Bestandsmanagement: In vier Schritten zur optimalen Lösung

Warum ein strategisches Bestandsmanagement sinnvoll ist

Stellen Sie sich diese Herausforderung im Bestandsmanagement vor: Ein Kunde möchte bei Ihnen einen bestimmten Artikel kaufen. Sie können diesen aber nicht liefern, weil sie ihn nicht mehr auf Lager haben. Diese Situation tritt nicht einmalig, sondern regelmäßig auf. Die Folge: Immer mehr Kunden wenden sich einem Wettbewerber zu. Ehe Sie sich versehen, ist das Bestandsmanagement zu einem unternehmenskritischen Faktor geworden.

Vorsicht ist auch geboten, wenn Sie Ihre Bestände mittels Papier- und Excel-Listen pflegen oder die Absatzprognose „aus dem Bauch“ gemacht wird. Diese Form des manuellen Bestandsmanagement ist extrem fehleranfällig und führt oftmals zu hohen Sicherheits- und Angstbeständen, die eine unnötige Kostenbelastung bedeuten. Dabei ist die Lösung einfacher, als gedacht: In nur vier Schritten gelangen Sie zu einem professionellen Bestandsmanagement, das….

• eine konstante Lieferfähigkeit,
• optimale Lagerbestände,
• flexible Lieferzeiten und
• eine geringe Kapitalbindung

in Einklang bringt.

Schritt 1: Checkliste – Überprüfen Sie Ihren Handlungsbedarf

Lieber „selber machen“ oder doch auf eine professionelle Softwarelösung als Teil der vernetzten Supply Chain setzen? Oftmals herrscht bei Unternehmen Unsicherheit, ob sich eine automatisierte Disposition wirklich lohnt. Die Einführung einer Bestandsmanagementsoftware kann allerdings nur dann von Erfolg sein, wenn alle Verantwortlichen in Ihrem Unternehmen geschlossen hinter dem Projekt stehen. Aus diesem Grund ist es sinnvoll, zunächst Ihren aktuellen Handlungsbedarf zu überprüfen:

Schritt 2: Kontrollieren Sie Ihre IT-Strukturen vor der Einführung einer Software für Bestandsmanagement

Ihr Bestandsmanagement weist Optimierungsbedarf auf? Dann folgt jetzt Schritt zwei. Prüfen Sie, ob die Voraussetzung für die Einführung einer digitalen Lösung erfüllt ist. Sie benötigen ein leistungsfähiges ERP-System, an das die Software angebunden wird. Diese entnimmt den übergeordneten Systemen automatisch alle Stamm- und Bewegungsdaten, die für die Absatzprognosen und zur Bestandsoptimierung erforderlich sind.

Dazu zählen beispielsweise

• Artikelstammdaten
• Angaben zu Lieferanten
• Wiederbeschaffungszeiten
• Einkaufskonditionen
• Historische Abverkäufe
• Geplante Lieferungen

Schritt 3: Finden Sie die passende Lösung, um Ihre Bestände zu optimieren

Jetzt gilt es, im Dickicht der verschiedenen Lösungen und Anbieter den Überblick zu behalten. Führen Sie sich vor Augen, was Ihre branchenspezifischen Kernanforderungen sind. Haben Sie zum Beispiel eine hohe Anzahl an Variantenartikeln oder müssen Sie lagerübergreifend disponieren? Achten Sie bei der Wahl eines Lösungsanbieters darauf, dass dieser Ihre Branche aus früheren Projekten kennt oder auf diesen Bereich spezialisiert ist. Fragen Sie ruhig nach entsprechenden Referenzen. Ein weiteres Kriterium ist die Möglichkeit eines kostenlosen Probelaufs vor der Projektumsetzung, bei dem zum Beispiel Absatzprognosen und Analysen berechnet werden. Ein erfahrener Lösungsanbieter ist zudem in der Lage, den Return of Investment (ROI) zu ermitteln – etwa indem er die durch die Einführung einer Bestandsmanagementsoftware erzielten Kosteneinsparungen zu Grunde legt.

Noch ein Tipp: Die Bestandsmanagementsoftware Ihrer Wahl sollte nicht nur die Besonderheiten Ihrer Anwenderbranche abdecken, sondern darüber hinaus unabhängig vom eingesetzten ERP-System sein. Ergeben sich Änderungen am System – zum Beispiel, wenn Ihr Unternehmen wächst – oder Sie entscheiden sich für eine neue ERP-Lösung, hat dies keine Auswirkungen auf die Bestandsmanagementsoftware.

Schritt 4: Von der Konzeption bis zum Go-Live: Die Einführung einer Bestandsmanagementsoftware

Fast geschafft: Die Entscheidung für ein automatisiertes Bestandsmanagement ist gefallen, der passende Anbieter gefunden – jetzt startet die praktische Projektumsetzung. In der Konzeptionsphase definieren Sie Ihre Anforderungen und die Zuständigkeiten im Unternehmen. Eine Ist-Soll-Analyse gibt vor, wohin die Reise gehen soll. Im Anschluss wird die Software installiert. Die Testphase dient dazu, das System auf Herz und Nieren zu testen und etwaige Fehler zu beheben. Vor dem eigentlichen Go-Live erhalten alle Mitarbeiter eine Intensivschulung, damit sie eigenständig mit dem System arbeiten können. Schließlich wird die neue Software hochgefahren – normalerweise am Wochenende, damit es durch die Umstellung nicht zu Lieferverzögerungen kommt.

Bleiben noch zwei Fragen zu klären: die Projektdauer und die Rentabilität der Investition. Je nach Komplexität des Projekts und branchenabhängigen Sonderanforderungen nimmt die Umsetzung einen Zeitraum von drei bis sechs Monaten in Anspruch. Die beste Nachricht kommt zum Schluss: Bereits nach einem Jahr hat sich die Lösung amortisiert. Sie profitieren nun von einer signifikanten Zeit- und Arbeitsersparnis in der Disposition und haben Ihre Liquidität verbessert. Und das ohne ein Risiko eingehen zu müssen: Bei einer modernen Bestandsmanagementsoftware besteht die Option, zunächst nur einen Teil des Sortiments oder einzelne Lieferanten ins System einzupflegen.

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