Voorraad

Definitie: Wat is de voorraad?

De voorraad is een centrale factor in de bedrijfseconomie. Deze is niet alleen van groot belang voor de logistiek, maar ook voor de boekhouding. In algemene zin wordt onder voorraad in bedrijfseconomische zin verstaan: het aantal eenheden van een materiaalstroomartikel dat zich op een bepaald moment in een magazijn, een productielocatie of een filiaal van het bedrijf bevindt. Materiaalstroomartikelen zijn bijvoorbeeld goederen, grondstoffen, eindproducten of halffabricaten. Om het concrete aantal van een materiaalstroomgoed te meten, moet een meeteenheid worden vastgesteld. Deze meeteenheid wordt in de stuklijst vaak aangeduid als hoeveelheidseenheid. De hoeveelheidseenheid kan het aantal stuks zijn, maar ook het gewicht, het volume, de lengte of de oppervlakte.

Lange tijd werd de term „voorraad” als synoniem voor „magazijnvoorraad” gebruikt. De afgelopen jaren is de focus echter, met de opkomst en het toenemende belang van supply chain management , verschoven naar de totale voorraad in het inkoop-, productie- en distributieproces. Daarom is de bedrijfsbrede term „voorraad“ aan belang gewonnen voor de planning, aansturing en optimalisatie van alle logistieke processen, omdat supply-chain-managementsystemen niet alleen informatie over de actuele magazijnvoorraad, maar ook over andere soorten voorraden verstrekken.

De voorraad van een bedrijf wordt ook wel als vermogensvoorraad aangeduid. Dienovereenkomstig behoren niet alleen afgewerkte producten of grondstoffen tot de voorraad, maar bijvoorbeeld ook transportmiddelen. Afhankelijk van het soort bedrijf wordt er onderscheid gemaakt tussen verschillende soorten voorraden:

• Productiebedrijven: grondstoffen, hulpstoffen en bedrijfsmiddelen
• Dienstverlenende bedrijven: bedrijfsmiddelen
• Handelsbedrijven: eindproducten en goederen.

Afhankelijk van het bedrijf kan de voorraad ook bestaan uit alle materiaalstroomgoederen of combinaties daarvan.

Hoe wordt de voorraad bepaald?

De voorraad kan worden vastgesteld door middel van een effectieve inventarisatie . Fysieke voorraden kunnen bijvoorbeeld worden vastgesteld door een fysieke inventarisatie (tellen) in het magazijn. Bij logistieke voorraden is dit echter vaak lastig, omdat de materialen in het magazijn weliswaar zonder problemen kunnen worden geteld, maar goederen die zich bijvoorbeeld in omloop of in transit bevinden, niet zomaar kunnen worden geteld. Hier komen ERP-systemen of andere inventarisatiesoftware om de hoek kijken. Deze maken het mogelijk om de in- en uitgangen en andere informatie doorlopend bij te houden, waardoor de inspanning voor de jaarlijkse inventarisatie wordt verminderd. Op basis van de inventarisatie kan vervolgens een systeem voor voorraadbeheer in werking treden om de voorraad te optimaliseren.

Welke verschillende soorten voorraden zijn er?

Voorraadbeheer stelt veel bedrijven, met name logistieke bedrijven en detailhandelaren, voor grote uitdagingen, niet alleen wat betreft hun financiële rendabiliteit, maar ook wat betreft de klanttevredenheid. Daarom is een correct voorraadbeheer onontbeerlijk, waarbij een onderverdeling in voorraadsoorten nuttig kan zijn. Voor de analyse van de voorraad wordt deze onderverdeeld in verschillende categorieën. Deze indeling kan per bedrijf en per werkterrein verschillen. In het algemeen kunnen voorraadsoorten worden ingedeeld op basis van functie, productlevensduur, logistiek of bedrijfsorganisatie. Afhankelijk van de definitie van de indelingscategorieën kunnen er overlappingen tussen deze categorieën ontstaan. Een voorbeeld hiervan is de minimumvoorraad, die zowel aan voorraadsoorten op basis van functie als op basis van bedrijfsorganisatie kan worden toegewezen.

Voorraadsoorten op basis van functie

In dit geval wordt een onderscheid gemaakt op basis van de vraag naar producten of de verwachte omzet. Bij productiebedrijven wordt onder vraag meestal de interne vraag vanuit de productie verstaan, terwijl in de handel de vraag van de klant wordt bedoeld.

