EUI European University Institute - PROFESSIONAL SERVICES

PROFESSIONAL SERVICES per EUI European University Institute

EUI: Strutturazione di un flusso dati chiaro e risparmio di tempo

EUI si è affidata ai servizi custom di REMIRA, in particolar modo al servizio di Supporto alla Transizione Digitale, grazie al quale alcuni dei nostri esperti hanno lavorato - e lavorano tuttora - direttamente presso la sede dell'Istituto, attuando un percorso di mentorship e supporto al loro reparto IT.

EUI European University Institute

L'Istituto Universitario Europeo è uno dei più eminenti istituti europei specializzato nelle scienze politiche, sociali e umanistiche con un focus internazionale e transnazionale. Fondata nel 1972, l'EUI ha stabilito una solida reputazione come centro internazionale per la ricerca e l'istruzione superiore, attirando numerosi accademici, ricercatori, studenti e personale da diverse regioni europee.

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Per sua natura, l'Istituto spesso invita ospiti da altre nazioni, ed invia il proprio staff accademico in altri paesi per ragioni di ricerca e collaborazione. Il processo di rimborso per missioni e visitatori richiede un percorso di approvazione e gestione finanziaria complesso, che veniva gestito, fino a poco fa, in modo non completamente informatizzato.

Obiettivi

Gli obiettivi principali del progetto sono:

Strutturazione di un flusso di inserimento dati chiaro, definito e standardizzato, migliorando l'efficienza amministrativa.
Diminuzione del tempo impiegato nella gestione delle pratiche, riducendo il carico di lavoro e migliorando l'accuratezza nel ricontrollo e nella correzione.
Visione d'insieme delle richieste rimborso e dei documenti ad esse collegati.

Sfide

Le sfide principali che si incontrano nel progetto sono:

Mappare i processi e i flussi di lavoro con tutti gli attori coinvolti, definendo in modo corretto e chiaro tutti i passi.
Mediare tra le persone coinvolte, semplificando i processi ed il lavoro a tutti gli attori.
Creare un’esperienza utente (UX) che consenta un facile accesso e inserimento di informazioni per utenti con diverse esigenze.

Vantaggi business

I vantaggi a livello business sono:

Snellimento delle procedure amministrative
Diminuzione degli errori grazie a controlli automatizzati
Risparmio di tempo per tutti i team coinvolti nella gestione dei rimborsi
Completezza e certezza dei dati gestiti
Migliorare la comunicazione per renderla più efficiente tra i vari partecipanti."
"Standardizzare e unificare i flussi di lavoro per gestire i processi di autorizzazione in modo più efficace."
Creazione di reportistica efficace
Processo green: stop all'uso di carta stampata e firme fisiche

Questo progetto ha, inoltre, aperto le porte ad altri scenari, come ad esempio, la possibilità di fare previsioni budget più precise, creare reportistica ed estrapolazione KPI con dati da poter studiare per previsioni a lungo termine in ambito amministrativo, finanziario e statistico.