Un sistema ERP è un software che supporta le aziende nell’organizzazione di tutte le attività e operazioni amministrative, di pianificazione e controllo. L’acronimo ERP significa Enterprise Resource Planning. Questo tipo di software raccoglie ed elabora tutte le informazioni a lui fornite, e trova applicazione, ad esempio, negli acquisti, nelle vendite o nella gestione delle risorse umane, dove contribuisce a ottimizzare la pianificazione e il controllo delle risorse disponibili. In sostanza, il sistema ERP mappa, documenta, supporta e migliora i flussi di informazioni all’interno dei processi aziendali.
Una soluzione ERP integra tutti i processi aziendali rilevanti in un unico sistema e gestisce le risorse operative, come capitale, personale e mezzi di produzione. Il supporto tecnico nei processi standardizzati rende più efficiente la gestione delle attività aziendali, ottimizzando i flussi di informazioni. Inoltre, un sistema ERP garantisce il corretto svolgimento dei processi di approvvigionamento, produzione e vendita. Mentre in passato il flusso dei materiali e quello dei valori erano spesso separati, oggi entrambi vengono collegati all’interno di una soluzione ERP, accelerando e rendendo più coordinato l’intero processo aziendale.
Un software ERP assiste le aziende soprattutto nelle attività operative, come la gestione dei dati anagrafici, la pianificazione del personale e le distinte base, oltre all’esecuzione di processi essenziali quali ordini, gestione degli articoli e dei listini prezzi.
In passato, i sistemi ERP erano impiegati soprattutto nelle grandi aziende, mentre negli ultimi anni sempre più piccole e medie imprese hanno adottato soluzioni ERP. La raccolta e l’organizzazione dei dati, così come l’integrazione di tutti i processi, semplificano notevolmente i flussi di lavoro. All’interno del sistema ERP, i principali vettori di informazioni sono i vari ordini, come ordini di produzione, ordini di acquisto o ordini dei clienti, mentre i dati generati da questi processi vengono definiti dati di movimento.
Il principale vantaggio di un software ERP è il controllo integrato dei processi aziendali. Un ERP sostituisce molte attività manuali nei diversi reparti, riducendo sensibilmente il carico di lavoro e i costi operativi. Questo tipo di software migliora e velocizza il monitoraggio complessivo dei processi aziendali, con effetti positivi sull’intera struttura dell’impresa. Altri benefici includono:
L’implementazione di un sistema ERP comporta costi elevati e richiede tempi lunghi, oltre a un significativo impegno durante la fase di installazione. Non tutte le aziende possono sostenere un investimento simile, soprattutto le piccole imprese con un portfolio prodotti ridotto.
I sistemi ERP hanno sostituito i tradizionali sistemi MRP (Material Requirements Planning). Negli anni ’60, i sistemi MRP I erano utilizzati principalmente per la pianificazione dei materiali, mentre negli anni ’80 si aggiunse la pianificazione della produzione con i sistemi MRP II. Negli anni 2000 sono emersi i concetti di ERP e i relativi sistemi, arricchiti con moduli per la gestione del personale, della distribuzione e della contabilità. Oggi i sistemi ERP II non servono solo ai processi interni, ma sono progettati anche per la gestione di attività interaziendali lungo l’intera catena di fornitura.
L’offerta di fornitori ERP è molto ampia e, in base alle dimensioni e alle esigenze dell’azienda, possono essere indicati sistemi diversi. Alcuni provider propongono anche soluzioni dedicate a specifici settori. Prima di scegliere un ERP, è fondamentale definire chiaramente i requisiti del sistema e gli obiettivi da raggiungere. Tra i principali fornitori di applicazioni ERP figurano, ad esempio, SAP, Oracle, Microsoft, SAGE e DATEV. Le differenze tra le soluzioni riguardano soprattutto le funzionalità e i requisiti settoriali, mentre un elemento comune è la modularità e l’espandibilità dei sistemi.
Mentre i sistemi di gestione delle merci si concentrano soprattutto su stoccaggio, logistica e pianificazione, i sistemi ERP sono applicabili a tutti i settori aziendali e possono essere personalizzati in base alle esigenze specifiche. Questa flessibilità è resa possibile dalla struttura modulare dei sistemi ERP. I software di gestione delle merci coprono principalmente approvvigionamento, determinazione del fabbisogno, produzione e magazzino, mentre un ERP integra anche gestione dei materiali, distribuzione, risorse umane, marketing e controlling.
Sia l’ERP sia il CRM sono soluzioni software che supportano le aziende e i loro processi. Entrambi creano una base dati unificata, favoriscono il flusso di lavoro e collegano le informazioni. Il CRM è focalizzato principalmente sulle interazioni con i clienti, mentre l’ERP supporta i processi aziendali a 360 gradi. Il CRM eccelle nelle vendite, gestendo, ordinando, trasmettendo e memorizzando tutti i dati rilevanti di clienti e aziende, configurandosi come uno strumento per vendita e assistenza clienti. L’ERP, invece, offre una maggiore versatilità nell’ambito gestionale complessivo.
I sistemi ERP si dividono in tre diversi modelli software:
L’ERP on-premise viene installato direttamente sui server e computer locali dell’azienda, rendendolo particolarmente indicato per le grandi imprese. Questo tipo di soluzione può essere adattato e personalizzato in base alle esigenze specifiche dell’organizzazione.
Il modello Software-as-a-Service (SaaS) prevede che il sistema sia ospitato su un cloud gestito dal fornitore. Questo approccio permette una configurazione rapida ed è particolarmente adatto alle piccole e medie imprese.
Esiste inoltre la possibilità di combinare i due approcci, installando alcune componenti del sistema sui server locali e altre sul cloud. Questo modello è noto anche come ERP ibrido.
Il Cloud ERP è un sistema che gestisce strumenti e applicazioni ERP direttamente su cloud. Viene spesso definito il “nuovo ERP”, poiché sta progressivamente sostituendo i sistemi ERP tradizionali. Oggi sono disponibili numerose soluzioni cloud, pensate per offrire agli utenti ERP maggiore flessibilità e costi ridotti. Le funzionalità dei sistemi ERP cloud variano a seconda del fornitore. L’ERP-as-a-Service, grazie alla sua scalabilità, è particolarmente indicato per le piccole e medie imprese.
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