Inkoop

Definitie: Wat is inkoop?

Met inkoop (Engels: procurement) zorgt een bedrijf ervoor dat alle benodigde grondstoffen, bedrijfsmiddelen, goederen, diensten en informatie te allen tijde beschikbaar zijn, zodat de processen en werkwijzen binnen een bedrijf soepel verlopen. De op de behoefte afgestemde bevoorrading met goederen en materiaal moet op lange termijn en tegen zo laag mogelijke kosten plaatsvinden. In productiebedrijven is de inkoop van materiaalhet belangrijkste onderdeel om te voorkomen dat de productie vastloopt. Juist in tijden van voortschrijdende globalisering, digitalisering, technologische vooruitgang en onvoorspelbare gebeurtenissen, zoals recentelijk de coronapandemie, is het voor bedrijven belangrijk om de inkoop efficiënt en effectief in te richten en zo de bedrijfsprestaties te optimaliseren. Door de bevoorrading van een bedrijf in stand te houden, vormt de inkoop een belangrijk onderdeel van de toeleveringsketen. De verantwoordelijke medewerkers zorgen niet alleen voor optimale voorwaarden, maar ook voor een voortdurende verbetering van de inkoopprocessen en voor het stroomlijnen van de werkprocessen.

Tot de belangrijkste taken van de inkoop behoren:

• analyse, beoordeling en selectie van leveranciers
• Aankoop van bepaalde goederen
• Planningswerkzaamheden
• Beheer van de magazijnlogistiek en materiaalbeheer
• Organisatie van de interne logistiek

Tot de inkoopobjecten behoren onder andere:

• Grondstoffen
• Bedrijfs- en hulpstoffen
• Halffabricaten
• Diensten
• Personeel
• Informatie
• Bedrijfsmiddelen
• Informatie

Afbakening van begrippen op het gebied van inkoop

De termen inkoop en aankoop worden vaak als synoniemen gebruikt, maar de activiteiten en taken binnen de inkoop gaan verder dan alleen de aankoop. Inkoop houdt zich bovendien bezig met activiteiten op het gebied van inkooplogistiek, terwijl 'aankoop' wordt gezien als de subfunctie van inkoop die zich vooral bezighoudt met operationele activiteiten bij de bevoorrading van het bedrijf. Tot de taken van de inkoop behoren onder andere de afhandeling en nabewerking van bestellingen, controles van leveringstermijnen en goederenontvangst, en inkooponderhandelingen.

Soms worden onder de term inkoop ook factoren als kapitaal, personeel, gegevens, informatie en onroerend goed meegerekend. Dit artikel in de woordenlijst gaat uitsluitend over de inkoop van diensten en goederen.

Welke soorten inkoop zijn er?

In wezen wordt er onderscheid gemaakt tussen drie inkoopprincipes: de eenmalige inkoop, de voorraadinkoop en de just-in-time-inkoop. Welk principe wordt toegepast, hangt af van de behoefte op korte, middellange of lange termijn.

• Individuele inkoop: bij dit principe wordt het benodigde materiaal pas ingekocht wanneer het nodig is voor een klantorder of iets dergelijks. Dit principe wordt ook toegepast bij producten waar weinig vraag naar is of bij maatwerk.
• Voorraadaanbesteding: Productiebedrijven kopen vaak in voorraad in en slaan de goederen op in het magazijn, zodat de benodigde grondstoffen altijd beschikbaar zijn. Meestal worden grotere hoeveelheden bij de leveranciers afgenomen of worden korte leveringsintervallen afgesproken, zodat de productie niet tot stilstand komt. Een overvoorraad moet echter worden vermeden om onrendabiliteit te voorkomen.
• Just-in-time-inkoop: Dit principe wordt ook wel productiesynchrone inkoop genoemd en is een mengvorm van inkoop per stuk en inkoop voor de voorraad. De levering vindt plaats op het vastgestelde tijdstip waarop de goederen nodig zijn. Daardoor is opslag in het magazijn van het bedrijf niet nodig.

