mängel, Menge, Richtigkeit und Qualität kontrolliert und mit dem Lieferschein verglichen. Der Eingang der Waren wird auf dem sogenannten Frachtbrief bestätigt, anschließend wird die Lieferung abgeladen und teilweise neu etikettiert, bevor sie an Produktion oder Lager weitergegeben wird. Im Zweifelsfall kann die Ware reklamiert oder bei offensichtlichen Beschädigungen auch verweigert werden. Der Wareneingang kann also als Schnittstelle zwischen Lieferant und Unternehmen gesehen werden. Generell sollten neue Wareneingänge mindestens einen Tag vor Lieferung angekündigt werden, damit sich die Intralogistik vorbereiten kann und die Warenannahme so reibungslos wie möglich abläuft.

Was sind die Aufgaben im Wareneingang? 

• Warenannahme
• Wareneingangskontrolle
• Vergleich der Ware mit der aufgegebenen Bestellung
• Prüfung auf Mängel, Schäden, Abweichungen etc.
• Erfassung im unternehmensinternen Logistiksystem
• Einlagerung

Wie laufen Prozesse im Wareneingang optimal ab?

Ein einwandfreier und fehlerfreier Wareneingang ist die Voraussetzung für ein leistungsfähiges Lager. Falsche Planungen oder schlechte Organisation hingegen können schnell zu Störungen im Betriebsablauf führen. Daher sollten insbesondere die ankommenden LKW zeitlich gut getaktet sein, um Staus auf dem Werksgelände und an den Laderampen zu vermeiden. Die Lagerverwaltung muss dafür sorgen, dass genug Platz vorhanden ist, um die ankommende Ware ohne Verzögerung ins Lager aufzunehmen. Durchlaufzeiten und Aufwand sollen also möglichst gering gehalten werden. Ein Warehouse Management System hilft z.B. dabei, die Lieferanten- und Artikelstammdaten sorgfältig zu pflegen. 

Wie kann der Wareneingang optimiert werden?

Durch Stress am Wareneingang unterlaufen Mitarbeitern oft Fehler, die durch Automatisierungen hätten verhindert werden können. Ein digitaler Wareneingang arbeitet mit dem ERP-System des jeweiligen Unternehmens zusammen und ermöglicht dadurch eine effizientere Supply Chain. Die gelieferten Waren können mithilfe mobiler Datenerfassung durch das Einscannen die anzutreffende Lieferung erfassen und direkt im Warenbestand hinzubuchen. So laufen die gesamten Prozesse in der Lagerlogistik optimal ab. Ein digitaler Wareneingang führt zu einer schnelleren, einfacheren und effizienteren Annahme der Lieferung. Fehlbuchungen werden durch eine Digitalisierung am Wareneingang vermieden. Mehr Transparenz über die eingehende Ware sorgt dafür, dass die Ressourcen immer optimal ausgelastet sind und keine unnötigen Wartezeiten entstehen. Zudem kann eine Optimierung im Bereich der Dokumentation erzielt werden: Durch die Digitalisierung wird weniger bis gar kein Papier mehr benötigt, es gehen keine Blätter oder Nachweise verloren, weil alles direkt im System gescannt wird.