Software voor leveranciersbeheer

Leveranciersbeheersoftware helpt bedrijven om alle informatie, processen en kengetallen met betrekking tot hun leveranciers centraal te beheren en te analyseren. Hieronder vallen het bijhouden van stamgegevens, kwalificaties, beoordelingen, communicatie, risicobeheer en contractbeheer. Het doel is om de samenwerking met leveranciers efficiënter, transparanter en minder risicovol te maken. Ook de term “leveranciersportaal” is gangbaar; dit is een digitaal platform voor gestructureerde communicatie en samenwerking met leveranciers. Deze samenwerking heeft bovendien betrekking op de operationele afhandeling van de inkoop. Via een dergelijke portaaloplossing worden bestellingen naar de leverancier verzonden, die vervolgens vanuit het systeem een orderbevestiging kan opstellen. Het doel is de elektronische uitwisseling van gegevens voor de afhandeling van bestellingen. Daarnaast wordt ook aandacht besteed aan de registratie van leveringen en de verzending van elektronische leveringsinformatie van leveranciers naar klanten. Het is dus een voorafgaande kennisgeving van welke artikelen in welke hoeveelheid daadwerkelijk uit de bestelling worden verzonden.

De software zorgt voor transparantie, bespaart tijd door automatisering, vermindert risico's en verbetert de samenwerking met leveranciers. Bedrijven profiteren van lagere kosten en hogere kwaliteit. Bovendien worden door het gebruik van software voor leveranciersbeheer handmatige fouten voorkomen die mensen bijvoorbeeld maken tijdens de goederenontvangst of bij het handmatig bijwerken van orderbevestigingen.

Een professionele oplossing moet de volgende functies omvatten: centraal leveranciersdossier, onboardingprocessen, kwalificatie- en auditbeheer, leveranciersbeoordeling (bijv. op kwaliteit, prijs, leverbetrouwbaarheid), risicobeoordeling, documentbeheer, communicatie, compliance-tracking en integratie in ERP-systemen. Uitgebreide oplossingen bieden bovendien workflowautomatisering en business intelligence-functies.

Software voor leveranciersbeheer digitaliseert de toeleveringsketen en is daarmee een belangrijke manier om een hoge mate van transparantie te creëren en klantspecifieke overzichten te krijgen van bestellingen, de huidige status, risicoanalyses en alle andere informatie over hun goederen vanuit één bron. Zo worden bijvoorbeeld certificaatcontroles geautomatiseerd of risicoscorekaarten opgesteld. Zo voldoen bedrijven aan wettelijke voorschriften, die bijvoorbeeld vereist zijn voor de naleving van de wet op de toeleveringsketen.

Bedrijven behalen meestal snel meetbare resultaten. Het voordeel van gespecialiseerde software voor leveranciersbeheer komt tot uiting in tijd- en kostenbesparingen, verbeterde leveranciersprestaties, minder risico's en een hogere mate van compliance. Belangrijke KPI's zijn bijvoorbeeld: gebruikspercentage per leverancier, automatiseringsgraad (bijv. 90% van de bestellingen bevestigd via software), vermindering van handmatige inspanningen bij de inkoop, naleving van leveringstermijnen na implementatie of het aantal foutieve facturen/documenten.

Nee. Het is gebruikelijk om te beginnen met strategisch belangrijke A- of B-leveranciers. In de regel kan goed worden bepaald dat het aantal leveranciers moet worden aangesloten dat 80% van het inkoopvolume vertegenwoordigt.

De REMIRA-software voor leveranciersbeheer is een SaaS- of cloudoplossing en maakt deel uit van het REMIRA PLATFORM.

Eerst moeten de leveranciers worden ingedeeld op basis van hun belangrijkheid (A-/B-/C-leveranciers). Vervolgens wordt een opleidings- en communicatiepakket opgesteld om de medewerkers op te leiden. Daarna gaat een pilotgroep van start die feedback geeft, waarna eventueel nog verbeteringen worden doorgevoerd. Daarna volgt een stapsgewijze uitrol met ondersteuning (hotline, helpdesk).

• Leveranciers kunnen in eerste instantie sceptisch staan tegenover de invoering. Het is daarbij belangrijk om hen in een vroeg stadium bij de processen te betrekken, de voordelen te laten zien en trainingen over de software aan te bieden.
• Ook kunnen er technische problemen met de interfaces optreden. Een voldoende lange PoC-fase en goed gedocumenteerde API's helpen om een soepele start te garanderen.
• Als er geen interne projecteigenaar wordt aangewezen, kan dit al snel leiden tot vertragingen en onduidelijkheden. De projectverantwoordelijken moeten daarom vanaf het begin worden aangewezen en de doelstellingen moeten duidelijk worden gedefinieerd.
• Te hoge of onrealistische aanpassingswensen kunnen eveneens voor problemen zorgen. De juiste aanpak is om standaardprocessen te behouden en te intensieve aanpassingen te vermijden.