Von einer dezentralen Lösung zu einer zentral gesteuerten Disposition für eine Million Stock Keeping Units – diesen Wandel vollzog die Österreichische Post in nur sechs Monaten. Gelungen ist das mit der Bestandsmanagementsoftware LOGOMATE von REMIRA, mit der die Lagerartikel an die landesweit 450 Filialen und 1.350 Post Partner verteilt werden. Die Bestände konnten durch die Einführung der Lösung bereits um zehn Prozent gesenkt werden, gleichzeitig hat sich die Verfügbarkeit je Artikel um bis zu 15 Prozent erhöht. Während der gesamten Projektumsetzung wurde die Österreichische Post von dem REMIRA-Vertriebspartner ARBOR Management Consulting GmbH vor Ort betreut.
Die Österreichische Post sorgt nicht nur dafür, dass Briefe und Pakete unbeschadet und termingerecht vom Sender zum Empfänger gelangen. Der führende Logistik- und Paketdienstleister Österreichs bietet auch ein breites Warensortiment zum Verkauf an, zu dem neben Briefmarken und Verpackungsmaterialien unter anderem Handys, Bücher, CDs und saisonale Artikel gehören. Insgesamt eine Million Stock Keeping Units verwaltet das Unternehmen an den zwei Wiener Lagerstandorten für seine 450 Filialen und 1.350 Post Partner im ganzen Land. Bei der richtigen Verteilung der Waren ist Fingerspitzengefühl gefragt. „Unsere Filialen und Partner verkaufen sehr unterschiedliche Mengen an Artikeln“, erklärt Stefan Nemeth, Leitung Philatelie & Sortimentsmanagement bei der Österreichischen Post. „Während die Filialen jeweils rund 2.000 Produkte im Sortiment haben, sind es bei den Post Partnern allein aufgrund deren geringerer Größe deutlich weniger.“ Um sich mit den benötigten Mengen zu versorgen, orderte bisher jeder Standort seine Waren eigenständig. Das Sortimentsmanagement lag in der Verantwortung der Unternehmenszentrale. „Diese Prozesse waren sehr zeitaufwändig. Außerdem führte die dezentrale Abwicklung dazu, dass einige Artikel zu hohe Reichweiten von bis zu zwölf Monaten hatten. Das hat unsere Bestände unnötig in die Höhe getrieben und viel Kapital gebunden“, beschreibt Stefan Nemeth. Aus diesem Grund entschied die Österreichische Post, ihre Disposition zu zentralisieren. Dafür wurde ein zentrales Dispositionsteam in der Unternehmenszentrale gegründet: die Produktionssteuerung und Logistik. Wichtigstes Arbeitsinstrument der Mitarbeiter ist die neu eingeführte Bestandsmanagementsoftware LOGOMATE von REMIRA. „Die Lösung deckt unsere Anforderungen umfassend ab. Außerdem ist sie intuitiv zu bedienen, sodass die Kollegen bereits nach einer kurzen Einführungsphase selbstständig damit arbeiten konnten“, so Stefan Nemeth.
Die Disposition bei der Österreichischen Post erfolgt zweistufig: Zum einen werden auf Basis der Bestandsentwicklung im Lager und der Lieferzeiten einzelner Artikel Bestellvorschläge für die Lieferanten generiert. Zum anderen wird aus dem Lager an die Filialen und Post Partner disponiert. Beide Herausforderungen managt das Unternehmen mit LOGOMATE. Herzstück des digitalen Bestandsmanagements ist die qualitative Absatzprognose. Diese berechnet unter Berücksichtigung der Verkaufshistorie die Absatzentwicklung auf Artikelstandortebene und liefert den Mitarbeitern präzise Bestellvorschläge. „Auf diese Weise versorgen wir unsere Niederlassungen nicht nach dem Gießkannenprinzip, sondern liefern Waren rein bedarfsbezogen. Aufgrund der unterschiedlichen Größe unserer Standorte ist das extrem wichtig“, präzisiert Stefan Nemeth. Das gesamte Standardsortiment, wie Briefmarken, Paketboxen und Büroartikel, disponiert die Österreichische Post mittlerweile automatisch. Dabei müssen die Bestellvorschläge aus LOGOMATE nur durch einen Disponenten geprüft und freigeben werden – eine große Zeitersparnis im Tagesgeschäft. Einmalartikel wie Zeitschriften, CDs oder DVDs, die nicht nachbestellt werden, verteilt die Software absatzgerecht an die Filialen. Dabei unterstützt das Verteilmodul LM push+, das anhand frei wählbarer Parameter die erforderlichen Warenmengen berechnet. So werden Rückläufer und Restbestände vermieden, die nicht mehr verkauft werden können.
