Bestandsmanagement: 6 Gründe, warum eine ERP-Lösung nicht ausreicht

Benötige ich wirklich eine spezielle Bestandsmanagement-Software, wenn ich schon ein ERP-System im Einsatz habe? Bei vielen Einkaufs- und Supply Chain-Leitern ist fälschlicherweise noch der Glaube verbreitet, dass ein ERP-System und Excel ausreichen – und damit sparen sie am falschen Ende. Dabei ist die Frage nach der Notwendigkeit einer Bestandsmanagement-Software ganz einfach zu beantworten: Legen Sie Wert auf eine effiziente und moderne Disposition? Die Antwort lautet Ja? Dann sollten Sie unbedingt auf eine intelligente Bestandsmanagement-Software setzen. Warum das der Fall ist, erklären wir in unserem Blogbeitrag.

Bevor Sie Ihr ERP vorschnell ausschalten, eins vorneweg: Unser Ziel ist es nicht, ERP-Systeme generell den Nutzen abzusprechen. Sie sind der Standard, wenn es um die funktionsübergreifende Unterstützung und Organisation sämtlicher Geschäftsprozesse von Unternehmen geht – allerdings nicht im Bereich Bestandsmanagement. Denn die systematische Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Bestände ist viel mehr als nur ein Anhängsel im ERP-System. Viele Systemhäuser haben dies bereits erkannt und bieten Softwarelösungen zur Bestandsoptimierung von Drittanbietern direkt mit an. Anstatt ausschließlich ein Basis-ERP sollten Sie deshalb auch eine Speziallösung integrieren, die Sie bei der Optimierung Ihrer Prozesse und damit bei der Einsparung von Kosten unterstützt.

Die folgenden 6 Punkte zeigen auf, welche Nachteile der Einsatz eines ERP-Systems für das Bestandsmanagement mit sich bringt und warum eine Speziallösung die richtige Wahl ist:

1. Hohe Prozesskosten

Verlassen Sie sich in der Disposition einzig auf Ihr ERP- oder Excel-System, bedeutet das in der Regel einen enormen manuellen Aufwand. Denn die scheinbar gesparten Kosten tauchen an anderer Stelle wieder auf: Gleich mehrere Mitarbeiter sind mit der Kontrolle der Daten beschäftigt. Das geht mit hohen Personalkosten sowie einem unnötigen Zeitaufwand einher.

Zugleich ist die Excel-Methode fehleranfällig. Sie können sich nie sicher sein, ob die ermittelten Bestandszahlen korrekt vermerkt wurden. Außerdem ist eine parallele Bearbeitung durch mehrere Disponenten in Excel nicht möglich. Das birgt die Gefahr, dass Änderungen, die nicht sofort eingetragen werden, in Vergessenheit geraten. Ein digitales Bestandsmanagement-Tool dagegen reduziert den manuellen Aufwand erheblich und sorgt für schnelle, automatisierte Prozesse.

2. Überbestände

Ein großes Manko von ERP-System und Excel-Tabellen sind fehlende Transparenz und Prognosemöglichkeiten. Für Sie als Disponenten ist nicht klar ersichtlich, welche Artikel aktuell und in Zukunft nachgefragt werden. Aus Angst, eventuell nicht lieferfähig zu sein, werden mehr Waren bestellt als tatsächlich benötigt. Diese Angstbestände haben eine hohe Kapitalbindung zur Folge. Indem Sie zu hohe Sicherheitsbestände abbauen, setzen Sie umgekehrt Kapital frei. Dieses steht wiederum an anderer Stelle zur Verfügung – etwa für den Erwerb neuer Lagertechnik oder andere Investitionen.

