Bestandsmanagement: So gelingt die Inventur in Corona-Zeiten
Kaum ein wertschöpfendes Unternehmen in Deutschland ist nicht von der Corona-Krise betroffen. Das COVID-19-Virus sorgt branchenübergreifend für große Herausforderungen. Fast kein Unternehmer denkt in dieser Zeit an die anstehende Inventur. Dabei gibt es Mittel und Möglichkeiten, um den Zeit- und Personalaufwand deutlich zu reduzieren, sich zusätzliche Kapazitäten für die Zeit nach der Krise zu verschaffen und gleichzeitig allen hygienischen Anforderungen zur Prävention von Infektionen Rechnung zu tragen.
In Zeiten der Corona-Pandemie gerät der Gedanke an die jährlich anstehende Inventur schnell in den Hintergrund. Für viele Unternehmen steht das Beibehalten der Liquidität und damit auch die Reduzierung von Kosten im Vordergrund. „Eine Vollinventur ist kostenintensiv“, erklärt Sven B. Jessl. Das Unternehmen ist einer der führenden Anbieter von Bestandscontrolling- und Inventursystemen und der Inventurspezialist innerhalb der REMIRA Group. „Häufig muss das Lager vorübergehend geschlossen werden. Das ist alles andere als wertschöpfend. Hinzu kommt ein großer Personalaufwand, der notwendig ist, um die Vollinventur überhaupt durchführen zu können.“ In der Corona-Krise ist das nur schwer realisierbar, denn das Abstandhalten im Kontext von Social Distancing wird zur neuen Normalität. Nur so können Unternehmen dem gesundheitlichen Risiko entgegentreten, das exponentiell steigt, je mehr Mitarbeiter sich gleichzeitig zum Zählen im Lager aufhalten. Darüber hinaus steht aktuell vielerorts, bedingt durch Kurzarbeit, ohnehin nur eine ausgedünnte Personaldecke zur Verfügung.
Doch auch das Aussitzen der Corona-Krise, um anschließend die Inventur durchzuführen, ist keine gute Option. In einzelnen Bereichen nimmt die Wirtschaft langsam schon wieder Fahrt auf. Für diese Unternehmen geht es jetzt darum, das Tagesgeschäft wieder zu meistern und die durch die Corona-Krise erlittenen Ausfälle in Grenzen zu halten bzw. aufzuarbeiten. Für eine Vollinventur bleibt keine Zeit. Viele Unternehmen setzen daher auf eine permanente Inventur. Sie zählen unterjährig ihre Bestände und verteilen die Zählarbeit somit auf den gesamten Geschäftsjahreszeitraum. Doch auch dies kann in der aktuellen Corona-Krise zu einer Herausforderung werden. „Aufgrund der vielerorts knappen Personalressourcen und der reduzierten Aktivitäten im Lager kann es sein, dass nicht alle Lagerbestände innerhalb eines Jahres gezählt werden können“, erklärt Sven B. Jessl. „Das führt dann zu einem ähnlichen Problem wie bei der Vollinventur. Unternehmen müssen innerhalb eines kürzeren Zeitraums als ursprünglich geplant ihre Waren zählen. Sie benötigen dafür entsprechendes Personal und müssen im schlimmsten Fall ihr Lager vorübergehend schließen.“
Den Aufwand für die Inventur minimieren
Doch wie gelingt die Inventur auch in Zeiten der Corona-Krise? Und wie können die handelnden Personen im Lager dabei vor der Infektionsgefahr geschützt und gleichzeitig entlastet werden? Ein Werkzeug dafür ist die Stichprobeninventur. Dabei handelt es sich um ein gesetzlich zulässiges Inventurvereinfachungsverfahren, mit dem die Korrektheit der Bestandsführung geprüft wird. So wird nachgewiesen, dass die systemseitig geführten Bestände mit den tatsächlich im Lager befindlichen Artikeln übereinstimmen. Wird dies innerhalb der zulässigen Toleranzen bestätigt, können die Vollinventur und auch die permanente Inventur entfallen.
„Der größte Vorteil der Stichprobeninventur ist, dass der Zählaufwand um durchschnittlich 95 % reduziert wird“, berichtet Sven B. Jessl. „Damit sinken die Kosten drastisch, denn sowohl der Zeit- als auch der Personalaufwand werden auf das Nötigste minimiert.“
Gerade in der aktuell angespannten Situation entfaltet die Stichprobeninventur ihre Vorteile. Durch das deutlich niedrigere Zählvolumen und den dadurch stark reduzierten Personalbedarf wird die Infektionsgefahr im Lager minimiert. Es ist möglich, die Inventur vornehmlich mit lagerkundigen Mitarbeitern durchzuführen. Dies hat einen signifikant positiven Effekt auf die Zählqualität, denn die Erfassung vieler Artikelpositionen mit einer großen Anzahl von Personen führt zwangsläufig zu Fehlern – vor allem dann, wenn dabei auch noch Mitarbeiter eingesetzt werden müssen, die nicht mit der Lagersituation vertraut sind.
Mit der Stichprobeninventur erhalten Unternehmen die maximale Transparenz bezüglich der Leistungsfähigkeit ihrer Bestandsführung.
„Es werden mathematisch-statistische Verfahren genutzt, um den Zählaufwand zu minimieren“, sagt Sven B. Jessl. „Mit dem Konzept der Stichprobeninventur digitalisieren Unternehmen ihren Inventurprozess.“
Dies hat zur Folge, dass nicht alle Lagerpositionen angefasst werden müssen und die Gefahr minimiert wird, Zählfehler in das Bestandssystem einzupflegen. In Deutschland, Österreich und der Schweiz ist die Stichprobeninventur bereits seit Jahren gesetzlich zulässig. Auch in vielen anderen inner- und außereuropäischen Ländern wird das Verfahren akzeptiert.
Viele Unternehmen erfüllen die Voraussetzungen
Viele Unternehmen erfüllen bereits, ohne es zu wissen, die Voraussetzungen für die Durchführung einer Stichprobeninventur. Die Lagerbestände müssen softwareseitig erfasst sein und die Lagerbewegungen realitätsnah abbilden. Darüber hinaus muss das Unternehmen sicherstellen, dass die Bestandsführung ordnungsgemäß und auf einem hohen Niveau erfolgt. Wirtschaftsprüfer erwarten zudem, dass die Stichprobeninventur mit einem testierten und damit zugelassenen System durchgeführt wird.
Experten wie Sven B. Jessl empfehlen Unternehmen, die Inventur auch in Zeiten der Corona-Pandemie nicht zu vernachlässigen. In der Regel werden die Vollinventur und die Stichprobeninventur in dem Zeitraum zwischen drei Monaten vor und zwei Monaten nach dem Bilanzstichtag durchgeführt. Um sich nach der Krise wieder auf das Tagesgeschäft konzentrieren und weitere Ausfälle vermeiden zu können, empfiehlt es sich, bereits frühzeitig mit dem zuständigen Wirtschaftsprüfer Kontakt aufzunehmen und eine Umstellung auf das Stichprobeninventurverfahren abzustimmen.
„Eine gut geplante Einführung der Stichprobeninventur ist trotz knapper Personalressourcen ohne Weiteres möglich“, sagt Sven B. Jessl. „Der Aufwand für die Einführung einer testierten Softwarelösung zur Stichprobeninventur ist gering. Erfahrene Anbieter können dies kurzfristig realisieren.“
