Steekproef­inventarisatie

Definitie: Wat is een steekproefinventarisatie?

De steekproefinventarisatie vormt een aanzienlijke vereenvoudiging van de tijdrovende en kostbare volledige inventarisatie. Met behulp van wettelijk erkende wiskundig-statistische methoden wordt de voorraadkwaliteit, dat wil zeggen de informatiekwaliteit van de voorraadgegevens in het voorraadbeheersysteem (voorraadbeheersysteem, ERP-systeem of magazijnbeheersysteem), gemeten en wordt een oordeel gevormd over de betrouwbaarheid ervan. De statistische methoden kunnen bovendien worden gebruikt voor voorraadcontroles gedurende het jaar. De steekproefinventarisatie mag onder andere niet worden toegepast bij bederfelijke goederen of bij bijzonder hoogwaardige producten.

De inventarisatieplicht

Volgens het Duitse Handelswetboek (HGB) is de inventarisatie verplicht om de vlottende activa vast te stellen. Als dit in de vorm van een volledige telling gebeurt, brengt dit aanzienlijke kosten en personeelsinspanningen met zich mee – vaak ook sluitingstijden van het magazijn. Daar komen nog talrijke foutbronnen bij tijdens de inventarisatie, die tot schijnverschillen leiden en de kwaliteit van de voorraadzekerheid ernstig in gevaar kunnen brengen. Tegen deze achtergrond zijn wettelijk verschillende vereenvoudigingen voor de inventarisatie toegestaan, waarvan de steekproefinventarisatie waarschijnlijk de meest efficiënte is.

De steekproefinventarisatie is overeenkomstig § 241, lid 1, van het Duitse Handelswetboek (HGB) sinds 1 januari 1977 wettelijk toegestaan voor het uitvoeren van de inventarisatie: „Bij het opstellen van de inventaris mag de omvang van de activa naar soort, hoeveelheid en waarde ook met behulp van erkende wiskundig-statistische methoden op basis van steekproeven worden vastgesteld. De procedure moet voldoen aan de beginselen van een deugdelijke boekhouding. De bewijskracht van de op deze wijze opgestelde inventaris moet gelijk zijn aan de bewijskracht van een inventaris die is opgesteld op basis van een fysieke inventarisatie.”

Welke wiskundige methoden voor de steekproefinventarisatie zijn toegestaan en hoe deze moeten worden toegepast, werd vanaf het begin van de jaren tachtig vastgelegd door het Institut der Wirtschaftsprüfer (IdW) en de Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung (AWV). Ook werden de regels voor de uitvoering en controle uitvoerig vastgelegd. Hiervoor moest aan bepaalde bedrijfsmatige voorwaarden worden voldaan, waaraan veel ondernemingen destijds nog niet konden voldoen. Dit betrof met name een IT-ondersteund, betrouwbaar voorraadbeheer. Sinds ongeveer het midden van de jaren negentig is de situatie op dit gebied aanzienlijk verbeterd en voldoen modern beheerde magazijnen in de regel aan de gestelde eisen. Accountants verwachten bovendien een gecertificeerd systeem voor het uitvoeren van steekproefinventarisaties.

Hoe werkt een steekproefinventarisatie?

Bij de steekproefinventarisatie gaat het in wezen om meetprocedures: de juistheid van het voorraadbeheer wordt gecontroleerd en aangetoond, dat wil zeggen de overeenstemming tussen de in het systeem bijgehouden voorraden en de artikelen die zich daadwerkelijk in het magazijn bevinden. Als dit binnen de toegestane grenzen wordt bevestigd, is een volledige inventarisatie niet nodig. De voorraad wordt bij de jaarafsluiting uit de systemen overgenomen en gewaardeerd (aannamemethode). Er vindt geen waardecorrectie plaats op basis van een extrapolatie; alleen vastgestelde hoeveelheidsverschillen bij de afzonderlijke steekproeven worden op de voorraadpositie gecorrigeerd.

