Experten-Interview: SaaS oder On-Premise? So finden Sie die ideale Lösung für Ihr Unternehmen

Hohe Flexibilität und geringe Einstiegskosten oder unübertroffene Kontrolle und Sicherheit: Im Zuge der Digitalisierung stehen Unternehmen oft vor der Entscheidung zwischen den Softwaremodellen Software-as-a-Service (SaaS) und On-Premise. Der Umgang mit sensiblen Daten und deren Hosting ist ein wichtiger Aspekt und sollte gut überlegt sein. Die Wahl zwischen diesen beiden Modellen hängt von vielen Faktoren ab, darunter Budget, Geschäftsanforderungen und Sicherheitsbedürfnissen. In diesem Blogbeitrag möchten wir die Vor- und Nachteile von SaaS-Lösungen und On-Premise Software gegenüberstellen und haben auch unseren Experten Johan van Hemert, Vice President Sales, Intelligent Planning, Purchasing & Inventory Sampling bei REMIRA, nach seiner Meinung zum Thema befragt. 

Bei der Auswahl der für den Geschäftsbetrieb erforderliche Software können Unternehmen zwischen Cloud-Lösungen und On-Premise-Lösungen wählen. SaaS-Lösungen werden von einem Drittanbieter gehostet und gewartet, während eine On-Premise Software gänzlich in der Verantwortung des Unternehmens liegt. Daraus ergeben sich für jede Lösung Unterschiede und dementsprechend auch Vorteile und Nachteile.  

Das SaaS-Modell im Überblick 

Die Abkürzung "SaaS" steht für Software-as-a-Service und beschreibt ein Abo-Modell, das Zugriff auf Anwendungen über das Internet bietet. Auch der Begriff "Cloud Computing" wird hierfür verwendet. Hierbei ist der Anbieter für die IT-Infrastruktur, den Betrieb und die Wartung verantwortlich. Dadurch ist die Inbetriebnahme ziemlich einfach, weil kein Implementierungsprozess nötig ist und das Unternehmen den Service umgehend nutzen kann. Zudem können alle Mitarbeiter von überall auf die Daten zugreifen, da nur ein Login über das Internet nötig ist. Die benötigten Software- und Hardware-Ressourcen werden vom Anbieter bereitgestellt und es sind monatliche oder jährliche Beiträge fällig.  

Vorteile einer Cloud-Nutzung 

• Schneller Start: Langwierige Installations- und Konfigurationsprozesse entfallen, denn SaaS-Software ist i.d.R. umgehend einsetzbar. 
• Flexibilität und Mobilität: Durch die Anwendung in der Cloud ist der Zugriff von internetfähigen Endgeräten jederzeit und von überall möglich. Es gibt keine hardwarebedingten User-Begrenzungen. 
• Geringe und vorhersehbare Kosten: Ein weiterer Vorteil ist, dass hohe Anfangsinvestitionen für Hardware oder Softwarelizenzen entfallen. Die Kosten für das Abonnement hängen zum Beispiel von der Anzahl der User und dem Lizenztyp bzw. dem Umfang ab. Durch die Abo-Gebühren können die IT-Kosten besser vorhergesehen werden als bei einem selbstgehosteten System und so besser in die Finanzplanung integriert werden. 

• Hohe Skalierbarkeit: Mit der Zeit ändern sich auch oft die Anforderungen eines Unternehmens an die Software. Bei Software-as-a-Service-Anwendungen können Nutzungspläne einfach angepasst werden, ohne in zusätzliche Hardware zu investieren. Dies ermöglicht eine flexible Skalierung entsprechend dem Wachstum oder den veränderten Anforderungen des Unternehmens. 
• Automatische Updates: SaaS-Anbieter kümmern sich um die Wartung ihrer Lösung, einschließlich der Updates. Unternehmen profitieren beim Cloud-Computing-Modell daher von ständig weiterentwickelten Funktionen und Verbesserungen, ohne dass das eigene IT-Team tätig werden muss. 
• Einfache Nutzung und Durchführung von Proof-of-Concepts: Integrierte Best Practices und Muster erleichtern die Nutzung einer SaaS-Software. Zudem können User Proof-of-Concepts durchführen und die Softwarefunktionalität oder ein neues Release-Feature des Software-Anbieters im Voraus testen.  

