Software voor verkoop- en bedrijfsplanning

Sales & Operations Planning (S&OP) is een geïntegreerd bedrijfsplanningsproces dat door een optimale afstemming van vraag en aanbod de strategische doelstellingen in overeenstemming brengt met de dagelijkse doelstellingen. Het doel van S&OP is om regelmatige en afdelingsoverschrijdende afstemmingsrondes tussen verkoop, inkoop, logistiek en productie tot stand te brengen en deze op één gezamenlijk plan af te stemmen. Dit leidt tot een uniforme, traceerbare beslissingsbasis die zowel rekening houdt met de marktvraag als met de capaciteiten. Sales & Operations Planning wordt gebruikt om door het koppelen van prognoses aan realistische productie- en leveringscapaciteiten knelpunten te voorkomen, het serviceniveau te verhogen en de kosten te optimaliseren. Om S&OP zo goed mogelijk te implementeren, maken steeds meer bedrijven gebruik van gespecialiseerde S&OP-software, die een continue, transparante sturing en evaluatie van de planningsresultaten mogelijk maakt.

Het maandelijks plaatsvindende S&OP-proces wordt individueel aangepast aan de specifieke uitdagingen van het bedrijf. Bij wijze van voorbeeld kan het in de volgende vijf stappen worden onderverdeeld:

• Informatie verzamelen en beoordelen: Alle informatie over eerdere verkopen en marketing-, verkoop-, productie-, inkoop- en logistieke activiteiten wordt verzameld, gesorteerd en beoordeeld op relevantie. In deze stap wordt ook rekening gehouden met markt- en concurrentie-informatie.
• Demand Review: De prestaties van de huidige verkopen worden geanalyseerd, terwijl tegelijkertijd een prognose wordt gemaakt van hoe artikelen en productgroepen naar verwachting in de verschillende landen en kanalen zullen verkopen. Vervolgens worden de waarden vergeleken om te controleren of er meer of minder goederen zijn verkocht dan gepland. Op basis van deze prognose wordt een ideaal behoefteplan voor inkoop, productie en logistiek afgeleid. Beperkingen door beperkte capaciteiten worden hierbij nog niet in aanmerking genomen.
• Supply Review: Er wordt gecontroleerd hoe de inkoop-, productie- en logistieke capaciteiten worden benut, om vervolgens te achterhalen of de door de verkoop- en afzetplanning voorspelde vraag daadwerkelijk met de huidige middelen kan worden vervuld. Daarbij wordt onder andere rekening gehouden met de personeelscapaciteit, de capaciteiten in de logistiek en het machinepark van de productie. In deze stap vindt de afstemming tussen het aanbodplan en het vraagplan plaats.
• Pre-S&OP-Meeting: Er wordt een vergelijking tussen de doel- en de werkelijke situatie uitgevoerd, afwijkingen worden geanalyseerd en indien nodig worden aanbevelingen voor het management opgesteld. Het doel van de Pre-S&OP-vergadering is het opstellen van een besluitvormingsdocument voor het management.
• Executive S&OP-Meeting: Het besluitvormingsdocument met een weergave van de huidige situatie en aanbevelingen voor actie wordt gepresenteerd en besproken. De uitgewerkte maatregelen houden rekening met de daarmee samenhangende kansen en risico's. Het management neemt een besluit en geeft daarmee direct het startsein voor de operationele uitvoering van de voorgestelde stappen en indien nodig worden de plannen aangepast.

S&OP-software is een gespecialiseerde IT-oplossing die alle fasen van Sales & Operations Planning digitaal in kaart brengt en ondersteunt. Het koppelt relevante gegevens uit verkoop, productie, magazijn en financiën aan een centraal platform en creëert zo een Single Source of Truth. De S&OP-software zorgt ervoor dat alle betrokkenen met dezelfde, actuele informatie werken en zo vraag en aanbod centraal kunnen plannen en op elkaar afstemmen. Het vult de theoretische overwegingen aan en biedt medewerkers geïntegreerde tools – bijvoorbeeld voor verkoopplanning, voorraadplanning, logistieke en productieplanning, enz. – die hen ondersteunen bij hun deelopdrachten in het totale proces en bij de afstemming binnen het team.

Moderne S&OP-software biedt bovendien functies zoals strategische budgetplanning, merchandise planning, rollende verkoopplanning, AI-gebaseerde prognoses, automatische voorraadplanning en maat- en variantensleutels.