Verloop van de steekproefinventarisatie

Een steekproefinventarisatie kan, afhankelijk van de aard van het magazijn, ook tijdens de normale bedrijfsvoering plaatsvinden. Ook hiervoor moeten de tijd en het personeel nauwkeurig worden ingepland.

• Selectie van de te inventariseren magazijnen en een van de toegestane steekproefmethoden
• Export van de magazijngegevens uit het voorraadbeheersysteem (LVS/ERP) en overdracht naar de inventarisatiesoftware. De software bepaalt de te tellen steekproeven of artikelposities.
• Controle van de gegevens door de inventarisverantwoordelijken en doorsturen van de tellijsten naar de telteams
• Het tellen van de artikelen, naar keuze met papieren lijsten of digitaal in een app, waarna de gegevens worden overgezet naar de inventarisatie-app
• Evaluatie van de inventarisatieresultaten en goedkeuring door de accountant

Voorwaarden voor een steekproefinventarisatie

Om de steekproefinventarisatie te kunnen uitvoeren, hebben bedrijven een ERP- of voorraadbeheersysteem nodig. De kwaliteit van de voorraad moet op een goed niveau liggen: een betrouwbare voorraadadministratie vormt hiervoor de basis.

Het Instituut van de Accountants (IDW, 1981, blz. 61) somt hiervoor het volgende op:

• Volledigheid
• Juistheid
• Controleerbaarheid
• Individuele registratie van de voorraden en een betrouwbare voorraadadministratie
• Fysieke inventarisatie van de voorraden

Voordelen van een steekproefinventarisatie

In tegenstelling tot een volledige inventarisatie biedt de steekproefinventarisatie een aantal voordelen, omdat het tellen van veel artikelen door een groot aantal personen onvermijdelijk tot fouten leidt. Vaak worden voor een volledige inventarisatie ook medewerkers ingezet die nauwelijks bekend zijn met de situatie in het magazijn. Daarnaast is er vaak sprake van tijdsdruk, waardoor afwijkingen alleen bij grote hoeveelheden kunnen worden gecontroleerd.

De steekproefinventarisatie daarentegen...

• vermindert de telinspanning met wel 99 %,
• zorgt voor een aanzienlijke daling van de kosten, het foutenpercentage en de personeelsbehoefte,
• neemt de tijdsdruk en stress bij medewerkers en het management weg,
• maakt een vereenvoudigde planning en organisatie van de inventarisatie mogelijk,
• verhoogt de proceszekerheid na de inventarisatie,
• voorkomt magazijnsluitingen en productiestilstanden.

Bovendien kunnen steekproefinventarisatiesystemen ook worden ingezet voor voorraadcontroles gedurende het jaar. Hier gelden niet de externe inventarisatievoorschriften, maar de bedrijfsinterne overwegingen. Door extra steekproeven te nemen in verschillende voorraadgebieden en productgroepen kan de voorraadkwaliteit continu en met een overzichtelijke inspanning worden bewaakt.

In welke landen kan de steekproefinventarisatie worden toegepast?

De steekproefinventarisatie werd voor het eerst wettelijk opgenomen als vervanging voor de volledige inventarisatie in Duitsland; in 1981 heeft de hoofdcommissie van het IdW (Institut der Wirtschaftsprüfer) een uitgebreid advies uitgebracht over de uitvoering van deze inventarisatievorm. Dit advies is opgesteld in het Engels en het Duits; het is tot op de dag van vandaag toonaangevend en waarschijnlijk het enige Engelstalige regelwerk inzake steekproefinventarisatie. Ook in Oostenrijk is steekproefinventarisatie wettelijk toegestaan, en Zwitserland accepteert deze eveneens.

Steekproefinventarisatiesystemen worden ook toegepast in enkele landen binnen en buiten Europa die geen specifieke wettelijke basis voor steekproefinventarisaties hebben. Hier moet per geval overleg worden gepleegd met de accountants.