Nachteile einer Cloud-Nutzung 

• Sicherheit: Trotz hoher Sicherheitsstandards bei den SaaS-Anbietern sind viele Unternehmen besorgt über die Sicherheit ihrer Daten. Besonders in Branchen mit strengen Datenschutzvorschriften kann dies ein kritisches Thema sein. Doch gerade europäische Anbieter speichern die Daten EU-DSGVO-konform und gewährleisten so eine hohe Sicherheit. 
• Abhängigkeit: Dadurch, dass sich Daten und Anwendungen auf dem eigenen Server, sondern auf denen des SaaS-Anbieters befinden, gehen Unternehmen eine gewisse Abhängigkeit ein. Eine geringe Kontrolle über die eigene IT-Infrastruktur ist die Folge. Anpassungen und Integrationen können begrenzt oder abhängig von den Möglichkeiten des Anbieters sein. Während einige Cloud-Lösungen teilweise auch offline funktionieren, benötigen andere ständigen Internetzugriff, was einen weiteren Abhängigkeitsfaktor darstellt. 
• Leistung: Teilweise kann eine SaaS-Software langsamer laufen als On-Premise-Systeme. Die Performance sollte daher ständig überwacht werden. 
• Lock-In: Beim SaaS-Modell ist das Unternehmen meist an die Infrastruktur, Updates und Preismodelle des Anbieters gebunden. Ein Wechsel zu einem anderen Anbieter kann daher erschwert sein. 

Die On-Premise-Lösung im Überblick 

Wird eine Software im Unternehmen im eigenen Netzwerk installiert und betrieben, bezeichnet man dies als On-Premise oder kurz als On-Prem. Übersetzt bedeutet es so viel wie "lokal" bzw. "in den eigenen Räumlichkeiten". Die korrekte Schreibweise ist "On-Premises", im Deutschen wird das "s" jedoch meist weggelassen. Das Lizensierungsmodell wird nach dem Erwerb in der eigenen Serverumgebung installiert. Daher setzen insbesondere Firmen mit hohen Sicherheitsanforderungen oder spezifischen Anpassungsbedürfnissen auf On-Premise-Software - trotz der Herausforderungen in Bezug auf höhere Anfangsinvestitionen und laufender Wartungskosten. 

Vorteile von On-Premise 

• Datenschutz: Da sensible Daten auf dem unternehmenseigenen Server verbleiben, ist ein hoher Datenschutz gegeben. So können Compliance-Standards erfüllt und sensible Informationen geschützt werden. 
• Unabhängigkeit & Kontrolle: Das On-Premise-Modell ermöglicht einen Zugriff auf die Daten auch ohne Internet sowie volle Kontrolle über Sicherheitsprotokolle, Systemkonfigurationen und Datenzugriffsrichtlinien und IT-Ressourcen. 
• Effizienz: Geringe Latenzzeiten und Entwicklungsumgebungen mit wenigen oder keinen externen Abhängigkeiten sind ebenfalls ein Vorteil von On-Premise. Der Weg zwischen Änderungen an der lokalen Infrastruktur und den einzelnen Mitarbeitern ist kurz. Bei einem Ausfall kann die IT-Abteilung umgehend eingreifen. 
• Personalisierung: Meist bieten On-Premise-Lösungen mehr Möglichkeiten zur Anpassung und Integration mit bestehenden internen Systemen, wie zum Beispiel dem ERP-System, um spezifische Geschäftsbedürfnisse zu erfüllen. 
• Offline-Nutzung: Durch das interne Hosting kann auch ohne Internetverbindung auf die vor Ort gespeicherte Anwendung zugegriffen werden. Im Falle eines Ausfalls des Internetanbieters wird die Produktivität nicht eingeschränkt. 

