Inventursoftware

Definition: Was ist eine Inventursoftware?

Eine Software für Inventur verfügt über Schnittstellen zu Warenwirtschaftssystemen und wird an die jeweiligen Anforderungen des Kunden angepasst. Mit der Inventur Software können die vorhanden Bestände schnell und einfach inventarisiert werden. Häufig kann die Inventur auf einem Tablet oder einem anderen mobilen Endgerät durchgeführt werden, sodass die Ergebnisse direkt im Anschluss an die Inventur lokal zur Verfügung stehen. Eine Inventur Software ermittelt zudem Veränderungen zwischen dem Soll- und dem Ist-Bestand.

Exkurs: Inventur

Die Inventur ist eine für den Jahresabschluss gesetzlich notwendige Aktion, die einmal im Jahr durchgeführt werden muss. Die jährliche Inventur wird meist zum Ende eines Geschäftsjahres durchgeführt. In vielen Unternehmen ist dies der 31. Dezember. Ziel ist es, ein Inventar über die Vermögensgegenstände für die Bilanzierung aufzustellen. Im klassischen Sinn bedeutet Inventur, dass im Unternehmen einmal pro Jahr der komplette Warenbestand durch Inaugenscheinnahme (Messen, Wiegen, Zählen) durch einen Menschen erfasst werden muss. Hierbei spricht man auch von einer körperlichen Inventur. Bei der Durchführung einer Inventur müssen die gesetzlichen Rahmenbedingungen zum Jahresabschluss und zur externen Rechnungslegung erfüllt werden, die in Deutschland festgelegt sind. Insbesondere sind §§ 240 und 241 des Handelsgesetzbuches (HGB) zu beachten.

Welche Inventurarten gibt es?

• Permanente Inventur: Hier wird das Bestandsverzeichnis einer Inventur permanent fortgeschrieben, was Unternehmen eine individuelle zeitliche Einteilung ermöglicht.
• Stichtagsinventur: Hierbei erfolgt die Bestandsaufnahme zu einem bestimmten Stichtag, meist am Jahresende zum 31.12.
• Zeitlich verlegte Inventur: Diese Inventur darf entweder drei Monate vor oder zwei Monate nach dem Bilanzstichtag erfolgen.
• Stichprobeninventur: Hierbei werden auf mathematisch-statistischer Grundlage Stichproben aus dem Lagerbestand entnommen und mit dem Soll-Bestand abgeglichen.
• Zeitnahe Stichtagsinventur: Ein zeitlicher Spielraum von 10 Tagen um den Bilanzstichtag wird genehmigt.

Exkurs: Inventar und Bilanz

Wurde eine Inventur erfolgreich durchgeführt, erfolgt daraus das Inventar. Hierbei werden alle Vermögensgegenstände und Schulden eines Unternehmens nach Wert, Menge und Art detailliert aufgelistet, um daraus anschließend eine Bilanz zu erzielen. Im Gegensatz zum Inventar werden bei der Bilanz alle Vermögensgegenstände des Unternehmens gelistet aufgeschrieben und bieten deswegen oft einen besseren Überblick. Sowohl das Inventar, als auch die Bilanz müssen laut Gesetz 10 Jahre aufbewahrt werden.

Welche Funktionen bietet eine Software für Inventur?

Je nach Branche des Unternehmens und dessen Anforderungen, sollte eine Inventursoftware folgende Funktionen bieten, die wie folgt zusammengefasst werden können:

• Erfassung des Inventars nach Anlagevermögen
• Erfassung von Artikeln nach Umlaufvermögen
• Möglichkeit einer Stichtagsinventur oder auch einer permanenten Inventur
• Erkennung von Barcodes und anschließende Bearbeitung
• Verarbeitung der Daten, die aus dem Inventar gezogen wurden 
• Erfassung von Zubehör und Kosten
• Bestandsverwaltung und Bestellvorschläge
• Auswertung des Inventars
• Verwaltung von Hardware, Software, Lieferanten und Störungen
• Auslesung und Verwaltung von Netzwerkgeräten
• Dokumentation und Visualisierung der IT
• Hilfeservice bei Fragen oder Problemen

Was ist eine mobile Inventur?

Unter einer digitalen Inventur versteht man so viel wie das mobile und ortsungebundene Erfassen von Ware. Die mobile Datenerfassung kann hierbei auch mit MDE abgekürzt werden. Das klassische Aufnehmen von Ware erfolgt oft noch per Excelliste, woraus jedoch häufig manuelle Fehler entstehen. Mithilfe der mobilen Datenerfassung werden die empfangenden Daten in einem MDE-Gerät zur Verfügung gestellt. Diese Daten werden aus einem Backend-System, wie zum Beispiel einem ERP-System oder einem Warenwirtschaftssystem, entnommen. Je nach Art des Gerätes können diese auch mit einem Barcode Scanner ausgestattet sein und so optimal für die Inventur genutzt werden. 

Was bietet eine App für die Inventur?

In der heutigen Zeit ist die Durchführung einer Inventur auch mittels Smartphone oder Tablet möglich. Hierfür muss vorab eine App auf dem jeweiligen Endgerät installiert werden, um eine mobile Nutzung zu ermöglichen. Die Auswahl der Apps ist unterschiedlich und erlaubt eine Nutzung von verschiedenen Endgeräten wie zum Beispiel Smartphone oder Tablet. Im besten Fall funktioniert die mobile App auf Android als auch auf iOS. Eine Inventur App ist zudem oft einfach zu bedienen und erfordert keine Einarbeitung in das Programm. Die App bietet beispielsweise die Funktion, Barcodes automatisch zu erfassen und zu scannen. Auf diese Weise kann die Inventur direkt mobil in einem System stattfinden. Auch Backoffice- Prozesse lassen sich einfach in der App abbilden und auf diese Weise zum Beispiel Kundendaten oder Bestandsinformationen verwalten. Auch Daten über Lieferanten oder Wareneingänge lassen sich mit der Inventur App schnell erfassen und verwalten. 

Vorteile einer Inventursoftware

• Reduzierung des Aufwandes: Durch die Nutzung der Software wird der manuelle Aufwand erheblich gesenkt, da das System anhand der gespeicherten Informationen genügend Vorarbeit leistet.
• Minimierung des Kosten- und Zeitaufwandes: Durch die Nutzung einer Software für Inventur können sowohl die Kosten für das Personal als auch der Zeitaufwand erheblich reduziert werden.
• Minimierung der Fehler:  Dank der im System gespeicherten Daten werden zudem die manuellen Fehler maßgeblich minimiert.
• Hohe Sicherheit: Die zertifizierten Prozesse bieten eine Sicherheitsfunktion der Inventur und des Inventars.
• keine Unterbrechung des Prozesses nötig: Die Inventur kann ohne die Unterbrechung von Prozessen durchgeführt werden.
• Kontrollen jederzeit möglich: Auch außerhalb der Inventur können Mitarbeiter jederzeit Einblick in das System erhalten und auf diese Weise Daten abfragen.