Volle Lager und trotzdem Out-of-Stock, unzufriedene Kunden, zu wenig Umsatz - das sind die Horrorszenarien eines jeden Disponenten. Die Disposition ist ein wichtiger Teil des Bestandsmanagements, denn sie soll die Liquidität im Unternehmen durch einen geringeren Bestand erhöhen und für mehr Transparenz und eine höhere Lieferfähigkeit sorgen. In vielen Unternehmen erfolgt die Disposition immer noch manuell, weil Mitarbeiter und Verantwortliche den Schritt in die Automatisierung scheuen. Doch nur eine automatisch gesteuerte Disposition wird den hohen Anforderungen im schnelllebigen Markt gerecht. Dieser Blogbeitrag zeigt die einzelnen Stufen zur Automatisierung, wie sich der Arbeitsplatz der Disponenten verändert und welche Vorteile für Unternehmen und Mitarbeiter entstehen.
Den Überblick über das Warensortiment zu behalten ist eine große Herausforderung für Einkäufer, Logistiker und Disponenten: Sei es durch den Vertrieb der Produkte auf verschiedenen Kanälen – Stichwort Omnichannel – oder durch die spätestens seit der Corona-Pandemie noch instabileren Lieferketten und den immer größeren Ressourcenmangel. Ein effektives Bestandsmanagement ist daher essenziell; Dispositionsentscheidungen aufgrund eines Bauchgefühls zu treffen hingegen schlicht nicht mehr zeitgemäß.
Ein strukturiertes und durchdachtes Bestandsmanagement garantiert, dass die Nachfrage jederzeit befriedigt wird, ohne zu viel gebundenes Kapital im Lager zu haben. Gerade kleine und mittlere Unternehmen nutzen häufig ihr ERP-System für das Bestandsmanagement. Problematisch ist jedoch, dass hiermit keine tiefergehenden Probleme gelöst werden können: Die ERP-Systeme stoßen schnell an ihre Grenzen und liefern zudem keine belastbaren Prognosen. Hinzu kommt, dass die manuelle Disposition extrem zeitaufwendig und fehleranfällig ist: Unübersichtliche und umfangreiche Excel-Tabellen sind keine gute Basis für erfolgreiches Bestandsmanagement. Die Disponenten sind einen Großteil der Zeit damit beschäftigt, wiederkehrende Arbeitsschritte zu erledigen, die längst automatisiert werden könnten.
Automatische Disposition mit Softwareunterstützung
Der Einsatz einer Software für automatische Disposition soll keinesfalls Arbeitsplätze von Disponenten ersetzen. Vielmehr verändern sich durch die Automatisierung bestimmter Vorgänge die Aufgaben in der Disposition. Insbesondere wird der Dispositionsaufwand deutlich reduziert, da dispositive und richtige Entscheidungen, zum Beispiel zu wiederkehrenden Bestellungen, durch die Software systemisch vorbereitet und getroffen werden. Dadurch werden auch die Personalressourcen gesenkt, die wiederum an anderer Stelle wertschöpfender eingesetzt werden können:
- Sortimentsoptimierung
- "Renner-/Penner-Analyse
- Liquiditätsplanung im Einkauf
- Mitarbeiterplanung im Lager
- Lieferantenmanagement
- Automatisierung vorantreiben
Gerade in puncto Lieferantenmanagement profitieren Unternehmen vom Einsatz einer intelligenten Softwarelösung. Durch frühzeitige und präzise Forecasts können sie zukünftige Bestellungen rechtzeitig an den Lieferanten geben, sodass dieser besser planen und zuverlässig liefern kann. Ist dies nicht möglich, können alternative Lieferanten hinzugezogen und Lieferantenkonditionen verglichen werden.
Wie arbeitet ein Disponent manuell?
Wie hat sich ein Artikel in der Vergangenheit absatzseitig verhalten und über welchen Zeitraum? Tage, Wochen, Monate – im Arbeitsalltag entstehen ungeheure Datenmengen, die häufig in unübersichtlichen Excel-Tabellen geführt werden. Eine grafische Aufbereitung mit Auswertungen ist nicht vorhanden. Mitarbeiter in der Disposition erhalten oft erst eine Meldung aus dem ERP-System, wenn beispielsweise der Meldebestand eines Artikels erreicht ist - und das womöglich schon zum wiederholten Mal. Auch Sonderaktionen oder Saisonalitäten können kaum manuell herausgearbeitet werden, weil der dazu benötigte Zeitraum viel zu umfassend ist. Ein vorausschauendes Bestandsmanagement ist auf diese Weise nicht möglich.