 Nachteile von On-Premise 

• Kosten: Hohe Anfangsinvestition für Hardware und Software sowie Wartung, Support und Updates summieren sich schnell. Eventuell muss zusätzlich noch Support von externen Dienstleistern in Anspruch genommen werden. 
• Eigenverantwortlichkeit: Die Verantwortung von Daten und IT-Infrastruktur liegen bei den Verantwortlichen im Unternehmen selbst. Verfügbarkeit, Updates und Wartung müssen zuverlässig gewährleistet sein. 
• Schlechte Skalierbarkeit: Wenn Firmen und ihre Anforderungen wachsen, ist es meist schwierig, die lokale Software anzupassen. Die Skalierung kann dadurch teuer und aufwendig werden, da häufig der Kauf zusätzlicher Hardware oder Softwarelizenzen nötig ist. Feste Server vor Ort stellen eine feste Ressourcenkapazität dar. Werden mehr Ressourcen benötigt, müssen weitere Server gekauft werden.  
• Komplexität: On-Premises-Anwendungen setzen nicht selten hohes technisches Know-how für die Implementierung, Verwaltung und Wartung voraus. Gerade kleinere Unternehmen stellt dies häufig vor Probleme.  
• Implementierung von Updates: Neue Updates nehmen Zeit in Anspruch - liegt die Verantwortung dafür intern bei den IT-Mitarbeitern, muss die Durchführung gut geplant werden. Hierbei kann es zu Verzögerungen kommen, die auch die Prozesse beeinträchtigen. 

Entscheidungsleitfaden SaaS vs. On-Premise 

Nur wenige Unternehmen können eine interne Infrastruktur aufbauen, die dem Umfang und der Flexibilität der Plattformen und Dienste eines Cloud-Anbieters entspricht. Unser Leitfaden soll dabei helfen, zu entscheiden, welche Lösung die Richtige ist. 

 Experten-Interview: SaaS vs. On-Premise 

Wir haben Johan van Hemert, Vice President Sales, Intelligent Planning, Purchasing & Inventory Sampling bei REMIRA, fünf Fragen rund um Cloud-Anwendungen und den On-Premise-Betrieb gestellt.  

Welche Entwicklung werden SaaS-Anwendungen und On-Premise-Lösungen in den nächsten Jahren Ihrer Meinung nach machen? 

On-Premise wird immer mehr an Bedeutung verlieren, weil Firmen immer weniger in Eigenverantwortung handeln und Dienste lieber durch andere verwalten lassen wollen. Angetrieben durch die fortschreitende Digitalisierung wird Cloud-Software weiter an Popularität gewinnen und den Wunsch nach mehr Flexibilität, Skalierbarkeit und geringen Investitionskosten erfüllen. Insbesondere kleine bis mittelständische Unternehmen haben oft nicht die Ressourcen für umfangreiche IT-Abteilungen. Sie finden mit Cloud-Computing attraktive Lösungen, die es ihnen ermöglichen, konkurrenzfähig zu bleiben und sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Doch auch On-Premise wird nicht gänzlich vom Markt verschwinden. Gerade in Sektoren mit höchsten Sicherheitsanforderungen oder gesetzlichen Vorschriften werden Daten auch weiterhin auf lokalen Servern gespeichert. Durch Automatisierungen könnten On-Premise-Lösungen künftig jedoch einfacher zu handhaben und kosteneffizienter werden.

Gibt es bestimmte Branchen oder Unternehmensarten, für die Sie eindeutig eine SaaS- oder On-Premise-Lösung empfehlen würden? 

