Inventuren sind für die Bestandsführung und den Jahresabschluss unerlässlich, aber oft zeit- und kostenintensiv. Doch das muss nicht sein, denn das Handelsgesetzbuch (HGB) in Deutschland und das Unternehmensgesetzbuch in Österreich (UGB) erlaubt neben der Vollinventur zum Stichtag auch Vereinfachungen wie die permanente Vollinventur und Stichprobeninventur. Fehlinformationen führen jedoch dazu, dass viele Unternehmen weiterhin Zeit und Ressourcen für die Inventur verschwenden.
Grundsätzlich gibt es verschiedene Methoden, eine Inventur durchzuführen. Eines der Ziele einer jeden Inventur ist jedoch die Bestätigung der Bestandsführung und -sicherheit gegenüber dem Wirtschaftsprüfer. Die bewährte Methode dafür ist die Vollinventur zum Stichtag, bei der das Unternehmen den gesamten Lagerbestand einmal jährlich zum Bilanzstichtag vollständig zählen, wiegen oder messen muss. Da alle Bestände physisch erfasst werden müssen, ist diese Methode sehr aufwendig und geht in der Regel mit hohen Personalkosten sowie Störungen und Ausfällen des Betriebsablaufs einher. Um diesen hohen Aufwand zu reduzieren, können Unternehmen auf Vereinfachungsverfahren zurückgreifen.
Die permanente Vollinventur bzw. Vollaufnahme verteilt die Bestandsaufnahme über das gesamte Geschäftsjahr. Dabei werden die Bestände fortlaufend und zu 100 % (manuell) erfasst. Diese Methode streckt demnach den Zähl- und Gesamtaufwand zeitlich und mindert den Druck im Gegensatz zur Vollinventur zum Stichtag. Dennoch ist der Aufwand für die kontinuierliche Erfassung der Bestandsveränderungen im Tagesgeschäft während des gesamten Geschäftsjahres nicht zu unterschätzen. Dabei geht es nicht nur um den zeitlichen, sondern auch den personellen und technischen Aufwand, der die Kosten einer permanenten Vollaufnahme hochhält. Zwar muss der Betrieb meist nicht für die Inventur geschlossen werden, doch insbesondere manuelle Durchführungen können den laufenden Betrieb im täglichen Geschäft stören. Die regelmäßige Aktualisierung der Daten durch Buchungen und Anpassungen birgt außerdem die Gefahr, dass kleine Fehler unbemerkt bleiben. Diese summieren sich dann bis zum Jahresende auf und sind nicht mehr rückverfolgbar, was weitreichende und aufwendige Folgen haben kann. Der Gesamtaufwand bleibt also hoch.
Die Stichprobeninventur hingegen reduziert den Zählaufwand erheblich, da sie sich auf eine repräsentative Auswahl von Lagerbeständen konzentriert. Mit Hilfe statistischer Verfahren wird also nur ein Bruchteil der Bestände physisch gezählt. In der Praxis kann das eine Reduzierung des Zählaufwands um bis zu 99 % bedeuten. Dadurch verringern sich auch Betriebs- und Produktionsunterbrechungen. Denn die Stichprobeninventur lässt sich oft innerhalb weniger Stunden einzig durch eigene Angestellte abschließen und belastet den laufenden Betrieb daher kaum. Entsprechend sinken die Personal- und Gesamtkosten drastisch und die Fehleranfälligkeit reduziert sich durch den kompletten Wegfall von Zeitdruck und externem Zählpersonal stark.
Ein hartnäckiger Irrtum im Zusammenhang mit der Stichprobeninventur ist die Annahme, dass sie einer gesonderten Zustimmung des Finanzamts bedarf. Dabei ist die Stichprobeninventur unmittelbar im HGB §241 Abs. 1 als zulässige Vereinfachung definiert. Das bedeutet, dass diese Methode explizit im Gesetz genannt und als Alternative zur Vollinventur anerkannt ist. Sie basiert auf statistischen Verfahren, mit deren Hilfe nur eine repräsentative Stichprobe des Lagerbestandes gezählt wird, um auf den gesamten Lagerbestand zu schließen.
Die permanente Vollinventur ist dagegen nicht direkt als eigenständige Vereinfachung im HGB verankert. Sie wird jedoch durch den Verweis auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) indirekt anerkannt. So lässt das HGB (§241 Abs. 2) auch eine permanente Bestandsaufnahme während des Geschäftsjahres zu, wenn durch ein entsprechendes Verfahren (Fortschreibung/Rückrechnung) der Lagerwert zum Schluss des Geschäftsjahres bewertet werden kann.
Sämtliche Inventurvereinfachungen setzen eine sichere Bestandsführung voraus, um die Vollständigkeit zu gewährleisten und Grenzwerte einhalten zu können. Ein EDV-gestütztes Lagersystem ist daher sowohl für die permanente Vollaufnahme als auch die Stichprobeninventur unerlässlich. Ebenso muss die bei einer Stichprobeninventur verwendete Software zertifiziert sein, um den statistischen Anforderungen zu genügen. Die permanente Vollaufnahme erfordert darüber hinaus ein so genanntes Lagerbuch, in dem die Zu- und Abgänge dokumentiert werden.
Allgemein gibt es nur wenige Grenzen für die Anwendung von Vereinfachungen wie der Stichprobeninventur. Beispielsweise sind Lager mit hohem unsicherem Umschlag und hohen Bestandwertschwankungen oft nicht direkt für eine Inventurvereinfachung geeignet, unabhängig vom gewählten Verfahren. Das können Werkstätten, Fertigungen, Kommissionierzonen oder Material- und Rohstoffversorgungslager sein. Unternehmen haben in solchen Fällen die Möglichkeit, mehrere Inventur- und Vereinfachungsverfahren zu kombinieren; sie müssen sich nicht für eine einzige Inventurform für das gesamte Lager entscheiden. So kann z.B. ein automatisiertes Hochregallager mit der Stichprobeninventur mit Sequenzialtest kontrolliert werden, während ein weniger strukturierter Bereich, wie ein Produktionslager, durch die Vollinventur oder permanente Vollaufnahme erfasst wird. Ziel sollte aber immer sein, die effizienteste Methode anzuwenden – also die Stichprobeninventur. Unternehmen, die bereits eine permanente Vollaufnahme durchführen, haben bereits gute Voraussetzungen für den Wechsel zu einer (softwaregestützten) Stichprobeninventur.
Letztendlich hängt die Wahl des richtigen Inventurverfahrens von den individuellen Gegebenheiten des Unternehmens ab. Fakt ist jedoch, dass viele Fehlinformationen und Missverständnisse rund um die Inventur- bzw. Vereinfachungsverfahren kursieren. Daher lohnt es sich für Unternehmen, gut informiert zu bleiben, sich beraten zu lassen und auf moderne Tools umzustellen. Diese lassen sich in der Regel schnell und einfach implementieren. Beispielsweise bietet der Softwareentwickler und Supply-Chain-Experte REMIRA eine smarte Softwarelösung zur Inventuroptimierung an. Die Software-as-a-Service-Lösung des Dortmunder Unternehmens unterstützt alle gesetzlich zulässigen statistischen Verfahren und ist u.a. nach dem Prüfungsstandard der IDW PS880 zertifiziert. Sie verfügt außerdem über ein TÜV-Datenschutzzertifikat und erfüllt die Anforderungen der ISO 27001. Solche smarten Tools erleichtern nicht nur die Inventur, sondern tragen schon unterjährig zur Qualität der Bestandsführung bei – und sparen damit nachhaltig Geld und Ressourcen.
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