Leveranciersbeheer

Definitie: Wat is leveranciersbeheer?

Leveranciersmanagement verwijst naar het systematisch sturen van de relatie tussen leveranciers en bedrijven. Hieronder vallen bijvoorbeeld de beoordeling en selectie van leveranciers, samenwerkingsovereenkomsten, de betrokkenheid van leveranciers in de toeleveringsketen, de ontwikkeling van het prestatieniveau van leveranciers, leverancierscontrole en de betrokkenheid van leveranciers op een bepaald niveau in de toeleveringsketen. Leveranciersmanagement vormt en stuurt dus de algemene relatie tussen leveranciers en afnemers binnen de strategische inkoop, met als doel een leveranciersdatabase op te bouwen en de relaties met en de samenwerking met leveranciers te verbeteren, om zo synergieën te creëren voor prestatieverbeteringen en kostenbesparingen.

De stappen in het leveranciersmanagementproces verlopen doorgaans als volgt:

• Bij de leveranciersbeoordeling worden de leveranciers op basis van uniforme criteria beoordeeld op hun prestaties.
• Bij de leveranciersontwikkeling worden doelstellingen vastgesteld met behulp van gezamenlijke optimalisatieprogramma’s.
• De leveranciersintegratie breidt het takenpakket van de leveranciers uit om activiteiten naar voren te halen.
• Leverancierscontrole dient om een voortdurende controle uit te voeren, zodat zwakke punten vroegtijdig worden gesignaleerd.

Overige taken binnen het leveranciersbeheer

• Uitvoering van leveranciersaudits
• Opname van leveranciers in het leveranciersbestand
• Verkenning van de markt
• Onderhandelingen met leveranciers
• Toezicht op externe dienstverlening

Wat zijn de doelstellingen van leveranciersbeheer?

Effectief leveranciersbeheer heeft tot doel de relaties tussen afnemers en leveranciers vorm te geven, te ontwikkelen en te optimaliseren. Over het algemeen wordt hierdoor het leveranciersbestand uitgebreid, worden de inkoopkosten geminimaliseerd en wordt de prestatie van de leveranciers transparant gemaakt. Er moet een uniforme methodiek worden ontwikkeld voor de analyse van potentiële en bestaande leveranciers, om op basis daarvan strategische beslissingen te kunnen nemen. Strategische doelstellingen zijn gericht op de middellange tot lange termijn en zijn onder andere bedoeld om de kwaliteit van leveranciers te verhogen, het concurrentievermogen te behouden of te vergroten en het bevoorradingsrisico te verminderen. Operationele doelstellingen zijn gericht op de korte termijn en zijn bijvoorbeeld bedoeld om de prestaties van leveranciers te verbeteren en de inkoopkosten te verlagen.

Implementatie van het leveranciersbeheerproces in de onderneming

Op operationeel vlak van het leveranciersbeheer ligt de focus vooral op de inkoopprijzen; het is dus gericht op kostenminimalisatie op korte termijn. Op strategisch vlak gaat het om de langetermijnrelatie met de leverancier, om processen en het vermogen tot samenwerking, evenals de kwaliteit van de samenwerking en de goederen.

Meestal wordt gekeken naar het strategische deel, waarbij een leveranciersbeheerproces moet worden geïmplementeerd dat leidt tot succes op de lange termijn bij de inkoop. Dit proces kan in vijf stappen worden onderverdeeld:

1. Verzamelen van basisgegevens op het gebied van inkoop

Allereerst worden alle benodigde gegevens voor de leveranciersbeoordeling verzameld. Hiertoe behoren onder andere het assortiment/dienstenaanbod, prijzen, de locatie, contactgegevens, leveringsvoorwaarden, de kwaliteit van de goederen, relaties met andere bedrijven en ook ervaringen in de zakelijke relatie met de leverancier, indien aanwezig.

2. Opstellen van een beoordelingssysteem en leveranciersbeoordeling

Op basis van de verzamelde gegevens wordt een geschikt beoordelingssysteem opgezet, waarin de leveranciers worden ingedeeld en later gerangschikt op basis van belangrijke, onmisbare criteria, evenals op basis van aanvullende criteria die van toepassing kunnen zijn wanneer leveranciers qua belangrijkste kenmerken gelijkwaardig zijn. De verzamelde leveranciersgegevens worden vervolgens in het leveranciersbeoordelingssysteem ingedeeld.

