Monsters zijn een zegen voor magazijnen

Inventariseren kan sneller, beter en goedkoper met gereedschap dat de meeste ondernemingen allang in huis hebben. Maak daar nog dit jaar gebruik van en stap over naar inventariseren op basis van monsters.

Na een kwarteeuw in het buitenland bij ERP met magazijnbeheersystemen te hebben gewerkt, is een van mijn grootste verrassingen terug in Nederland, de traagheid van innoveren met betrekking tot inventariseren. Het verplichte jaarlijkse ‘balansen’ leidt nog steeds tot gesloten locaties, kostbaar overwerk en disruptie van verkoop-en logistieke processen. En dat, terwijl het alternatief voor de hand ligt en de gereedschappen voorhanden zijn. Ik bedoel daarmee het toepassen van monsterinventarisatie. De wetgever stelt allang niet meer de volledige (handmatige) inventarisatie verplicht, maar neemt genoegen met steekproeven. Ook accountants kennen de werkwijze en kunnen deze toepassen in hun verwerking van aangeleverde data.

Moderne ERP- of magazijnbeheersystemen, handscanners specialistische inventaris-apps maken de technische uitvoering een spreekwoordelijk fluitje van een cent. Het nemen van monsters is een meetprocedure waarbij de juistheid van het voorraadbeheer wordt gecontroleerd. Als er een match is tussen de door het systeem beheerde voorraad en de artikelen in het magazijn binnen de toegestane limiet, is er geen volledige inventaris nodig. Dit resulteert in een vermindering van de telinspanning tot wel 95%, die ook kosten en personeelskosten vermindert. Bovendien neemt de betrouwbaarheid van de resultaten toe ten opzichte van een volledige inventarisatie.

Minimale terugverdientijd

In een land als Duitsland is inventariseren op basis van monsters gemeengoed in zowel de retail als in logistieke omgevingen. Personeelstekorten en de wens om zonder onderbreking te kunnen blijven ondernemen, hebben voor een snelle invoering gezorgd zodra de monsterinventarisatie geen wettelijke barrières meer kende. Het verbaast me dat Nederland -toch één van de hoogst-geautomatiseerde landen in Europa - hier nog niet massaal in meegaat. Misschien heeft het te maken met een gebrek aan voorlichting door overheid, accountants en beroepsorganisaties. Aan de investeringsdruk kan het niet liggen, want veel van de benodigde IT is vaak al voorhanden en specialistische inventaris-apps hebben een minimale terugverdientijd bij sowieso lage kosten voor aanschaf en gebruik.

Schrijver: Johan van Hemert