Ja, REMIRA biedt met haar software voor Sales & Operations Planning een totaaloplossing voor een robuuste en holistische planning. Het standaardsysteem is een add-on voor elk gangbaar ERP-systeem en kan als cloudoplossing snel en zonder programmering worden aangepast aan de processen van bedrijven. De software biedt volledige flexibiliteit en een uitzonderlijk breed spectrum aan functionaliteiten, van planning en prognoses tot voorraadplanning. Ook branchespecifieke inputgegevens kunnen worden meegenomen en helpen zo de hoge kwaliteit van de behoefteplanning te waarborgen. De S&OP-software van REMIRA vormt het knooppunt voor verkoop, productmanagement, inkoop, marketing, productie en logistiek.

S&OP-software optimaliseert de verdere ontwikkeling en integratie van verkoop-, productie-, inkoop- en logistieke planning, evenals het productmanagement. Het verbetert de planning en vergroot de transparantie en controle over de bedrijfsprocessen. Bovendien worden afwijkingen of marktveranderingen vroegtijdig herkend en kunnen passende maatregelen sneller worden doorgevoerd. Door het gebruik van S&OP-software genereren bedrijven concurrentievoordelen, omdat de best mogelijke informatie wordt gebundeld en iedereen over hetzelfde cijfer (One-Number-principe) spreekt. Dit alles leidt tot een duurzaam voorraadbeheer waarbij out-of-stock-situaties worden vermeden.

Met S&OP-software kunnen bedrijven dus...

• een hogere voorraadbeschikbaarheid bereiken en tegelijkertijd het werkkapitaal verlagen,
• zekerheid creëren bij het behalen van de bedrijfsdoelstellingen,
• betrouwbare planningscijfers verkrijgen door middel van een op AI gebaseerde prognose,
• hun processen digitaliseren en automatiseren,
• hun planning holistisch en geïntegreerd uitvoeren over alle afdelingen en processen heen,
• een betere focus creëren door middel van management-by-exception,
• kansen en risico's vroegtijdig herkennen,
• tijdrovend, handmatig werk verminderen.

S&OP is erop gericht een optimale afstemming te bereiken tussen vraag, aanbod, productiecapaciteiten en voorraden. Andere belangrijke doelstellingen zijn een hogere planningsnauwkeurigheid, snellere en betere besluitvorming, lagere voorraden en een verbeterde leveringscapaciteit. Bovendien worden kosten verlaagd en wordt er meer transparantie gecreëerd in de toeleveringsketen. S&OP draagt ertoe bij dat planningsfouten vroegtijdig worden herkend en gericht worden gecorrigeerd, wat niet alleen de efficiëntie verhoogt, maar ook de reactiesnelheid op marktveranderingen verbetert. Op de lange termijn helpt een professioneel geïmplementeerd S&OP-proces ook om het strategische concurrentievermogen van het bedrijf te waarborgen en stabiele besluitvormingsstructuren in de organisatie te creëren.

S&OP richt zich op de operationele planning, terwijl IBP (Integrated Business Planning) voortbouwt op deze kernprocessen door ook langetermijnbedrijfsstrategieën, financiële planning en product- en portfolio-ontwikkelingen met elkaar te verbinden.

Verschillen tussen S&OP en IBP in één oogopslag:

• S&OP stemt vraag en aanbod op korte tot middellange termijn op elkaar af, waarbij de nadruk ligt op verkoop, bedrijfsvoering en financiën. IBP hanteert een bredere aanpak, waarbij financiële, strategische en operationele plannen op lange termijn op elkaar worden afgestemd.
• S&OP optimaliseert voorraden en productiecapaciteiten om efficiënt aan de vraag te voldoen. IBP stemt operationele plannen af op strategische doelstellingen, waarbij de focus ligt op de algehele bedrijfsprestaties, winstgevendheid en groei.
• Terwijl de S&OP-aanpak meestal wordt geleid door de verantwoordelijken van de supply chain, wordt IBP gestimuleerd door het management en aangestuurd door de financiële verantwoordelijken.

Vooral in bedrijven met complexe, internationale structuren zorgt IBP voor meer transparantie en flexibiliteit. Zowel S&OP als IBP hebben als doel de samenwerking over afdelingsgrenzen heen te optimaliseren. IBP is daarbij echter sterker gericht op strategische beslissingen en bedrijfsbrede waardecreatie.