3. Potentieelanalyse en indeling in niveaus

De analyse van het leverancierspotentieel reikt verder dan de feitelijke beoordeling en indeling. Dit is vooral zinvol wanneer wordt overwogen om over te stappen van bestaande leveranciers naar nieuwe, waarmee tot nu toe nog geen ervaring is opgedaan. De vergelijkbaarheid op basis van de verzamelde gegevens en de beoordeling maakt zo een betere inschatting mogelijk. Bovendien wordt op basis van de ervaringen in de leveranciersrelatie en kennis over geplande ontwikkelingen, bijvoorbeeld in het assortiment van de leverancier, het toekomstige potentieel in de samenwerking met de leverancier ingeschat. Verder wordt een indeling in niveaus gedefinieerd, die bepaalt in welke volgorde welke leveranciers worden benaderd, mocht een leverancier uitvallen.

4. Leveranciersselectie op basis van vastgestelde criteria

De concrete selectie van leveranciers in het bestelproces vindt plaats op basis van de leverancierslijst met de beoordelingen en indelingen. Afhankelijk van de omvang van het systeem is vastgelegd wanneer wie contact moet opnemen met welke leverancier voor welke goederen.

5. Controlling en leveranciersontwikkeling

Leveranciersbeheer is een open proces. Aangezien prijzen, assortiment, maar ook locaties en productieprocessen voortdurend veranderen, worden de leverancierslijst en de leveranciersbeoordelingen voortdurend bijgewerkt. Van tijd tot tijd wordt bovendien gecontroleerd of de gehanteerde criteria voor leveranciersbeoordeling nog steeds zinvol zijn. In het kader van leveranciersontwikkeling moeten de relatie met leveranciers en de samenwerking worden verbeterd.

Succesfactoren bij strategische inkoop

Als voorwaarde voor het succes van leveranciersbeheer worden meestal de volgende factoren genoemd:

• Correcte gegevensverzameling
• Vaststelling van geschikte criteria voor leveranciersbeoordeling
• Analyse van prestatiekloven, zoals leveringsproblemen of mindere kwaliteit
• Actualiteit van leveranciersgegevens en prijzen
• Definitie en integratie in productie-, verkoop- en andere processen
• Optimalisatie van de communicatie met leveranciers
• Waarborgen van kapitaaloverdrachten

Software voor leveranciersbeheer

Juist op het gebied van inkoop en bevoorrading staan de verantwoordelijken vaak voor grote uitdagingen. De inkoopafdeling is een belangrijk knooppunt en moet niet alleen de leveranciers organiseren, maar ook bestellingen opstellen, orderbevestigingen controleren en communiceren met de (intra-)logistiek. Op veel plaatsen wordt nog steeds met technisch verouderde middelen gewerkt – in tijden van digitalisering een no-go. Software voor leveranciersbeheer helpt bij het digitaliseren van de inkoop. Zo kan bijvoorbeeld de opbouw van een betrouwbaar leveranciersbestand worden gestimuleerd. Succesvol leveranciersbeheer verlaagt de inkoopkosten en optimaliseert het inkoopproces. Tegelijkertijd verbetert de naleving van levertermijnen en wordt de prestatie van de afzonderlijke leveranciers transparant gemaakt. Zo worden de prestaties van de afzonderlijke leveranciers inzichtelijk gemaakt en wordt de leveringskwaliteit voortdurend verhoogd, waardoor ook de naleving van levertermijnen verbetert. Het doel of resultaat van leveranciersbeheer is een uitgebreide lijst van alle bestaande en in aanmerking komende leveranciers, inclusief beoordeling, toewijzing aan afdelingen of processen, classificatie op basis van potentieel en vaststelling van communicatie- en betalingsstromen. Dit moet ervoor zorgen dat de inkoopafdeling altijd goederen van hoge kwaliteit tegen de beste prijzen kan inkopen, bij knelpunten en dergelijke over alternatieve mogelijkheden beschikt en samen met leveranciers synergieën kan creëren, bijvoorbeeld voor een gezamenlijke prognose.