Produktinformations­management (PIM)

Definition: Was versteht man unter dem Begriff PIM?

Der Begriff Product Information Management stammt aus dem Englischen und bedeutet übersetzt Produktinformationsmanagement. Ein Produktinformationsmanagement – kurz PIM – erfasst und verwaltet alle Produktinformationen, die für die Verwaltung und anschließende Vermarktung von Produkten wichtig sind und bereitet sie digital auf. Hierunter fallen unter anderem die folgenden Aspekte:

• Marketing: Angaben wie zum Beispiel die korrekte Bezeichnung, Etiketten usw.
• Produkteigenschaften: Inhaltsstoffe, Farben oder andere Produktinformationen
• Informationen aus dem Bereich der Logistik: Angaben wie Größe, Gewicht, Verfügbarkeit usw.
• Assets: Zusätzliche Informationen zu den Produkten wie zum Beispiel Bilder oder Videos

Ein PIM ist mit dem ERP-System des jeweiligen Unternehmens verknüpft und hat die Aufgabe, auf Basis aktueller Daten des ERP-Systems Produkte zu vermarkten und zu verkaufen. Besonders im Bereich des E-Commerce, des Großhandels oder auch der Fertigung findet das System Einsatz. Auf Basis detaillierter Produktdaten lässt sich nicht nur das Produkt besser verkaufen, sondern kann ebenfalls einen Vorteil gegenüber anderen Mitbewerbern bieten. 

Welche Aufgaben hat das Produktinformations­management?

Die Hauptaufgabe des Product Information Managements ist es, eine große Menge an Informationen zu den jeweiligen Produkten zu verarbeiten und diese effizient auf den verschiedenen Kanälen und Vertriebswegen zur Verfügung zu stellen. PIM sammelt zudem alle Daten und Angaben an einer zentralen Stelle und ermöglicht auf diese Weise den Zugriff mehrerer Abteilungen auf eine zentrale Datenbank. Hierdurch werden eine Aktualität und Richtigkeit der Daten sowie eine abteilungsübergreifende Zusammenarbeit sichergestellt.

Was ist ein PIM-System?

Product Information Management Systeme verwalten die Informationen und stellen sie an einer zentralen Stelle bereit. Hierbei werden diese Informationen aus den verschiedensten Bereichen verteilt und auf diese Weise auch den verschiedenen Abteilungen zur Verfügung gestellt. Ein PIM-System unterstützt alle Prozesse im Hinblick auf Effizienz, Schnelligkeit und Produktivität. PIM-Systeme können zudem entweder intern oder extern in Verbindung mit Lieferanten oder Kunden genutzt werden.

Wie funktioniert ein PIM-System?

Zunächst erfasst das PIM-System alle relevanten Informationen anhand der Eingangssysteme sowie Daten aus dem ERP-System. Im PIM-System werden diese anschließend klassifiziert und ergänzt. Mit der darauffolgenden Qualitätskontrolle wird sichergestellt, dass alle Produktinformationen dem Qualitätsstandart entsprechen und dauerhaft korrekt und abrufbar sind. Die anschließende Veröffentlichung der Informationen erfolgt über verschiedene Ausgangssysteme.

Welche Vorteile bietet ein PIM-System?

• Mehr Effizienz: Ein PIM-System beschleunigt die Prozesse, die mit der Verwaltung der Produktdaten zusammenhängen. Auf diese Weise wird der Aufwand reduziert und die Effizienz gesteigert.
• Höhere Qualität der Daten: Einheitliche Standards für Produktdaten, Bilder usw. sorgen dafür, dass die Daten einheitlich und vollständig bereitgestellt werden.
• Höhere Conversion-Rate: Genauere Daten zu den Produkten mit aktuellen Bildern steigern zudem das Kundenvertrauen und somit auch die Conversion-Rate. 
• Reduzierung von Retouren: Vollständige Daten geben genaue Auskunft über die Ware und reduzieren so die Retouren. 
• Bessere Kommunikation mit Lieferanten: Auch Lieferanten und externe Partner können in das System eingebunden und Informationen auf diese Weise schneller übermittelt werden. 
• Einfachere Anpassung lokaler Märkte: Die zentralen Daten stehen zur Verfügung und können individuell an die jeweiligen Märkte angepasst werden.
• Einsparen von Kosten und Zeit: Diverse Arbeitsabläufe lassen sich mithilfe des PIM-Systems optimieren und automatisieren. 

Welche Anforderungen sollte ein PIM-System erfüllen?

Ein PIM-System hat je nach Anforderungen des jeweiligen Unternehmens verschiedene Aufgaben, die den Prozess im Unternehmen unterstützen. Einige Aufgaben können zum Beispiel sein:

• Konfigurierbarkeit: Bei einem konfigurierbaren PIM-System stehen dem Unternehmen fast alle Informationen unbegrenzt zur Verfügung. Auf dieser Basis ist es möglich, Portale oder andere Prozesse zu konfigurieren.
• Modularität: Eine PIM-Software ist meist modular aufgebaut, was es ermöglicht, weitere Module in den verschiedenen Bereichen hinzuzufügen. 
• Kontrolle der Daten: Eine PIM-Lösung hat zudem die Aufgabe, eingepflegte Daten dauerhaft auf ihre Richtigkeit und Aktualität zu überprüfen. 
• Automatisierung: Eine häufige Anforderung an ein PIM ist die Automatisierung verschiedener Prozesse, wie zum Beispiel das Übersetzen der Produktdaten oder auch die Produktbeschreibungen in mehreren Sprachen zu hinterlegen.
• Benutzerfreundlichkeit: Da viele Mitarbeiter dieses System nutzen werden, sollte die Oberfläche intuitiv bedienbar und nutzerfreundlich sein.
• Mehrsprachigkeit: Gerade bei international agierenden Unternehmens gilt dies als Standard. Der weitere Vorteil der Mehrsprachigkeit des PIM-Systems ist, dass Produktinformationen in sämtlichen Sprachen gepflegt werden können.
• Flexible Nutzung: PIM sollte auch nachträgliche Änderungen und Anpassungen von Informationen umsetzen können. 
• Integrierbarkeit: Das PIM sollte einfach in das jeweilige ERP oder WWS des Unternehmens integrierbar sein.

Welche Aufgaben sollte ein PIM erfüllen?

Die Hauptaufgabe eines PIM-Systems ist es, die Produktinformationen auf den verschiedensten Kanälen einheitlich zur Verfügung zu stellen. Die hierbei übertragenen Informationen können aus dem Bereich der Logistik, des Marketings oder auch der Technik sein. Ziel ist es, die Produktinformationen überall aktuell und vollständig zur Verfügung zu stellen. Eine Aufgabe ist es zudem, die verschiedenen Abteilungen sowie externe Dienstleister und Lieferanten einzubeziehen. Der Datenaustausch sollte zudem ebenfalls einwandfrei über Schnittstellen durch das ERP-System erfolgen. PIM hat ebenfalls die Aufgabe, die Zusammenarbeit verschiedener Abteilungen zu stärken oder auch Interaktionen verschiedener Käufer und Verkäufer sowie Groß- und Einzelhändler zu verbessern.

Wie ist ein PIM-System aufgebaut?

PIM-Systeme bestehen aus Basis mehrerer Module mit den Hauptbereichen Input, Datenmanagement und Output. Oft verfügen die Systeme zudem über eine moderne und cloudbasierte SaaS-Architektur. Hiermit fällt die umfassende IT-Struktur weg.