Einige Lieferanten bieten ab einem Mindestbestellwert bessere Preiskonditionen an. Um davon zu profitieren, kann die Österreichische Post in LOGOMATE festlegen, bis zu welcher Artikelreichweite sich eine Bestellung finanziell rechnet. Das System füllt die Bestellungen dann automatisch auf die zur Erreichung der Frei-Haus-Grenze erforderliche Stückzahl auf. Gleichzeitig hilft die Berechnung des Sicherheitsbedarfs mit ABC/XYZ-Analysen dabei, Überbestände oder Out-of-Stock-Situationen zu vermeiden. Bei den Analysen werden die Produkte nach ihrem Anteil am Unternehmensumsatz klassifiziert und in die Kategorien Dauerartikel, Saisonware und Sonderangebote unterteilt. So ergibt sich ein differenziertes Bild, das eine präzise Sortimentsplanung ermöglicht.
Einmal im Monat veröffentlicht die Österreichische Post Sonderangebote ihrer Handelswaren. Diese Artikel müssen nachdisponiert werden, um im Aktionszeitraum in ausreichender Menge verfügbar zu sein. Das gelingt mit dem LOGOMATE-Modul LM promo+. Abgestimmt auf die jeweilige Preisgruppe und die Aktionshistorie eines Produkts berechnet das Modul automatisch benötigte Zusatzmengen. Weil das tatsächliche Kaufverhalten nachträglich mit der Aktionsplanung verglichen wird, können Sonderangebote mit wachsender Zahl der durchgeführten Berechnungen immer präziser prognostiziert werden. Unter den Saisonartikeln hat besonders das Geschäft mit Weihnachtsmarken eine große Bedeutung für die Österreichische Post. Stock-outs im wichtigen Weihnachtsgeschäft sind unbedingt zu vermeiden. Daher arbeitet das Dienstleistungsunternehmen zur Kalkulation der Marken mit einem jährlichen Forecast. Dieser ermöglicht eine höhere Genauigkeit beim Bestellen der Sondermarken. „Früher hat jede Filiale auf den Gesamtlagerbestand zugegriffen und sich bei Aktionswaren einen Puffer zugelegt. Die Verteilung der Artikel war nicht transparent, einige Produkte waren schon in der Saison ausverkauft“, erläutert Stefan Nemeth. Durch die zentralisierte Disposition laufen die Prozesse jetzt viel geregelter ab, und drohende Out-of-Stocks werden erkannt, bevor es zu Lieferengpässen kommt.
Seit der Einführung der Bestandsmanagementsoftware hat die Österreichische Post ihre Bestände bereits um zehn Prozent gesenkt – bei einer gleichzeitigen Steigerung der Verfügbarkeit um bis zu 15 Prozent. Das liegt unter anderem an einer höheren Bestandsgenauigkeit, d. h., es werden nur noch solche Artikel bevorratet, an denen tatsächlich ein Bedarf besteht. In der Folge konnte das Logistikunternehmen sowohl die Sicherheitsbestände als auch die Wahrscheinlichkeit von Stock-outs reduzieren. Durch die zentrale Abwicklung der Verteilprozesse entfällt für die Mitarbeiter in den Filialen und bei den Post Partnern außerdem der aufwändige Dispositionsaufwand. Sie haben nun mehr Zeit, sich in Verkauf, Inventur und Kundenbetreuung einzubringen.