3. Keine Forecasts

ERP-Systeme sind im Grundsatz rein statische Buchungsapplikationen – und sind daher mit dynamischen Berechnungen überfordert. Es werden Minimal- und Maximalwerte eingepflegt, an denen sich das System orientiert. In der Praxis bedeutet dies: Wird die definierte Menge x unterschritten, wird Menge y nachbestellt – unabhängig von saisonalen Schwankungen oder Trends. ERP-Systeme arbeiten nur mit Vergangenheitsdaten. Das heißt, sie wissen lediglich, welche Artikel in der Vergangenheit gut oder schlecht nachgefragt wurden.

Wie sich der Bedarf in der Zukunft entwickeln wird, können ERP-Systeme jedoch nicht prognostizieren. Disponenten tätigen Bestellungen dann oftmals aus dem Bauch heraus. Das funktioniert aber nur, wenn der Mitarbeiter über jahrzehntelange Erfahrung verfügt – und selbst das ist kein Garant dafür, dass die bestellte Ware dem tatsächlichen Bedarf entspricht. Ein Bestandsmanagement, das auf einem ERP-System beruht, ist nicht zeitgemäß und wird modernen Ansprüchen nicht gerecht.

4. Schlechte Lieferfähigkeit

Marktübliche ERP-Systeme folgen starren Strukturen und spiegeln häufig nur die Bestandssituation wider. Deshalb ist es für Einkäufer fast unmöglich, saisonale Schwankungen oder Trends vorherzusehen und diese bei dem Bestellprozess zu berücksichtigen. Hohe Nachfragesteigerungen können Sie über Ihr ERP-System nicht präzise kalkulieren. Im schlimmsten Fall drohen daher Out-of-Stock-Situationen und unzufriedene Kunden. Im Gegensatz dazu beziehen dynamische IT-Lösungen Trends und Prognosen zusammen mit den vorhandenen Daten in ihre Berechnungen ein.

5. Inflexibilität

Je komplexer Ihre Infrastrukturen im Unternehmen sind, desto ungeeigneter ist ein ERP-System. Dieses ist nicht für den Einsatz in mehreren Filialen oder Lagerstandorten ausgelegt. Spielt bei Ihnen das Filialgeschäft eine wichtige Rolle, sollten Sie sich für eine Softwarelösung entscheiden, die über eine Multisite-Fähigkeit verfügt. Speziell für das Bestandsmanagement konzipierte Programme können mehrere Läger virtuell abbilden. Dadurch hat jeder Standort Zugriff auf alle relevanten Daten. Auch Fehlbestände in verschiedenen Lägern können solche Tools identifizieren.

6. Negative Ökobilanz

Die mangelnde Prognosefähigkeit eines ERP führt gerade im Lebensmittelhandel zu gravierenden Problemen: Falsch eingeschätzte Bedarfe und aus dem Bauch heraus ermittelte Sicherheitsbestände können verdorbene Lebensmittel zur Folge haben. Mit einem intelligenten Bestandsmanagement-Tool, das bei der Forecast-Berechnung unter anderem externe Faktoren wie Wetterlagen oder Ferienzeiten mit einbezieht, lässt sich Lebensmittelverschwendung effektiv vermeiden.

Zudem ermöglichen spezielle Bestandsmanagement-Lösungen eine optimale Auslastung von Lkw und Schiffscontainern. Die Software verfügt standardmäßig über eine Funktion zur Lkw- und Containeroptimierung. Diese füllt Bestellungen automatisch so auf, dass nur voll beladene Lkw oder Container auf die Reise gehen. Auf diese Weise sparen Anwender Lieferkosten und schonen gleichzeitig die Umwelt durch eine CO₂-Reduzierung.

Fazit

Ein zeitgemäßes Bestandsmanagement ist mit einem Standard-ERP-System nicht realisierbar. Unternehmen sollten deshalb auf eine spezialisierte und leistungsstarke Bestandsmanagement-Software vertrauen, die tagesaktuelle Prognosen erstellt und bei den Berechnungen künftiger Bestellungen saisonale Besonderheiten und Trends berücksichtigt. Damit legen Unternehmen eine wichtige Grundlage für smarte Logistikprozesse in Handel, Industrie und Produktion.

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