Optimaler Beschaffungs­prozess: So schaffen Sie den Sprung von der reaktiven zur proaktiven Waren­disposition

Es ist der Traum eines jeden Disponenten im Einkauf: im Voraus zu wissen, wann welche Produkte in welcher Menge bestellt werden müssen. Stattdessen arbeiten viele Unternehmen noch immer in unübersichtlichen Excellisten und häufig haben einige Mitarbeiter ein gewisses "Inselwissen". Fallen sie krankheitsbedingt aus oder verlassen die Firma, stehen die Kollegen nicht selten vor einer schier unlösbaren Aufgabe: Passend zu disponieren, ohne das Lager zu überfüllen oder an Lieferfähigkeit zu verlieren. Wie eine Dispositionssoftware dabei hilft, diese Probleme zu lösen und proaktiv statt reaktiv zu disponieren und den gesamten Beschaffungsprozess zu optimieren, verraten wir in diesem Blogbeitrag. 

Ob Groß- oder Einzelhandel oder Produktion: Die Warendisposition ist ein Kernbereich und wichtiger Faktor des Supply Chain Managements und stellt die Mitarbeiter regelmäßig vor große Herausforderungen. Volatile Märkte, schwankende Nachfragen, Saisonalitäten und externe Faktoren beeinflussen und erschweren die Arbeit. Neben der Bedarfsermittlung geht es in der Disposition, im Englischen als Replenishment bezeichnet, auch darum, die Waren bei geeigneten Lieferanten zu den besten Konditionen zu bestellen und anschließend optimal auf die eigenen Lager und Filialen zu verteilen. Bei produzierenden Unternehmen kommt die Herausforderung hinzu, Fertigware, Halbfertigwaren und lagerhaltige Komponenten zu produzieren und daher auch die Handels- und Rohware optimal zu disponieren.  

Damit hat die Disposition allgemein maßgeblichen Einfluss auf die Effektivität und Effizienz eines Unternehmens. Ziel ist es, eine hohe Verfügbarkeit von Materialien und Produkten bei gleichzeitiger Minimierung der Lagerhaltungskosten und Vermeidung von Überbeständen zu gewährleisten.   

Warum ein ERP-System im Beschaffungs­prozess nicht ausreicht 

In der klassischen Disponierung von Waren wird häufig auf Erfahrung und Bauchgefühl gesetzt. Dieser „Blick in die Glaskugel“ gepaart mit den eingeschränkten Fähigkeiten eines ERP-Systems oder gar einer Excelliste führt dazu, dass der Bedarf für die kommenden 6-12 Monate geschätzt und dann pro Monat runtergerechnet wird. Die Grenzen des ERP-Systems liegen jedoch bei Ausnahmen wie Saisonalitäten, Aktionen oder anderen Nachfragespitzen. Zudem arbeitet ein ERP rein mit statischen Parametern. Diese manuelle Vorgehensweise in der Warendisposition kann bei kleineren Unternehmen bis zu einem gewissen Grad funktionieren. Verbreitert sich jedoch das Produktportfolio, steigen auch die Anforderungen an die Disposition, denn zahlreiche Ausnahmen und mögliche Mehrbedarfe im Blick zu behalten, ist dann manuell schlicht nicht mehr möglich. Die Folge sind Fehler in der Disposition wie zum Beispiel Out-of-Stock-Situationen und niedrige Lieferfähigkeit oder ein zu hoher Lagerbestand mit daraus resultierender hoher Kapitalbindung – und der Gefahr von Abschrift, die dadurch gemacht werden müssen. Wichtige A-Teile werden vernachlässigt, weil zum Beispiel Stammdaten und Steuerungsparameter für unwichtige Artikel gepflegt wurden, was zu empfindlichen Umsatzeinbußen führen kann. Auch kurzfristige Mehrbedarfe der Kunden können nicht flexibel gedeckt werden, weil die Produkte entweder gar nicht auf Lager oder in zu weniger Stückzahl vorhanden sind. 

Reaktive Disposition beschränkt Erfolg 

Zahlreiche Unternehmen arbeiten immer noch traditionell mit einer reaktiven Disposition. Es wird also erst gehandelt, wenn der Bedarf offensichtlich oder bereits kritisch ist. Disponenten geraten dabei nicht selten unter Zeitdruck, weil sie schnelle Entscheidungen treffen müssen. Unvollständige oder falsche Daten führen zu ineffizienten Ergebnissen und das Unternehmen hat keine Chance, angemessen auf aktuelle Entwicklungen und Herausforderungen zu reagieren. Die gesamte Disposition wird im immer komplexeren und agileren Markt also zu einer enormen Herausforderung und verschuldet nicht selten Umsatzeinbußen. Zudem entsteht unweigerlich ein Ungleichgewicht zwischen Angebot und Nachfrage. Zu hohe Bestände und eine verlangsamte Lagerumschlagshäufigkeit führen zu höheren Lagerkosten. Andererseits kann eine zu niedrig prognostizierte Nachfrage dazu führen, dass Artikel nicht auf Lager und damit nicht lieferbar sind.  

