Auslagerung

Definition Outsourcing: Was bedeutet Auslagerung?

Unter dem Begriff Auslagerung (engl. Outsourcing) wird in der Regel die Ausgliederung von einzelnen Funktionen, ganzen Organisationseinheiten oder Unternehmensprozessen in ein anderes Unternehmen bezeichnet. In der Lagerhaltung bezeichnet Auslagerung, alle Vorgänge von der Entfernung von einem Lagerplatz bis hin zum Verlassen des Systems.   

Auslagerung/Outsourcing im Unternehmen

Der Begriff "Outsourcing" setzt sich aus den englischen Begriffen "out" und "source" zusammen, was so viel bedeutet wie "von außerhalb beziehen". Darunter versteht man das Auslagern von Unternehmensaufgaben und sonstigen Geschäftsprozessen an externe Dienstleister. Da das Unternehmen nicht mehr selbst für diese Leistungen verantwortlich ist, werden hierbei einige Kosten eingespart. Ein weit verbreitetes Beispiel ist das der Auslagerung von Arbeitsplätzen. Dabei werden diese oftmals in kostengünstigere Tochtergesellschaften ausgelagert, da diese häufig nicht tarifgebunden sind. 

Anfänglich wurde Outsourcing nur für Prozesse der IT-Systeme oder anderen Abläufen in der IT verwendet. Durch große EDV-Auslagerungen von General Motors und Eastman Kodak wurde der Outsourcing in den 80ern zunächst ursprünglich bekannt. 

Typische Aufgabenfelder für Outsourcing sind:

• Kundenservice
• Buchhaltung
• Produktion
• Teile des Vertriebs oder des Marketings 
• Datenverarbeitung

Auslagerung - Lagerhaltung:

Bei dieser Form der Auslagerung handelt es sich um einen Bestandteil der Kommissionierung. Durch einen Auslagerungsauftrag wird eine Ware abgerufen und von ihrem ursprünglichen Lagerplatz entfernt, um danach versandt zu werden. Wichtig dabei ist es, mehrere Kriterien zu beachten:

• Handelt es sich um die richtige Ware, die ausgelagert wird? Handelt es sich um die korrekte Artikelnummer?
• Ist die Ware unbeschädigt? Gibt es offene Schäden an ggf. der Verpackung?
• Wird die richtige Menge ausgelagert? Handelt es sich um die richtige Stückzahl oder das korrekte Gewicht des gewünschten Artikels?

Wann ist Outsourcing im Unternehmen sinnvoll?

Outsourcing ist sinnvoll, um den Betrieb zu flexibilisieren und den Fokus auf das Kerngeschäft zu legen (Englisch "Do what you can do best - outsource the rest"). Für ein erfolgreiches Outsourcing sollte eine Wirtschaftlichkeitsrechnung die Basis sein, um den Nutzen des Vorhabens zu prüfen. Die Durchführung einer solchen Rechnung ist in der Praxis kompliziert und bezieht nicht nur die Kosten für die Dienstleister ein, sondern auch die Kosten für die Beendigung des jeweiligen Projektes.

Die Auslagerung ist also von Vorteil, wenn die Kosten für die Dienstleistungen (zu) hoch sind oder selbst nicht effizient ausgeführt werden können. Schnell wachsende Unternehmen erwägen auch oft das Auslagern, wenn der Aufbau eigener Prozesse zu aufwendig oder kostenintensiv ist.

Wichtig ist nur, dass Kernkompetenzen bestenfalls nicht ausgelagert werden, um sich von Dienstleistern nicht abhängig zu machen.

Vorteile und Nachteile der Auslagerung

Neben den bereits genannten Vorteilen gibt es weitere Outsourcing Vorteile:

• Mehr Effizienz bei Lagerlogistik, Versand und Retouren
• Hohe Zeit- und Kosteneinsparungen
• Mehr Kundenzufriedenheit
• Optimale Infrastruktur
• Verringerung der Abhängigkeit von Fachkräften mit speziellen Fähigkeiten
• Erhöhte Flexibilität
• Reduktion der Komplexität
• Konzentration auf das tägliche Kerngeschäft

Outsourcing hat auch einige Nachteile:

• Hoher Kommunikations- und Koordinationsaufwand: Durch die Auslagerung von Unternehmensgebieten wird der Kommunikations- und Koordinationsaufwand deutlich erhöht.
• Datensicherheit: Dem Dienstleister müssen unter Umständen Einblicke in Betriebsinterne gewährt werden. Dies kann auch das Risiko erhöhen
• Know-how-Verlust: Es kann möglicherweise Know-how verloren gehen, da festangestelltes Personal entlassen. versetzt oder mit anderen Aufgaben betraut werden muss. 
• Abhängigkeit: Durch Outsourcing kann eine Abhängigkeit von externen Leistungserbringern entstehen. 
• Erschwernis der Qualitätskontrolle: Die Qualität von Weiterentwicklungen beim Dienstleister kann unter Umständen nicht beurteilt werden.
• Negative Ergebnis: Die schlechten Leistungen der externen Dienstleister können negativ auf das eigene Unternehmen zurückfallen.

