Mit Hilfe der Inventursoftware STASAM von Stat Control verwaltet der Automobilhersteller BMW seine Inventuren nun zentral und zeitsparend. Das Finanzressort von BMW suchte im Rahmen der konzernweiten Umstellung auf SAP für die inländischen Produktionsstandorte und die Ersatzteilversorgung eine neue Lösung für das Durchführen der Inventuren. Hier setzt der Autohersteller bereits seit 25 Jahren auf die Stichprobeninventur. Bislang verwendete das Unternehmen hierfür ein selbst entwickeltes Programm, das durch eine zugekaufte Software abgelöst werden sollte.
Dabei kam nur eine von Wirtschaftsprüfern zertifizierte Lösung in Frage, die auch die so genannten „gebundenen Schätzverfahren“ beherrscht. „Als Mindestanforderung definierte der Konzern die so genannte Differenzen-Schätzung“, stellt Stat Control-Geschäftsführer Jörg Ökonomou fest.
Dabei handelt es sich um eines von vier zugelassenen Verfahren (s. Kasten), mit denen der relative Stichprobenfehler sowie die Abweichung der Gesamtwerte ermittelt werden kann. Wirtschaftsprüfer erkennen eine Stichprobeninventur nur dann an, wenn diese Werte innerhalb bestimmter Grenzen liegen – dabei spielt es keine Rolle, durch welches der vier Schätzwertverfahren das Ergebnis zustande kam.
Diese Vorgabe kann zu sehr unterschiedlichen Ergebnissen führen: „So kann eine Inventur, die nach der Berechnungs-Methode der Differenzen-Schätzung erfolgreich war, nach den Regeln der Mittelwertschätzung durchfallen“, erklärt Ökonomou. Die Aussagekraft der Mittelwert-Methode liegt somit unter den Erwartungen vieler Unternehmen und Wirtschaftsprüfern. Die Differenzen-Schätzung arbeitet hier wesentlich effizienter, aber auch die Verhältnis- und die Regressions-Schätzung bieten spezifische Vorteile.
Für die Praxis leitet sich daraus folgendes ab: Je genauer das Verfahren für das Ermitteln des relativen Stichprobenfehlers und die Abweichung der Gesamtwerte arbeitet, desto eher entspricht die durchgeführte Inventur den Erwartungen der Wirtschaftsprüfer. Das Inventursoftware-System STASAM der Stat Control GmbH vergleicht bei jeder Inventur die Ergebnisse in allen vier Schätzverfahren.
Nach der grundsätzlichen Entscheidung für STASAM war im nächsten Schritt die Leistung der Technik- und Service-Mannschaft von Stat Control gefordert. Denn innerhalb des BMW-Konzerns muss STASAM nicht nur mit SAP, sondern auch mit einer älteren Host-Anwendung namens Legacy kommunizieren. „Mit SAP verwaltet BMW die Lagerbestände für die Montage der Neufahrzeuge, während Legacy der Organisation des zentralen Ersatzteilelagers in Dingolfing dient“, sagt Jan Erichsen, der bei Stat Control die Softwareentwicklung leitet. Insgesamt seien in den Systemen 240.000 Teilenummern hinterlegt, aus denen zum Zeitpunkt der Inventur die so genannte VS-Schicht ermittelt wird. Die Buchstaben V und S stehen für „Vollzählung“ und „Stichprobe“. Dabei wird festgelegt, wie viele und welche Lagerpositionen vollständig gezählt beziehungsweise per Stichprobe erfasst werden müssen.
Während die VS-Schicht für die Lagerbestände der Montage von SAP ermittelt wird, greift STASAM bei Legacy bereits zu diesem Zeitpunkt in den Prozess ein. Das Auswerten der Zählungen erfolgt in der Stat Control-Lösung – die Gründe liegen in den erwähnten Schätzwertverfahren. Im Laufe des Projektes musste sich STASAM aber nicht nur an SAP und die Host-Lösung Legacy anpassen, sondern auch an die Terminalserver-Anwendung Citrix. „Dadurch muss STASAM nur einmal zentral installiert und kann von allen Werken genutzt werden“, so Erichsen.
Eine weitere Herausforderung für die Techniker von Stat Control war die Anbindung an die bei BMW konzernweit genutzte Oracle-Datenbank. Bisher war STASAM ausschließlich für SQL-Datenbanken eingerichtet und die Umstellung auf Oracle brachte viel zusätzliche Arbeit mit sich. Dennoch konnte Stat Control den eng gesteckten Zeitplan einhalten. Pünktlich zum 2. Februar 2009 stand STASAM in allen Werken für das Durchführen der anstehenden Inventuren bereit. „Nicht nur der Zeitplan, sondern auch der Kostenrahmen des Projektes wurden eingehalten“, betont Ökonomou.
Ziel war eine zentrale Inventuradministration. „Ein einziger Mitarbeiter in München bildet für alle Produktionsstandorte der AG und das zentrale Ersatzteillager in Dingolfing die V- und S-Zählvorräte“, erläutert Erichsen. Aber nicht nur die Zählvorgaben, auch die Prozess-Steuerung und die Kontrolle des Verfahrens kommen aus der Konzern-Zentrale. Entsprechend anspruchsvoll war die durchgängige Integration von STASAM in die IT-Landschaft von BMW.
