Voorraadbeheer

Voorraadbeheer maakt deel uit van de toeleveringsketen en beschrijft het proces binnen een onderneming dat zorgt voor een goed evenwicht tussen lage voorraadniveaus en een hoge leveringsbereidheid, oftewel een hoog serviceniveau bij grote vraag. Optimaal voorraadbeheer verhoogt de logistieke efficiëntie en verbetert de totale kostensituatie van een onderneming.

Definitie: Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer zorgt ervoor dat de goederen- en materiaalstromen binnen het bedrijf optimaal worden aangestuurd. Om dit te laten functioneren en bovendien een hoge klanttevredenheid te waarborgen, moeten een constante leveringscapaciteit, lage voorraadniveaus, flexibele levertijden en een lage kapitaalbinding met elkaar in evenwicht worden gebracht. Het is van belang om de optimale voorraden voor alle producten, tijdige besteltijdstippen en de juiste hoeveelheid behoefte te bepalen. Tot de processen in het magazijn behoren ook de organisatie van de continue goedereninkomsten en -uitgangen, het voorkomen van kosten door tekorten of overvoorraden, evenals de logistieke planning en procesoptimalisatie in het kader van de productieplanning. 

Voorraadbeheer in productieplanning en productielogistiek

Als een magazijn grondstoffen of halffabricaten bevat en is aangesloten op een productieafdeling, houdt het voorraadbeheer zich niet alleen bezig met de afzetplanning, maar ook met de productieplanning. Dat betekent dat er via een passende productielogistiek voor moet worden gezorgd dat er te allen tijde voldoende aanvoer voor de productie- en logistieke keten beschikbaar is en dat de geproduceerde goederen kunnen worden opgeslagen zonder dat er overvoorraden ontstaan.

Werkwijze bij voorraadbeheer

Binnen het voorraadbeheer bestaan er verschillende methoden om het doel van een efficiënte, kostenminimale voorraadbeheer te realiseren. Om voorraden efficiënt te beheren en te optimaliseren, worden meestal deze drie stappen doorlopen:

Behoefteplanning

Bij de behoefteplanning gaat het voornamelijk om het vaststellen van de toekomstige behoefte aan een product of materiaal. In principe wordt er onderscheid gemaakt tussen twee verschillende methoden: de programma-gebonden en de verbruiksgerichte behoefteplanning. De programma-gebonden planning is gebaseerd op concrete klantorders of productieprogramma’s, terwijl bij de verbruiksgerichte planning de toekomstige behoefte wordt voorspeld op basis van het geperiodiseerde verbruik uit het verleden.

Voorraadplanning

Voorraadplanning heeft tot doel de continue beschikbaarheid van de benodigde voorraden te waarborgen bij een zo laag mogelijke gemiddelde voorraad. Voor bedrijven staat daarbij het bepalen van de optimale veiligheidsvoorraden centraal, tegen de achtergrond van verschillende leveranciers- en vraagprocessen. Daarnaast wordt rekening gehouden met maximumvoorraden die vanwege opslagbeperkingen niet mogen worden overschreden. Zo wordt uiteindelijk de effectieve voorraad bepaald. Er kan bovendien onderscheid worden gemaakt tussen verschillende voorraden:

• Voorraad: Deze term omvat de volledige voorraad die in het magazijn beschikbaar is.
• Maximale voorraad: deze geldt als limiet voor afzonderlijke artikelen in het magazijn. Deze worden bepaald door de bezetting en de daarmee gepaard gaande kosten. 
• Veiligheidsvoorraad: dit type voorraad wordt als extra buffer opgeslagen om schommelingen op te vangen en zo te voorkomen dat er uitverkochte situaties ontstaan.
• Signaalvoorraad: De signaalvoorraad geeft aan wanneer de voorraad moet worden aangevuld. 

Inkoopplanning

Het inkoopbeleid van een onderneming wordt vastgesteld in het kader van de inkoopplanning. De optimale bestelhoeveelheid wordt met behulp van heuristische of optimalisatiemethoden per artikel en per locatie bepaald. Het tijdstip van de bestelling wordt eveneens aangepast aan de specifieke kenmerken van een artikel. In het kader van de logistieke planning die met deze vier stappen gepaard gaat, is efficiënte magazijnsoftware meestal onmisbaar.