Operationele versus strategische inkoop

Het inkoopproces wordt onderverdeeld in een strategisch en een operationeel deel. Het strategische deel valt onder de managementtaken, terwijl het operationele deel verantwoordelijk is voor alle activiteiten met betrekking tot de bevoorrading van materialen en diensten op korte tot middellange termijn tijdens de lopende bedrijfsvoering.

Operationele inkoop

Operationele inkoop maakt deel uit van de dagelijkse bedrijfsvoering en werkt nauw samen met het materiaalbeheer. Het betreft hierbij een kortetermijn- en reactieve aanpak bij het beheer van de inkoopactiviteiten. De operationele inkoop moet rekening houden met de randvoorwaarden die door de strategische inkoop zijn vastgesteld.

Taken binnen de operationele inkoop

• Leveranciersselectie
• Voorraadcontroles
• Behoeftebepaling
• Bestellingen en bestellingsopvolging
• Inkooplogistiek
• Planning & prognoses
• Beheer van B- en C-artikelen

Strategische inkoop

Onder strategische inkoop verstaat men het veiligstellen van een onderneming op de lange termijn. Het doel is om zo laag mogelijke totale bedrijfskosten te realiseren in combinatie met een minimaal risico in de toeleveringsketen.

Taken binnen de strategische inkoop

• Vaststellen van inkoopstrategieën
• Observatie en analyse van andere markten
• Beoordeling van leveranciers
• Vermindering van het aantal leveranciers
• Single-sourcing
• Planning en inzet van geschikte softwaretools
• Opstellen van inkoopportfolio's

Welke doelstellingen heeft de inkoop?

Het doel is om het bedrijf op lange termijn te voorzien van de benodigde goederen die het bedrijf niet zelf produceert. Daarbij moeten de kosten zo laag mogelijk worden gehouden. Een optimale inkoop zorgt ervoor dat een bedrijf zijn productie zonder onderbrekingen kan voortzetten. Het doel is om de juiste hoeveelheid op het juiste moment, in de juiste kwaliteit en op de juiste plaats aan te schaffen en beschikbaar te stellen.

Wat is inkooplogistiek?

De inkooplogistiek zorgt ervoor dat de materiaalvoorziening van een bedrijf te allen tijde gewaarborgd is. Ze omvat daarbij alle processen, van de aankoop van goederen tot het transport ervan naar de productie, en moet daarom worden gezien als de schakel tussen de verkooplogistiek en de productielogistiek van een bedrijf. Een stap in de inkooplogistiek is het vaststellen van de behoefte. Deze bestaat uit de vraag en de bestellingen van de klanten en de huidige voorraad. Daarnaast is er de bepaling van de inkoopbronnen, die voortvloeit uit de vergelijking van het aanbod. Vervolgens wordt het materiaal besteld, bij ontvangst gecontroleerd op hoeveelheid en kwaliteit en ten slotte in het magazijn opgeslagen.

Wat doet inkoopsoftware?

 Inkoopsoftware, in het Engels „procurement software“, is een gespecialiseerde oplossing die alle inkoopprocessen digitaliseert en automatiseert. In tegenstelling tot een vrij star ERP-systeem zijn inkoopoplossingen wendbare, flexibele en schaalbare toepassingen. Met behulp hiervan kunnen de inkoopprocessen in één systeem worden gecentraliseerd en voor alle medewerkers transparant worden gemaakt. Zo worden handmatige handelingen, bijvoorbeeld met Excel-lijsten, overbodig. De software neemt automatisch routinetaken over, zoals bestelvoorstellen of het plaatsen van bestellingen, waarschuwt bij voorraadtekorten en berekent dynamische veiligheidsvoorraden. Deze functies zorgen ervoor dat de materiaalstroom continu op gang blijft en dat knelpunten worden voorkomen. Een ander belangrijk aspect is het leveranciersbeheer, waarbij de software helpt om leveranciersrelaties efficiënt te beheren en te optimaliseren. Daarnaast biedt de software uitgebreide rapportagefuncties waarmee bedrijven belangrijke gegevens ontvangen voor analyse en besluitvorming, om zo hun strategische inkoop continu te verbeteren.

Bent u geïnteresseerd in de REMIRA-inkoopsoftware of heeft u vragen?
Wij helpen u graag verder!