Belangrijke voorraadsoorten zijn:

• Minimale voorraad: De minimale voorraad is de minimale hoeveelheid van een product die nodig is om aan de omzetprognose van het bedrijf te voldoen. Door een procentueel hoger afwijkingspercentage te berekenen, kunnen bedrijven maatregelen nemen om de voorraad aan te vullen wanneer een bepaald omzetvolume is bereikt.
• Veiligheidsvoorraad: De veiligheidsvoorraad is het deel van de voorraad dat bedoeld is om voorraadtekorten te voorkomen. De veiligheidsvoorraad is er dus bijvoorbeeld op gericht om leveringsvertragingen of verkooppieken, die door onvoorziene gebeurtenissen kunnen worden veroorzaakt, op te vangen.
• Signaalvoorraad: De signaalvoorraad is in feite een indicator die aangeeft wanneer de voorraad opnieuw moet worden aangevuld. Het is belangrijk dat deze voorraad hoger is dan de veiligheidsvoorraad.
• Optimale voorraad: De optimale voorraad is de maatstaf die moet worden bereikt om aan de omzetverwachtingen te voldoen en een zo hoog mogelijke winst te behalen. Vooral in de e-commerce, waar de opslagkosten doorgaans zeer hoog zijn, lijdt de detailhandelaar bij een optimale voorraad geen financiële nadelen of verliezen. Dit komt doordat het aantal producten op voorraad boven de minimumvoorraad ligt, zonder dat de maximumvoorraad wordt bereikt.

Voorraadsoorten op basis van de levensduur van het product

De categorieën van dit voorraadtype zijn afhankelijk van hoe lang een product kan worden bewaard. Daarnaast moet er rekening worden gehouden met hoe snel het product na levering moet worden verkocht.

Hier wordt in de eerste plaats onderscheid gemaakt tussen bederfelijke en niet-bederfelijke voorraad. Bederfelijke voorraad omvat alle producten die vanwege hun houdbaarheid snel uit het magazijn moeten worden gehaald. Meestal gelden voor deze producten bovendien aanvullende logistieke eisen, zoals temperatuurcontrole, stapeling of speciale verpakkingen. Niet-bederfelijke voorraad omvat daarentegen alle producten waarvan de opslag minder bewerkelijk is en waarbij de tijd geen invloed heeft op de houdbaarheid. Het beheer van niet-bederfelijke producten is aanzienlijk eenvoudiger in vergelijking met bederfelijke producten.

Een ander belangrijk voorraadtype op basis van de levensduur van het product is de voorraad met een houdbaarheidsdatum. Deze voorraad kan overlappen met de bederfelijke voorraad. Het doorslaggevende criterium is echter een vastgestelde houdbaarheidsdatum, waarna de producten niet meer mogen worden verkocht of verwerkt.

Voorraadsoorten op basis van logistiek

Hier worden vaak de klassieke voorraadbegrippen uit de logistiek genoemd: „magazijnvoorraad”, „omloopsvoorraad” en „doorvoervoorraad”. Deze categorie heeft echter eerder betrekking op de dagelijkse processen in het magazijn en rondom de magazijnvoorraad. De belangrijkste voorraden in het magazijn zijn de minimumvoorraad, die ook onder de categorie „functie“ (zie hierboven) kan vallen, de fysiek aanwezige voorraad, de maximumvoorraad, de beschikbare voorraad of de nettovoorraad.

Uitdagingen van omnichannel

De onlineverkoop heeft de afgelopen jaren, versterkt door de coronacrisis, een nieuwe impuls gekregen, met name in de vorm van een omnichannel-aanpak. De detailhandel werd ermee geconfronteerd dat zij niet uitsluitend op de fysieke winkels als enig verkoopkanaal moest vertrouwen. Een succesvolle omnichannel-verkoop vereist echter een kanaaloverschrijdend, altijd actueel voorraadbeheer om zowel de levering van de groothandel en de fabrikanten aan de filialen (B2B) als de verkoop van de detailhandelaar aan zijn klanten (B2C) correct te kunnen uitvoeren. Vooral leveringen op dezelfde dag en e-commercestrategieën, zoals Click & Collect of Click & Reserve, stellen de detailhandel voor grote uitdagingen. Hier worden magazijn- en voorraadbeheer op een bijzondere manier op de proef gesteld. Andere uitdagingen voor de voorraad en het voorraadbeheer zijn de retourzendingen. De voorraad beïnvloedt bovendien het prijsbeleid van het bedrijf en heeft gevolgen voor de klantrelatie. In tijden van omnichannel-handel worden vooral online beschikbare voorraden in de winkels steeds belangrijker voor de klant. Als er voorraadafwijkingen optreden, kan dit een concurrentienadeel met zich meebrengen. Hier biedt realtime voorraadbeheer uitkomst.