Classificatie van goederen door middel van ABC-/XYZ-analyse

De ABC-/XYZ-analyse is een bedrijfseconomische analysemethode. In de logistiek dient deze om goederen te categoriseren op basis van waarde of prioriteit: A (hoge prioriteit), B (gemiddelde prioriteit) en C (lage prioriteit). X-goederen zijn goederen en producten met een hoge prognosenauwkeurigheid en een regelmatig verbruik. Y-goederen zijn goederen die grote schommelingen in het verbruik vertonen en een gemiddelde prognosenauwkeurigheid hebben. Z-goederen hebben een onregelmatig verbruik en zijn moeilijk te voorspellen.

Om de voorraad te beoordelen, worden dus in eerste instantie alle goederen in het kader van een ABC-/XYZ-analyse onderzocht en gesorteerd op basis van hun aandeel in de waarde en het verbruiksverloop, waarbij onder andere ook onderscheid wordt gemaakt tussen duurzame artikelen en seizoensgebonden of slechts af en toe opgeslagen goederen.  Hierdoor worden toeleveringsketens transparanter gemaakt, voorraden geoptimaliseerd en verbruiksverloop onderzocht en gesorteerd, waarbij onder andere ook onderscheid wordt gemaakt tussen duurzame artikelen enerzijds en seizoensgebonden of slechts incidenteel opgeslagen goederen anderzijds. Hierdoor worden toeleveringsketens transparanter gemaakt, voorraden geoptimaliseerd en het gebonden kapitaal verlaagd.

Wat zijn de doelstellingen van voorraadbeheer?

Voorraadbeheer moet in de eerste plaats zorgen voor een correcte controle van het magazijn en de leveringscapaciteit. Het doel is hierbij om een zo laag mogelijke voorraad te realiseren bij een tegelijkertijd hoge leveringsbereidheid en een stijgende vraag. Bij een eventuele procesoptimalisatie moeten tegelijkertijd de magazijnkosten worden verlaagd en de magazijnlogistiek worden verbeterd .

Andere doelstellingen zijn bovendien:

• het vaststellen van de toekomstige behoefte
• Het vaststellen van optimale veiligheids- en maximumvoorraden
• Rekening houden met de minimumvoorraad
• Locatiespecifieke optimale bestelhoeveelheden
• Rekening houden met seizoensschommelingen
• Rekening houden met de omloopsnelheid en de opslagduur
• Minimaliseren van foutbronnen
• Een hoog serviceniveau en leverbetrouwbaarheid waarborgen
• Verlaging van de opslagkosten
• Transparantie creëren in de toeleveringsketen
• Optimale benutting van alle middelen
• De klanttevredenheid verhogen

Het belang van voorraadbeheer voor bedrijven

Elk bedrijf dat goederen inkoopt en eventueel ook verkoopt, heeft een geoptimaliseerd voorraadbeheer nodig om de inkoop- en opslagkosten zo laag mogelijk te houden en een optimaal overzicht te krijgen van zijn voorraden. Hoe meer goederen het betreffende bedrijf inkoopt, verkoopt en opslaat, hoe groter het belang van voorraadbeheer is voor het succes van het bedrijf. Voorraadbeheer helpt bedrijven om de effectiviteit van hun leveringsservice op het beoogde niveau te brengen of op een hoog niveau te houden, en zo te allen tijde de klanttevredenheid te waarborgen. Om onnodige opslagkosten te vermijden, worden de voorraden zo laag mogelijk gehouden, zonder dat dit ten koste gaat van de leveringscapaciteit. Bovendien worden nieuwe mogelijkheden voor analyse en voorraadbeheer gerealiseerd.