Formen des Outsourcings

Beim Outsourcing unterscheidet man grundlegend zwischen zwei verschiedene Arten: dem internen Outsourcing und dem externen Outsourcing.
Das unternehmensinterne Outsourcing findet innerhalb eines Konzerns statt. Dabei geht es um die allgemeine Verlagerung von Aufgaben und Prozessen innerhalb des eigenen Unternehmens oder der Unternehmensgruppe. Eine Tochtergesellschaft kann in diesem Falle zum Beispiel übernehmen. Innerhalb von Konzernen kommt es oftmals neben der Verlagerung der Aufgaben und Prozesse auch zur Übertragung des Vermögens. 

Beim externen Outsourcing erfolgt die Auslagerung der Aktivitäten an einen externen Dienstleister. Dieser ist nicht mit dem Unternehmen verbunden und rechtlich selbstständig. Ein Beispiel in der Logistik ist die Beauftragung einer Spedition. 

Weitere Formen des Outsourcings sind: 

• Outtasking: Beim Outtasking werden nur einzelne Aufgaben ausgelagert. Ein Beispiel ist Entwicklung oder Anpassung einer Software oder die Produktion einer Werbekampagne.
• Out-Servicing: Hier werden Kundenkontakte an einen Dienstleister übergeben. Die bekanntesten Beispiele sind Call-Center oder Kundenberatungszentren. 
• Transitional Outsourcing: Sind Umstrukturierungen in einer Abteilung notwendig, so kann der Bereich der Abteilung für eine bestimmte Zeit an einen Anbieter ausgelagert werden. Nach der Umstrukturierung übernimmt die Abteilung wieder den Aufgabenbereich.
• Offshore Outsourcing: Beim Offshore Outsourcing wird der Bereich ins Ausland ausgelagert. 
• Business Process Outsourcing: Business Process Outsourcing, auch BPO, beschreibt die Abgabe ganzer Geschäftsprozesse an einen ausgewählten Dienstleister. Der externe Anbieter übernimmt die IT-Anwendungen der Geschäftsprozesse und die Verwaltungstätigkeit. 
• Application Service Providing: Bei Application Service Providing (APS), handelt es sich um standardisierte Software-Dienstleistung, die von einem externen Unternehmen angeboten werden. Dazu zählen auch Aufgaben wie die Wartung der Programme. Software-as-a-Service (SaaS) ist ein Beispiel für APS.

Ablauf des Outsourcings

Wenn die Entscheidung gefallen ist, dass ein Unternehmensbereich ausgelagert werden soll, so erfolgt die Umsetzung in vier Schritten:

1. Vorbereitung:
   In diesem Schritt müssen zunächst die anderen Bereiche identifiziert, die mit dem ausgelagerten Bereich, vernetzt sind. Daraufhin muss die Unternehmensstrategie überdacht und gegebenenfalls angepasst werden. Sollen mehrerer Bereiche gleichzeitig ausgelagert werden, so muss die Reihenfolge, in der die Bereiche ausgelagert werden sollen. Auch die Machbarkeit sollte geprüft werden und die Vor- und Nachteile bewertet werden. 
2. Auswahl:
   Der nächste Schritt dreht sich um die Auswahl des externen Dienstleisters. So müssen Anbieter geprüft und verglichen werden, bevor der Anbieter ausgewählt wird. Danach muss der Vertrag gestaltet werden. Dieser sollte immer für das Unternehmen und den Anbieter individuell gestaltet werden, damit alle Leistungen und Dienste, so wie Kontrollkriterien festgelegt werden können. Zusätzlich müssen die Verantwortlichkeiten sowie die Termine für das Outsourcing festgelegt werden.
3. Umsetzung
   Die Umsetzung des Outsourcings beinhaltet neben dem Transfer von beispielsweise Vermögen und Personal auch die Einrichtung des Controllings, die Implementierung des Berichtswesen sowie den allgemeinen Aufbau und die Organisation von Kommunikation zwischen Unternehmen und Anbieter.
4. Tagesgeschäft
   Im Tagesgeschäft ist die Überprüfung und die Steuerung von Leistungsgüte und Benchmarks zentral. So muss eine anhaltende Überprüfung der Leistung des Anbieters durch das Unternehmen erfolgen. Dies kann stichprobenartig oder permanent erfolgen. Auch der Informationsaustausch muss konstant erfolgen, vor allem wenn kritische Geschäftsbereich ausgelagert wurden. 

FAQ

Was versteht man unter Outsourcing?

Der Begriff Outsourcing, im Deutschen auch Auslagerung genannt, bezeichnet die Abgabe von Unternehmensaufgaben und -strukturen an externe Dienstleister.

Was ist eine wesentliche Auslagerung?

Bei wesentlichen Auslagerungen handelt es sich um einen Begriff aus dem Banken- und Versicherungsumfeld. Werden von einer Bank oder einem Versicherungsunternehmen wesentliche Dienstleistungen, vor allem IT-Dienstleistungen, ausgelagert, so müssen dies bei der BaFin angezeigt werden.