S&OP-software is met name geschikt voor middelgrote en grote bedrijven met complexe toeleveringsketens en een fluctuerende vraag. Vooral bedrijven in de handel, productie en logistiek profiteren sterk van de mogelijkheden van gestructureerde, collaboratieve planningsprocessen dankzij S&OP-software. Over het algemeen is de invoering van S&OP-software zinvol voor bedrijven die de kwaliteit van hun prognoses willen verbeteren, voorraden willen optimaliseren en de samenwerking tussen verkoop, supply chain management en financiën willen uitbreiden. Ook bedrijven met een groot netwerk van vestigingen, internationale markten en uitgebreide productie- en distributienetwerken behalen door het gebruik van S&OP-software meetbare efficiëntiewinst. De REMIRA S&OP-software is met name geschikt voor de detailhandel, groothandel, productie, food, fashion en logistiekgerelateerde sectoren. De oplossing is vooral relevant voor bedrijven met complexe voorraad- en planningsprocessen. Sommige softwareleveranciers, waaronder REMIRA, bieden modulaire S&OP-oplossingen aan die ook geschikt zijn voor kleinere bedrijven.

S&OP-software maakt gebruik van data-analyses en prognosemodellen om de prognoses te verbeteren. De analyse van historische gegevens over verkopen en bestellingen wordt mogelijk gemaakt door de AI- en big data-aanpak van de S&OP-softwareoplossingen. Door de combinatie van historische gegevens en actuele marktinformatie worden prognoses continu geoptimaliseerd. Afwijkingen kunnen vroegtijdig worden gesignaleerd en dienovereenkomstig worden gecorrigeerd.

Wanneer bedrijven Sales & Operations Planning willen invoeren, moeten drie factoren holistisch in aanmerking worden genomen: de PPS-succesformule. De implementatie van S&OP is een veranderingsmanagementproces.

De PPS-succesformule:

• Process: Sales & Operations Planning is in de eerste plaats een conceptuele benadering. De basisvoorwaarde voor succes is het opzetten van een gestructureerd, geïntegreerd en transparant proces met duidelijke verantwoordelijkheden voor de afzonderlijke stappen. Het helpt om beslissingen aanzienlijk sneller te nemen. Een efficiënt S&OP-proces is een belangrijke basis voor bedrijven om een concurrentievoordeel te behalen.
• People: De tweede succesfactor zijn de medewerkers binnen het bedrijf. Zij vormen een integraal onderdeel van het S&OP-proces en moeten dit proces en de daarin vastgelegde werkwijze volledig ondersteunen. In de afzonderlijke processtappen verzamelen zij gegevens, evalueren deze en creëren zo de basis voor de besluitvorming door de raad van bestuur.
• System: Een belangrijke succesfactor is de keuze van het juiste S&OP-systeem. Hoe groter de behoefte aan afstemming wordt om producten en de marktvraag op elkaar af te stemmen, des te meer is het aan te raden om een gespecialiseerde oplossing in te voeren die de processen al standaard en zonder uitgebreide aanpassingen kan weergeven.

Na een zorgvuldige selectie van het juiste S&OP-systeem en de voorbereiding vindt de implementatie van de software stapsgewijs plaats. De medewerkers moeten door de softwareleverancier worden getraind, zodat ze zelfstandig met de software kunnen werken. Een pilotfase zorgt ervoor dat mogelijke problemen kunnen worden opgespoord en verholpen voordat de uitrol of go-live plaatsvindt.

S&OP-software verbetert onder andere de forecast accuracy, het customer service level, de voorraadcijfers en de afwijkingen ten opzichte van de planning. Deze en andere KPI's (Key Performance Indicators) helpen bij het meetbaar sturen van de planning en uitvoering van S&OP binnen het bedrijf. Met name de prognosenauwkeurigheid (Forecast Accuracy) kan door geconsolideerde gegevens en geautomatiseerde analyses aanzienlijk worden verhoogd, wat leidt tot een betere behoefte- en productieplanning. Tegelijkertijd worden voorraadcijfers zoals de voorraadomzet en het voorraadbereik geoptimaliseerd, omdat overvoorraden en tekorten vroegtijdig kunnen worden geïdentificeerd en verholpen. Het Customer Service Level, oftewel de tijdige afhandeling van orders, stijgt omdat de gehele toeleveringsketen transparanter is en afstemmingsprocessen efficiënter zijn ingericht. Ook doorlooptijden en planningscycli worden verkort, omdat S&OP-software een snellere verwerking en evaluatie van relevante informatie mogelijk maakt, zodat beslissingen sneller kunnen worden genomen.

Ja, moderne S&OP-software is tegenwoordig doorgaans cloudgebaseerd. Ook de REMIRA S&OP-software is een cloudoplossing en biedt snelle toegang, eenvoudige updates en een hoge flexibiliteit bij groeiende eisen. Bij de REMIRA S&OP-software wordt gebruikgemaakt van de nieuwste technologie, ondersteund door AI. Naast de beproefde algoritmen zijn er ook nieuwe AI-functies om prognoses verder te verbeteren en processen te automatiseren.