EDI - Electronic Data Interchange

Definition EDI

Die Abkürzung EDI steht für Electronic Data Interchange und wird übersetzt mit "elektronischer Datenaustausch". EDI bezeichnet den elektronischen Prozess des standardisierten Datenaustauschs von Informationen zwischen zwei Unternehmen. Das EDI-System wird mit dem ERP-System des jeweiligen Unternehmens verknüpft und ermöglicht somit eine Punkt-zu-Punkt-Verbindung und die perfekte Lösung für einen schnelleren, sicheren und papierlosen Datenaustausch. Die EDI-Plattform wird hauptsächlich im Bereich der Logistik verwendet und unterstützt zum Beispiel im Bereich Bestellungen. Die digitalen Informationen werden verschlüsselt an den Empfänger gesendet, dieser kann die Dokumente im entsprechenden EDI-Format entschlüsseln und lesen.

Wie funktioniert EDI?

Mittels EDI-Nachrichten werden alle relevanten Daten zwischen zwei Geschäftssystemen ausgetauscht. Der Prozess läuft wie folgt ab:

Im ERP-System des Geschäftspartners A wird eine Datei angelegt, die anschließend mit der EDI-Software in den gewünschten EDI-Standard konvertiert wird. Im nächsten Schritt wird das EDI-Dokument an den Geschäftspartner B übermittelt. Der Empfänger (Geschäftspartner B) erhält die EDI-Nachricht, konvertiert sie in sein eigenes Zielformat und kann sie anschließend verarbeiten.

Da die Daten aus dem Quellsystem in das standardisierte EDI-Format des jeweiligen Unternehmens automatisch konvertiert werden, müssen die ERP-Systeme der Geschäftspartner nicht kompatibel sein. Beim klassischen EDI werden alle Daten automatisch aus dem ERP-System übernommen und verarbeitet.

EDI Datenaustausch

Um ein EDI System nutzen zu können, müssen Schnittstellen zu sämtlichen Systemen eines Unternehmens geschaffen werden. Hierbei werden auch die ERP-Software oder andere Softwarelösungen genutzt. Die Systeme der Geschäftspartner müssen ebenfalls mit der EDI Software verbunden werden. Über die EDI-Schnittstelle wird das ERP-System mit dem EDI-Konverter an das EDI Clearing Center angebunden, sodass die Datenübertragung reibungslos ablaufen kann. Durch die Verknüpfung der EDI Software mit dem ERP System werden die Geschäftsprozess unterstützt und optimiert.

Die Einrichtung dieser EDI-Kommunikation ist sehr aufwendig und kostenintensiv, bringt jedoch einen hohen ROI mit sich. Kleinere Unternehmen greifen daher häufig auf WEB-EDI als SaaS-Lösung zurück, weil diese standortunabhängig funktioniert und keine Installationskosten mit sich bringt.

EDIFACT

EDIFACT ist eine EDI-Lösung und einer der internationalen EDI-Standards. EDIFACT ist die Abkürzung für "Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport" und wurde 1986 von den Vereinten Nationen veröffentlicht und umfasst über 200 verschiedene Nachrichtentypen. Mehr als 300.000 Unternehmen setzen EDIFACT weltweit zur Versendung von EDI-Nachrichten ein.

Vorteile von EDI

Das Thema EDI unterstützt Unternehmen und Geschäftspartner und hat vor allem in dem Bereich Supply Chain Management eine große Bedeutung, denn durch den digitalen Austausch von Informationen wird die Lieferkette verbessert: eine hohe Zeitersparnis sowie digitale und schneller ablaufende Geschäftsprozesse tragen zu einer optimalen Supply Chain bei. Der elektronische Datenaustausch erfolgt zudem Just-in-Time und der Empfänger kann die elektronischen Dokumente ohne Probleme in seinem bevorzugten Format öffnen. Durch das EDI-System wird die Auslieferung von Daten beschleunigt, während die elektronische Kommunikation außerdem die manuellen Eingriffe und die damit verbundenen Fehler reduziert. Mithilfe von EDI lässt sich ein externer Austausch von Daten mit Geschäftspartnern innerhalb der IT-Systeme problemlos regeln, und ist daher eine gute Lösung, um Geschäftsprozesse verschiedener Unternehmen in kürzester Zeit abzuwickeln.

Vorteile von EDI auf einen Blick:

Schnelle und fehlerfreie Datenübertragung
Einfache Kommunikation
Besseres Supply Chain Management
Reduktion von Durchlaufzeiten
Kosteneinsparungen
Höhere Abwicklungsgeschwindigkeit
Verbesserte Kooperation

Nachteile von EDI

Beide Parteien müssen sich auf dasselbe System einigen, weshalb die Nutzung einer EDI-Lösung immer mit Kosten verbunden ist und sich daher für kleine und mittelständige Unternehmen nicht immer rechnet. Da das EDI-Format alle 10 Jahre gewartet werden muss, ist dies häufig mit einem hohem IT-Aufwand verbunden. Für kleine bis mittelständische Unternehmen ist die Nutzung von EDI daher häufig zu teuer und zu aufwendig.

Nachteile von EDI auf einen Blick:

Hohe Komplexität
Hohe Kosten

EDI Alternativen

Eine Alternative ist zum Beispiel eine sogenannte Software-as-a-service-Lösung (SaaS) zur digitalen Anbindung von Lieferanten. Auch diese Lösung ermöglicht den digitalen Austausch von Dokumenten, ist aber weniger komplex und kostengünstiger. So können zum Beispiel auch Lieferanten ohne eigenes EDI-System am digitalen Datenaustausch teilnehmen.