Beim Begriff "EDI" schrecken viele Unternehmen und Lieferanten zunächst zurück - zu teuer, zu aufwendig, zu kompliziert. Der elektronische Datenaustausch birgt zwar viele Vorteile, wird aber meist nur von größeren Unternehmen genutzt, die die Investition nicht scheuen. Dass es auch eine Lösung für kleine und mittelständische Unternehmen gibt, ist vielen gar nicht bewusst. Gemeint ist WebEDI, wodurch die digitale Kommunikation mit Lieferanten ohne großen Aufwand möglich ist. Wie genau diese SaaS-Portale funktionieren und was die Vorteile sind, erklären wir in diesem Blogartikel!
Die manuelle Bearbeitung von Geschäftsprozessen ist aufwendig und fehleranfällig. Viele Unternehmen nutzen daher EDI, um die Vorgänge zu digitalisieren und damit zu beschleunigen. EDI, kurz für Electronic Data Interchange, beschreibt den elektronischen Prozess des standardisierten Datenaustauschs von Informationen zwischen zwei Unternehmen. Dafür benötigt jeder Geschäftspartner ein sogenanntes EDI-System, das mit dem ERP-System des jeweiligen Unternehmens verknüpft wird und so einen schnelleren, sicheren und papierlosen Datenaustausch ermöglicht. Dadurch steigt die Datenqualität, wodurch Geschäftsprozesse nachhaltig beschleunigt werden können.
Datenaustausch via EDI
Eine EDI-Plattform anzuschaffen und zu implementieren ist im Hinblick auf Kosten, Personal und benötigte Hardware sehr aufwendig. Gerade kleine und mittlere Unternehmen haben schlichtweg nicht genügend Kapazitäten, um dies zu gewährleisten und setzen daher weiterhin auf herkömmliche Medien wie Briefe, E-Mails oder Faxe – dabei bleiben die Chancen der Digitalisierung ungenutzt. Durch die manuelle Bearbeitung kommt es häufig zu Übertragungs- und Kommunikationsfehlern. Der elektronische Datenaustausch via EDI hingegen bietet viele Möglichkeiten und Vorteile, darunter mehr Transparenz, Standardisierung in Datenabfragen, intensivere Zusammenarbeit mit Lieferanten, Echtzeitdaten und sichtbare Optimierungspotenziale. Einige Unternehmen beauftragen auch externe EDI-Dienstleister, die die zuständigen EDI-Ansprechpartner der Kunden und Lieferanten kontaktieren und mit diesen das sogenannte EDI-Onboarding durchführt.
Doch so einfach die Standardisierung mit EDI zunächst auch klingt – es gibt zahlreiche EDI-Standards und Formate, die von Branche zu Branche unterschiedlich sein können. In der Automobilindustrie gibt es z.B. VDA (Standard des Verbandes deutscher Automobilindustrie), ODETTE (Standard der europäischen Automobil-Branche), EDIFACT (internationaler UN-Standard) und ANSI X.12 (US-Standard für EDI-Formate), während im Finanzsektor z. B. SWIFT der global vorherrschende Standard ist.
WebEDI als Alternative für KMU
Da die Einführung einer EDI-Verbindung schnell einen hohen Aufwand und kaum kalkulierbare Kosten nach sich ziehen kann, sind vor allem kleinere und mittelständische Unternehmen auf Alternativen angewiesen. Sie benötigen eine weniger komplexe Lösung, die auch den Lieferanten ohne eigenes EDI-System die Möglichkeit verschafft, an den digitalen Prozessen des Einkaufs teilzunehmen. Nur dann können auch kleine und mittlere Unternehmen strukturierte Daten im EDIFACT-Format an Großunternehmen senden bzw. empfangen.
Hier eignet sich eine EDI-Alternative als Software-as-a-Service an. Dabei handelt es sich um webbasierte Tools, auch "Lieferantenportale" genannt, die von externen Dienstleistern zur Verfügung gestellt werden. Lieferanten und Geschäftspartner ohne und mit eigenem EDI-System können dann an das WebEDI-System angebunden werden. So lässt sich das gesamte Lieferantenmanagement digital auf nur einer Plattform abbilden – inklusive zahlreicher Zusatzfunktionalitäten. So können auch Lieferanten ohne eigenes EDI-System unkompliziert und effizient an Prozesse angebunden werden.
Wie funktioniert WebEDI?
Um WebEDI nutzen zu können, müssen sich Unternehmen einen externen Anbieter suchen, der eine entsprechende Plattform zur Verfügung stellt. Sobald diese aktiviert ist, erhalten die Lieferanten Log-in-Daten. Sie selbst müssen nichts installieren, denn beim klassischen WebEDI werden die Daten vom Lieferanten im Web-Portal über den Browser manuell in einem Formular erfasst: Ein Kunde versendet eine Bestellung an das Portal, die im Portal vom Lieferanten beantwortet wird. Hier wird eine Auftragsbestätigung generiert und über die Schnittstelle an den Kunden gesendet. Die Informationen werden dabei automatisch in eine EDI-Nachricht konvertiert und über sichere Internetprotokolle wie zum Beispiel File Transfer Protocol Secure (SFTP), Hyper Text Transport Protocol Secure (HTTPS) oder AS2 versendet. Die Lieferanten werden per E-Mail informiert, wenn eine neue Nachricht, zum Beispiel eine Bestellung, eingeht. Ausgehende Nachrichten können basierend auf den eingehenden Nachrichten vorausgefüllt und automatisiert erstellt werden. Für das bestellende Unternehmen werden sämtliche Daten in beide Richtungen vollautomatisiert übermittelt. Dank WebEDI können also mit nur geringem Aufwand kleinere, nicht EDI-fähige Handelspartner in die eigene EDI-Landschaft integriert werden.
Was sind die Vorteile von Web EDI?
Mit einer Lösung für WebEDI können Zulieferer und Partner elektronische Bestellungen aufgeben, Bestellungen verarbeiten oder Lieferungen planen. Die Bestellungen und Lieferpläne werden so dargestellt, als ob sie über eine EDI-Verbindung zustande gekommen wären. Dadurch können auch Dokumente wie Bestellbestätigungen oder Lieferavise elektronisch und papierlos zur Verfügung gestellt werden.
Vorteile im Überblick
- Der Datenaustausch ist sicher, fehlerfrei und schnell.
- Hohe Prozesseffizienz
- Vorhandene EDI-Infrastruktur kann genutzt werden.
- Geringe Einstiegsschwelle
- Unkomplizierte Nutzung von EDI
- Hohe Transparenz über den gesamten Lieferprozess
- Nutzungsabhängige Kosten
- Kein spezielles Personal/Know-how notwendig
- Eignung für gelegentliche Nutzung
Fazit
Eine EDI-Anbindung ist für kleinere und mittlere Unternehmen meist nicht umsetzbar. WebEDI als Alternative bringt jedoch die wichtigsten Funktionen mit sich und erleichtert die digitale Einbindung aller Zulieferer in die Supply Chain. Die Anwendung ist eine einfachere Lösung für effizienten Datenaustausch mit kleineren Lieferanten bzw. bei unregelmäßigen Geschäftsbeziehungen. So können kleine Unternehmen dank WebEDI nicht nur den manuellen Bearbeitungsaufwand, sondern auch Unterbrechungen ihrer digitalen Geschäftsprozesse vermeiden.
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