In welke sectoren en bedrijfstakken wordt de steekproefinventarisatie toegepast?

Industrie

Oorspronkelijk werd deze methode toegepast in grote industriële ondernemingen zoals Siemens AG. Deze beschikten eind jaren zeventig al over de eerste IT-ondersteunde magazijnen en voldeden daarmee aan een noodzakelijke voorwaarde voor de steekproefinventarisatie.

Sindsdien is IT-gestuurd magazijnbeheer al lang de norm geworden. De bijbehorende programma’s zijn uitontwikkeld en de processen worden steeds nauwkeuriger. Daarom is elk modern beheerd magazijn in de industrie en de productiesector geschikt om de volledige inventarisatie te vervangen door statistische methoden.

Handel

De detailhandel maakt vooral in de magazijnsector gebruik van steekproefmethoden. Juist in de groothandel en de verzendsector, waar snelle reactietijden belangrijk zijn, zorgen deze methoden voor aanzienlijke vereenvoudigingen.

Maar ook op de verkoopvloer worden steekproefmethoden met succes toegepast. Of deze geschikt zijn, hangt dan af van de beschikbaarheid van de voorraadgegevens.

Logistieke dienstverlening

Sinds enkele jaren schakelen logistieke dienstverleners over van volledige inventarisatie naar steekproefmethoden. De acceptatie door hun klanten is sterk toegenomen, waardoor de inspanning aanzienlijk kan worden verminderd.

Leveranciers

Toeleveranciers hebben doorgaans een zeer groot aantal reserveonderdelen die moeten worden beheerd en geïnventariseerd. In tegenstelling tot bij industriële en handelsbedrijven is de omloopsnelheid vaak lager, maar is de kriticiteit van afzonderlijke onderdelen zeer hoog. In dat opzicht mogen hier zo min mogelijk inventarisatiefouten voorkomen. Bovendien speelt het tussentijdse toezicht op de reserveonderdelenvoorraden hier een bijzondere rol.

Erkende wiskundig-statistische methoden

De toepasbare methoden in de zin van het Duitse Handelswetboek (HGB) zijn in 1981 door het IdW gedefinieerd. In principe worden vier extrapolatiemethoden en de sequentietest door het IdW erkend als toegestane steekproefinventarisatiemethoden. Ze zijn geschikt voor verschillende voorraadsituaties.

In conventionele magazijnen worden doorgaans de extrapolatiemethoden toegepast. Deze vereisen een matige voorraadzekerheid; de telinspanning bedraagt ongeveer 5% van de magazijnposities.

Daarbij worden de telresultaten geëvalueerd volgens alle vier de toegestane extrapolatiemethoden (gemiddelde-, verschil-, verhoudings- en regressieschatting). De methode met het nauwkeurigste resultaat wordt gebruikt voor de documentatie van de inventarisatie. Hier blijkt de regressieschatting regelmatig de wiskundig meest veeleisende, maar tegelijkertijd ook de nauwkeurigste methode te zijn.

De sequentietest geldt als een speciale methode voor bijzonder betrouwbare magazijngebieden. Deze vereist de minste telinspanning – in het ideale geval slechts 30 steekproeven. Bij afwijkingen van de getelde hoeveelheden ten opzichte van de streefhoeveelheden van de steekproeven moeten er extra steekproeven worden genomen, wat bij onzekere voorraden tot een grotere inspanning kan leiden dan bij de extrapolatiemethoden. De sequentietest is met name geschikt voor magazijnen met een hoge nauwkeurigheid.

De inventarisatiemethoden kunnen zowel met elkaar worden gecombineerd als in een permanente variant over het jaar worden verspreid; de statistische methoden kunnen bovendien worden gebruikt voor tussentijdse voorraadcontroles. Hiervoor moeten bedrijven aan vergelijkbare voorwaarden voldoen als bij de permanente inventarisatie.

Meer informatie over inventarisatie vindt u hier.