Die Folge sind erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen: Für das zentrale Ermitteln der VS-Schicht müssen die Anwender jetzt nur noch das jeweilige Werk anklicken, in dem die Inventur durchgeführt werden soll. Der gesamte Prozess der VS-Schichtbildung nimmt dadurch nur noch 60 Minuten in Anspruch. „Früher dauerte das Bilden der Zählvorräte einen ganzen Tag pro Werk, denn die Mitarbeiter mussten die erforderlichen Daten aus den unterschiedlichen Systemen über diverse Schnittstellen bereitstellen“, berichtet Ökonomou.
Jetzt hätten die Mitarbeiter von BMW viel mehr Zeit für Analysen und die Qualität der Arbeit sei erheblich gestiegen. Diese Vorteile der vereinfachten Administration im Jahr 2009 erstmals in vollem Umfang nutzen.
Marcus Walter
Hintergrund der Stichprobeninventur ist ein deutsches Gesetz, das Unternehmen die Bestandsaufnahme wesentlich vereinfacht: Paragraph 241 des Handelsgesetzbuchs (HGB) erlaubt das Durchführen von Stichproben-Inventuren. Grundlage dafür ist das Phänomen, dass etwa 20 Prozent aller Lagerpositionen 60 bis 95 Prozent des Lagerwertes repräsentieren. Bei der Aufstellung des Inventars darf der Bestand demnach auch mit Hilfe anerkannter mathematisch-statistischer Methoden auf Grund von Stichproben ermittelt werden. Dieser Regelung folgen auch viele andere Länder.
Die vier anerkannten Schätzwertverfahren bei Stichprobeninventuren unterteilen sich in die freien Mittelwertverfahren und die gebundenen Verfahren. Bei der freien Mittelwertschätzung – auch als freie beziehungsweise direkte Hochrechnung bekannt – werden die durchschnittlichen Ist-Werte ermittelt und mit der Zahl der Positionen je Schicht multipliziert.
Als gebundene Verfahren gelten die Differenzenschätzung, die Verhältnisschätzung sowie die Regressionsschätzung. Die Differenzenschätzung ist eine so genannte unverzerrte Schätzung. Sie ermittelt die Durchschnitts-Differenzen, während die Verhältnisschätzung den Quotienten zwischen Ist- und Buchgesamtwert ermittelt und eine Korrektur des Wertes per Stichtag vornimmt – man spricht hier von einer verzerrten Schätzung. Die Regressionsschätzung ist eine ausgleichende Schätzung, die auf einem Regressionskoeffizienten beruht.
Alle vier Methoden haben das Ziel, den relativen Stichprobenfehler sowie die Abweichung der Gesamtwerte zu ermitteln. Wirtschaftsprüfer erkennen eine Stichprobeninventur nur dann an, wenn diese Werte innerhalb bestimmter Grenzen liegen – dabei spielt es keine Rolle, durch welches der vier Schätzwertverfahren das Ergebnis zustande kam. Diese Regeln wurden in einer Stellungnahme des Hauptfachausschusses des Instituts der deutschen Wirtschaftsprüfer (IDW) festgeschrieben („Stichprobenverfahren für die Vorratsinventur zum Jahresabschluss – Stellungsnahme HFA 1-1981 des IDW“).
Das in Grünendeich bei Hamburg beheimatete Software- und Beratungshaus Stat Control entwickelt seit bald 20 Jahren ausschließlich Software zum Vereinfachen von Inventuren. Die Produkte nutzen die in Deutschland, Österreich oder der Schweiz sowie anderen Ländern gesetzlich festgelegte Möglichkeit der so genannten Stichproben-Inventur.
Zu den Kunden zählen mittelständische Firmen ebenso wie internationale Konzerne. Kamen die Kunden in der Vergangenheit vornehmlich aus der Industrie und Handel, so entdecken zunehmend auch Speditionen und Logistik-Dienstleister die Vorteile der Stichproben-Inventur.
Hauptsächlich kommen dabei die Produkte STASAM und STASEQ zum Einsatz. Die Programme bieten Lösungen für alle Unternehmen ab etwa 1.000 Lagerpositionen. Völlig neu entwickelt wurde das elektronische Aufnahmeverfahren STACOL, das mit Hilfe eines mobilen Erfassungsgerätes das Zählen und Eingeben der Positionen direkt am jeweiligen Lagerort ermöglicht. STASAM bietet Stichprobenverfahren auf Hochrechnungsbasis zum Einsatz für permanente und stichtagsbezogene Inventuren. STASEQ ist ein Sequenzialtest für Inventuren in Lagern mit hoher Bestandssicherheit. Außer für Inventuren lassen sich beide Systeme zur effizienten unterjährigen Bestandsüberwachung im Controlling einsetzen. Die Systeme sind zertifiziert und mit allen ERP-und Warenwirtschaftssystemen kompatibel.
Seit Juli 2006 ist Stat Control als einziger Anbieter von Inventursoftware Business-Partner der SAP-Tochter Steeb. Neben ausgereiften und bewährten Systemen bietet Stat Control qualifizierte Beratungs- und Service-Leistungen rund um den Einsatz von Stichprobenverfahren im Lager.