On-Premise ist wichtig für Kunden mit einer großen Menge an Daten. Leider sind Prozessoren und Datenbanken noch immer sehr teuer. Branchen wie das Finanzwesen, Gesundheitswesen und Teile der öffentlichen Verwaltung, die mit besonders sensiblen Daten arbeiten, werden On-Premise aus Gründen der Datensicherheit und Compliance weiter bevorzugen. KMU und insbesondere Unternehmen mit viel remote Arbeit oder verteilten Teams profitieren hingegen von einer Cloud-Software, da die Zusammenarbeit so produktiver und einfacher wird.  

Was empfehlen Sie Verantwortlichen, die vor der Wahl zwischen SaaS und On-Premise stehen? 

Ich würde immer auf SaaS setzen. Feste monatliche Gebühren, sichere Verwaltung durch externe Experten und eine große Flexibilität, falls kurzfristig mal mehr Leistung benötigt wird. Cloud-Lösungen haben eine mitarbeiter- und ortsübergreifende Funktionalität und ermöglichen eine vernetzte und transparente Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb eines Unternehmens. SaaS reduziert zudem den Bedarf an internen IT-Ressourcen für die Wartung und den Betrieb von Softwareanwendungen. Es gibt auch Hybrid-Modelle, bei denen entweder die ERP-Software On-Premise bleibt und um zusätzliche Cloud-Services angereichert wird oder andersherum werden einzelne Funktionen des ERP-Systems auf digitalen Plattformen verfügbar gemacht. 

Wie bewerten Sie den Sicherheitsaspekt von SaaS im Vergleich zu On-Premise-Lösungen? 

Ich vermute, dass SaaS sicherer wird, wenn nicht sogar schon ist, als On-Premise. Der Grund dafür ist, dass die Cloud-Anbieter darauf spezialisiert sind, die einzelnen Lösungen zu schützen und nicht, wie bei dem Kunde mit seiner On-Premises-Infrastruktur, ein ganzes Netzwerk mit Hardware und Applikationen selbst schützen müssen. 

REMIRA hat ihre Stichprobeninventursoftware ebenfalls in die Cloud gebracht. Was waren die Gründe dafür? 

Wir wollten die Inventur für unsere Kunden bzw. für potenzielle neue Kunden noch weiter vereinfachen. Durch die Cloud-Nutzung schaffen wir einen stark vereinfachten und geführten Prozess in unserer Anwendung, vorhandene Schnittstellen können weiterverwendet werden und es sind keine Installationen mehr nötig. Die Kunden profitieren außerdem von einer Erweiterung auf neue Standorte mit wenigen Klicks, einer flexiblen Nutzung und verbesserter Zusammenarbeit mit allen Kollegen. Auch die Implementierung ist denkbar einfach. Die Software in die Cloud zu bringen, bot so viele Vorteile, dass wir sie keinem vorenthalten wollten. 

Fazit 

Cloud oder On-Premise - die Entscheidung für oder gegen eine dieser Anwendungen hängt von den Bedürfnissen des Unternehmens und denen der Endkunden ab. Ob eine Software nun remote oder intern gehostet wird, hängt vom Implementierungsprozess, der Zugänglichkeit, dem Budget, der Skalierbarkeit, dem Wachstumspotenzial, dem Wartungsbedarf und der Sicherheit ab. Häufig besteht die Möglichkeit bei Software-Anbietern, Anwendungen für einen gewissen Zeitraum kostenlos zu testen. Die Möglichkeit, schnell auf neue Software zugreifen zu können, ohne sich um Wartung oder Updates kümmern zu müssen, ermöglicht es Firmen, sich auf ihr Kerngeschäft zu konzentrieren. Ist hingegen hohe Daten- und IT-Sicherheit die wichtigste Anforderung, wird meist auf Cloud-Dienste verzichtet und stattdessen auf Software-Lösungen im eigenen Rechenzentrum gesetzt. Auch hybride Systeme können die beste Lösung sein, denn sie kombinieren Services aus der Cloud mit denen von lokaler Software. 

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