Problematisch ist die intransparente Nachfrage. Durch die komplexen Lieferketten ergeben sich eine Vielzahl an Lieferanten, Produktionsstätten und Lagern mit jeweils eigenen Prozessen und Systemen. Die Folge sind Datensilos und fragmentierte Abläufe, die die Planung und Disposition erschweren. Um erfolgreich und wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die Verfahren in der Disposition überdacht werden. Gerade bei saisonalen Artikeln oder großen Unternehmen mit mehreren hunderttausend Stock Keeping Units, die zu planen sind, müssen viele spezifische Aspekte berücksichtig werden. Anstatt auf die Nachfrage des Kunden zu warten und dann zu reagieren, sollte im Idealfall schon vorher absehbar sein, was zu welchem Zeitpunkt in welchem Umfang bestellt wird. Diese Anforderungen und Prognosen können durch eine entsprechende Softwarelösung umgesetzt werden. Die Software kann dank künstlicher Intelligenz und anhand von Mitarbeitern vorgegebenen Parametern zum Beispiel die optimale Bestellmenge zum idealen Zeitpunkt ermitteln. Ziel ist es, niemals Out-of-Stock zu sein und gleichzeitig den Lagerbestand so niedrig wie möglich zu halten. Zusätzlich vereinfachen die Digitalisierung und die Nutzung neuer Technologien die Kommunikation zwischen dem eigenen Unternehmen und den Beteiligten entlang der Supply Chain, wovon auch die Disposition profitiert. 

Mit spezialisierter Software den richtigen Bedarf frühzeitig erkennen  

KI-basierte Softwarelösungen nutzen maschinelles Lernen und prädiktive Analysen, um zukünftige Markttrends und Nachfrageschwankungen vorherzusagen, was eine proaktive Dispositionsstrategie ermöglicht. Demnach orientieren sich Unternehmen dann nicht mehr allein an der Historie, sondern können mit einem entsprechenden Tool eine bedarfsgesteuerte Disposition erreichen. Dieser strategische Ansatz, auch Demand Driven genannt, richtet den Einkauf und die Bestände an der tatsächlichen Kundennachfrage aus, anstatt sich ausschließlich auf historische Daten zu verlassen. Dadurch werden eine Bestandsoptimierungen erzielt und Engpässe in der Lieferkette beseitigt. Der Schritt vom prognostizierten Bedarf zum tatsächlichen Bedarf ist hier der Unterschied. Ein fiktiver Planwert, den die Software ermittelt, deckt sich im Idealfall dann bestmöglich mit dem Bedarf, den Kapazitäten und den Beschaffungsregeln, die später eintreten - und genau hier liegt der große Mehrwert einer intelligenten Software. Auch Rabatte und Rückvergütungen, wie zum Beispiel bei großen Bestellungen am Jahresende, besondere Aktionen und Ereignisse sowie externe Faktoren werden mit in die Planung einbezogen. Manuell könnte dieser Datenaufwand nicht bewältigt werden.  

Flexibel durch automatisierten Beschaffungsprozess 

Bei diesem proaktiven Ansatz werden die Mitarbeiter in der Disposition deutlich entlastet, weil eine Software für Auto-Dispo wiederkehrende Aufgaben übernimmt und so andere und mehr wertschöpfende Tätigkeiten vom Personal übernommen werden können.

Zudem können die Artikel im Gesamtbild betrachtet werden. Dort, wo Handlungsbedarf besteht, warnt die Softwarelösung rechtzeitig (Management-by-Exception). Die Sicherheitsbestandsermittlung wird ebenfalls von einer Dispo-Software übernommen. Je nach Anforderungen eines Unternehmens kann die Ermittlung auch konfiguriert bzw. eigene Sicherheitsbestände vorgegeben werden. Der Vorteil dynamischer Sicherheitsbestände in einer intelligenten Bestandsmanagementsoftware: Neue Bestellungen werden automatisch ausgelöst, sobald eine festgelegte Menge droht, unterschritten zu werden. Durch die richtige Definition von Puffern an strategisch wichtigen Punkten in der Supply Chain und der ständigen Anpassung von Sicherheitsbeständen, Nachbestellpunkten und Höchstbeständen auf der Grundlage von Echtzeit-Datenanalysen der Verbrauchshistorie wird so eine zuverlässige Verfügbarkeit sichergestellt. 

Gerade bei mittels ABC-Analyse ermittelten A-Teilen bedarf es einer höheren Aufmerksamkeit in Sachen Beschaffung, Kontrolle und Pflege. Teilweise kommt es auch vor, dass Produkte Just-in-Time beschafft werden müssen, zum Beispiel in der Automobilbranche. In einer intelligenten Dispositionssoftware sind eine ABC-Analyse und eine XYZ-Analyse integriert und sorgen für die richtigen Schwerpunkte in der Disposition und folglich für eine höhere Effizienz. 

Vorteile einer bedarfsgesteuerten Disposition auf einen Blick   

• Effizienzsteigerung in der Disposition 

• Optimierung der Lagerbestände 

• Reduzierung der Kapitalbindungskosten  

• Mehr Transparenz in der Lieferkette  

• KI unterstützt dabei, saisonale Spitzen und die Nachfrageentwicklung frühzeitig zu erkennen 

• Vorhersage der Nachfrage in Echtzeit 

• Integrierte ABC-/XYZ-Analyse  

• Bei Lebensmitteln: Berücksichtigung von Mindesthaltbarkeitsdaten und Vermeidung von Verderb 

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