Software voor orderbeheer

Orderbeheer omvat alle activiteiten die verband houden met het beheer, de organisatie en de afhandeling van klantbestellingen. De verschillende aspecten van orderbeheer variëren van het aannemen van de bestelling en de opslag en verzending van de goederen tot de facturering en de afhandeling van retourzendingen. Vanwege de complexiteit van de orderverwerking, die veel afzonderlijke stappen vereist, maken veel bedrijven inmiddels gebruik van een speciaal orderbeheersysteem.

Een orderbeheersysteem (OMS) is een digitale toolbox waarmee bedrijven alle bestel- en verkoopprocessen optimaal kunnen beheren. Deze orderbeheersoftware automatiseert en coördineert alle aspecten van het bestelproces – van de ontvangst van een bestelling tot de levering aan de klant. Een OMS integreert doorgaans met andere systemen, zoals e-commerceplatforms, magazijnbeheersystemen en boekhoudsoftware, om een soepele workflow te garanderen.

Een goed functionerend orderbeheersysteem zorgt voor snelle, soepele leveringen en daarmee voor een hoge klanttevredenheid en meer omzet. Alleen met een dergelijk systeem kunnen de processen na het afrekenen optimaal verlopen. Het systeem werkt bovendien de voorraad in realtime bij, zodat producten niet plotseling in het winkelmandje als niet meer beschikbaar worden weergegeven. Verder kan automatisch informatie over de bestelstatus aan de klanten worden verstrekt.

In een orderbeheersysteem worden alle gegevens met betrekking tot producten, voorraden, leverbaarheid en levertijden, klantnummers en klantgegevens beheerd. Het orderbeheersysteem beheert al deze gegevens, brengt ze samen en analyseert ze indien nodig.

• Betalingsafhandeling: Verschillende betaalmethoden en onafhankelijkheid van de gebruikte betalingsdienstverlener en de valuta
• Voorraadbeheer: Actuele informatie over de voorraad en automatische nabestellingen, evenals het selecteren van het optimale magazijn (afstand, beschikbaarheid enz.) en het starten van het bestelproces daar
• Externe dienstverleners: Indien nodig alle benodigde bestelinformatie doorgeven aan externe logistieke dienstverleners en deze coördineren
• Omnichannel-functionaliteit: Voorraadniveaus continu actueel houden, ongeacht het kanaal
• Tracking: De gegevens over de bestelling op transparante wijze aan de klant beschikbaar stellen
• Klantbeheer: Alle gegevens over de bestelling en de bestelstatus beschikbaar stellen aan het serviceteam
• Kunstmatige intelligentie: hoogwaardige prognoses van de voorraad door het gebruik van AI
• Boekhouding: alle benodigde backoffice-functies beschikbaar stellen voor de boekhouding
• Retourbeheer: geautomatiseerde verwerking van retourzendingen en terugbetalingen

Terwijl een ERP-systeem vooral interne bedrijfsprocessen zoals boekhouding, inkoop of personeelszaken beheert, is orderbeheersoftware specifiek gericht op klantgerichte, cross-channel orderafhandeling. Het zorgt voor de intelligente aansturing van bestellingen uit verschillende verkoopkanalen, controleert de beschikbaarheid in realtime, coördineert fulfilmentroutes en zorgt voor een soepele communicatie met klanten.

Bij de keuze van een geschikt orderbeheersysteem moet worden gelet op een efficiënte en soepele integratie van de software in de bestaande IT-infrastructuur en het bestaande ERP-systeem. Ook moet de mogelijkheid bestaan om aan te sluiten op een platform. De softwareleverancier moet bovendien trainingen aanbieden en zorgen voor regelmatige updates van de software.

Een orderbeheersysteem biedt gestandaardiseerde interfaces (API's) naar gangbare ERP-systemen (bijv. SAP, Microsoft Dynamics), magazijnbeheersystemen (WMS), kassasystemen (POS) en e-commerceplatforms. De integratie gebeurt modulair, zodat bestaande IT-structuren verder kunnen worden gebruikt en geleidelijk kunnen worden aangevuld. Dit vermindert de projectinspanningen en zorgt voor een snelle time-to-value.

Binnen het kader van de REMIRA-standaardprocessen en -standaardinterfaces kan het OMS in ongeveer zes weken worden geïmplementeerd. In de regel zijn er echter bestaande speciale processen of specifieke interfaces waarmee in de projectfase rekening moet worden gehouden. Daarom duurt de implementatie doorgaans tussen de drie en zes maanden.

Bij de invoering van het REMIRA Order Management System moet een omzet van meer dan drie miljoen als doel worden gesteld, zodat de initiële investering zich binnen een redelijke termijn terugverdient. Naar boven is er geen limiet aan het transactievolume. Dat komt door de intelligente softwarearchitectuur en de schaalbare cloudstrategie.

Een OMS koppelt alle kanalen in realtime aan elkaar en maakt diensten mogelijk zoals Click & Collect, Ship-from-Store of cross-channel retourzendingen. Hierdoor ontstaan naadloze customer journeys zonder media-onderbrekingen.

Een OMS is vooral zinvol voor retailers met meerdere verkoopkanalen, een winkelnetwerk of complexe fulfilmentstructuren, die bestellingen centraal willen aansturen.