Softwaregestuurd voorraadbeheer

Voor een optimaal voorraadbeheer moet veel informatie snel worden verwerkt en correct worden geïnterpreteerd. Een uitdaging die handmatig vaak niet te overwinnen is. Intelligente softwareoplossingen ondersteunen bedrijven bij het opstellen van de ideale afzetprognose en helpen hen meer omzet te genereren bij een tegelijkertijd lagere beschikbare voorraad. Zo zijn alle goederen altijd op het juiste moment op de juiste plaats. Software voor voorraadbeheer helpt om de goederenvoorziening op het beoogde niveau te brengen of op een hoog niveau te houden, en zo te allen tijde de klanttevredenheid te waarborgen. Voorraden worden zo hoog mogelijk gehouden en opslagkosten worden vermeden. Daarnaast biedt de software de mogelijkheid om analyses uit te voeren en de goederenstroom te sturen.

Veelgestelde vragen

Wat is voorraadbeheer?

Voorraadbeheer omvat de systematische planning, aansturing en bewaking van alle goederenstromen en voorraden van een onderneming. Het doel van voorraadbeheer is om goederen in de juiste hoeveelheid op het juiste moment op de juiste plaats beschikbaar te hebben. Daarbij moet de voorraad op een optimaal niveau zijn om te voorkomen dat kapitaal vastzit door overvoorraad of dat er leveringsproblemen ontstaan door uitverkochte artikelen. Bij voorraadbeheer moeten bovendien verschillende processen in de toeleveringsketen worden gecoördineerd, waaronder bijvoorbeeld inkoop, goederenontvangst en -uitgifte, magazijnbeheer en leveranciersbeheer. Vooral grotere bedrijven maken vaak gebruik van software om een optimaal voorraadbeheer te waarborgen. Dit zorgt voor meer efficiëntie, geautomatiseerde processen en een hogere omzet.

Wat betekent voorraadbeheer voor bedrijven?

Voorraadbeheer stuurt de goederen- en productstromen binnen het bedrijf optimaal aan en helpt zo het serviceniveau naar een hoog niveau te tillen. De voorraden worden zo laag mogelijk gehouden, zonder dat dit ten koste gaat van de leveringscapaciteit.

Waarom is voorraadbeheer zo belangrijk?

Voorraadbeheer heeft een directe invloed op de winstgevendheid en het concurrentievermogen van een bedrijf. De reden hiervoor is dat voorraden een centrale kostenfactor vormen. Alleen wanneer voorraden optimaal en efficiënt worden beheerd, dalen de opslagkosten en de kapitaalbinding, terwijl tegelijkertijd de beschikbaarheid van goederen voor klanten te allen tijde gewaarborgd blijft. Efficiënt voorraadbeheer stelt bedrijven in staat sneller te reageren op veranderingen in de markt of in het klantgedrag. Hierdoor kunnen omzetverliezen als gevolg van voorraadtekorten, zoals ‘out-of-stock’, of dure overvoorraden en afschrijvingen worden voorkomen. Bedrijven die gebruikmaken van voorraadbeheersoftware, stroomlijnen hun processen door middel van digitalisering en automatisering. Hierdoor worden handmatige fouten en de werkbelasting bij de voorraadplanning verminderd en wordt de transparantie in de gehele toeleveringsketen vergroot.

Wat is het verschil tussen voorraadbeheer en voorraadplanning?

De voorraadplanning is een onderdeel van het voorraadbeheer. Terwijl voorraadbeheer de strategische algehele inrichting van de voorraden omvat, heeft voorraadplanning betrekking op de operationele aansturing – dus op concrete bestellingen, leveringen en beslissingen over het aanvullen van de voorraad.

Welke rol speelt AI in voorraadbeheer?

AI-gestuurde systemen herkennen patronen in historische gegevens, seizoensgebonden trends en externe factoren zoals het weer of marktontwikkelingen. Dit leidt tot nauwkeurigere prognoses en geautomatiseerde aanbevelingen – bijvoorbeeld voor de optimale nabestelhoeveelheid of voor het verminderen van veiligheidsvoorraden. Bovendien kan kunstmatige intelligentie veel grotere hoeveelheden gegevens verwerken en heeft het een lager foutenpercentage dan mensen.

Meer informatie

Bent u geïnteresseerd in software voor optimaal voorraadbeheer? Lees nu meer!