Was verändert sich mit der Automatisierung im Bestandsmanagement?
Die mühsame und manuelle Arbeit läuft mithilfe einer Lösung für Bestandsmanagement ganz von allein und im Hintergrund ab. Tagesaktuelle Berechnungen, Auswertung der Vergangenheitswerte und sogar die Vorhersage auf Basis bekannter Aufträge und der Historie nimmt das System dem Disponenten ab. Zur automatischen Disposition gehört auch das Zusammenspiel mit den Lieferanten. Mindestbestellmengen, Freihausgrenzen, Lieferzeit: All das sind wichtige Aspekte, die eine Supply Chain nachhaltig beeinflussen können. Auch hierbei nimmt die Software dem Mitarbeiter in der Disposition durch die Ermittlung der idealen Bestellmenge die Arbeit ab. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen scheuen häufig die Einführung einer Bestandsmanagementsoftware, sei es aus Kosten- oder Komplexitätsgründen. Doch wenn Unternehmen wettbewerbsfähig bleiben wollen, kommen Sie künftig nicht an der Automatisierung vorbei.
Die einzelnen Stufen der Automatisierung in der Disposition
- Stufe 0: Die Disposition läuft komplett manuell ab, meist mit Excel-Listen und Papier, Dispositionsentscheidungen werden aus dem Bauch heraus und auf Erfahrungen basierend getroffen. Es ist keine Automatisierung vorhanden.
- Stufe 1: Wesentliche Dispositionsentscheidungen trifft der Mitarbeiter immer noch selbst, wird dabei aber vom System unterstützt
- Stufe 2: Es werden Bestellvorschläge vom System geliefert, jedoch noch geprüft, weil das Vertrauen fehlt. Es gilt: Je höher die Stammdatenqualität, desto höher die Qualität der Bestellvorschläge.
- Stufe 3: Die Bestellvorschläge werden direkt im ERP freigegeben, danach erfolgt die Auslösung bzw. das Versenden der Bestellung jedoch noch manuell.
- Stufe 4: Stichwort Supplier Collaboration - Bestellungen werden aus dem ERP über EDI oder ein Lieferantenportal automatisch verschickt.
- Stufe 5: Die Endstufe Richtung Kunde ist das sogenannte Vendor Managed Inventory (kurz: VMI), bei dem der Händler die Disposition für das Kundenlager übernimmt.
Fazit
Die Automatisierung in der Disposition lässt den Mitarbeitern mehr Zeit, ihr Know-how für andere Aufgaben einzusetzen. Management-by-Exception erlaubt es, besser auf Situationen zu reagieren, in denen die Auto-Dispo nicht funktioniert - beispielsweise, weil ein Lieferant plötzlich nicht liefern kann oder aus anderen Gründen abspringt. Ein sogenannter Accuracy Check kann bei der Einführung einer Automatisierung helfen. Dabei wird ganz einfach geprüft, wie häufig ein vom System veranlasster Bestellvorschlag vom zuständigen Mitarbeiter akzeptiert wurde. Nach zehn erfolgreichen Bestellungen kann ein solcher Vorgang ohne Probleme automatisiert werden, um zukünftig noch mehr Zeit in der Disposition zu sparen. Die Vorteile der Auto-Dispo überzeugen: Neben der enormen Kosten-, Zeit- und Ressourceneinsparung sowie der Nachhaltigkeit in der Supply Chain, insbesondere bei Unternehmen im Lebensmittelbereich, erfolgt eine erhebliche Aufwertung des Arbeitsplatzes und der Arbeitsqualität in der Disposition. Einmal implementiert, läuft die Bestandsmanagementsoftware zunächst ohne großes Zutun – Von Zeit zu Zeit müssen kleinere Konfigurationen wie Überprüfungen, Anpassung der Prognoseparameter, Lieferantenkonditionen etc. vorgenommen werden, um bestmögliche Ergebnisse zu erhalten.
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