Eine EDI-Anbindung bringt zahlreiche Vorteile im täglichen Austausch mit Partnern und Lieferanten. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist der Aufbau einer EDI-Infrastruktur jedoch mit einem zu hohen Aufwand verbunden. In unserem Blogbeitrag lernen Sie neben den Vorteilen und Grundlagen der klassischen EDI-Anbindung auch moderne Alternativen kennen. Damit können Sie sowohl Lieferanten mit als auch ohne EDI-Infrastruktur integrieren. Erfahren Sie, wie diese Lösungen funktionieren und welche zusätzlichen Vorteile sie Ihnen gegenüber der vollständigen EDI-Anbindung ermöglichen.
So optimieren kleine und mittelständische Unternehmen ihren elektronischen Datenaustausch
In großen Handels- und Industriekonzernen gehört der Austausch von Daten über ein EDI-System längst zum Standard und ist häufig sogar eine wichtige Voraussetzung für Handelsgeschäfte. Auch kleine und mittlere Unternehmen wollen vom digitalen Transaktionsprozess profitieren. Wenn sie künftig wettbewerbsfähig bleiben wollen, sind sie auf einen sicheren und reibungslosen Austausch von Daten und Informationen angewiesen. Ob bei der Erstellung von elektronischen Lieferavise, dem Abgleich von Lieferantenkapazitäten oder beim simplen Austausch aller wichtiger Dokumente – ein digitalisierter Prozess sorgt für eine deutlich höhere Prozesssicherheit. Das Versenden eines Faxes bzw. einer Mail mit einer Rechnung oder der Auftragsbestätigung ist zeitintensiv, fehleranfällig und nicht mehr zeitgemäß. Allerdings stehen viele Unternehmen bei der Umstellung auf den elektronischen Datentransfer vor einem großen Problem. Die Implementierung von EDI-Systemen ist kostenintensiv und komplex. Alternativen sind gefragt, die einen elektronischen Datenaustausch zwischen Sender und Empfänger ohne großen Aufwand ermöglichen.
EDI – was ist das und welche Standardformate sind üblich?
Beim Electronic Data Interchange (EDI) tauschen die IT-Systeme der Versender, Transportpartner und Empfänger Nachrichten aus. Die Systeme kommunizieren vollautomatisch und nach festgelegten Standards. Elektronische Dokumente werden bei diesem Verfahren in ein Standardformat konvertiert, versendet und ausgelesen. Daten und Informationen lassen sich unmittelbar im System des Empfängers weiterverarbeiten. Übermittelt werden:
- Bestellungen
- Lieferscheine
- Rechnungen
- Überweisungen
- Zeitlisten
- Personaldaten
Ein festgelegter EDI-Standard schreibt dabei vor, wie die EDI-Datei zum Weiterleiten der Informationen aufgebaut sein muss. Ein typisches Standardformat ist beispielsweise EDIFACT. Dieser internationale Standard ist unter Federführung der UN entstanden und vor allem in Europa weit verbreitet. Ein weiteres gängiges Format ist ANSI ASC X.12, das hauptsächlich in Nordamerika verwendet wird.
Das ERP-System des Senders ist über eine EDI-Schnittstelle mit dem Konverter verbunden. Dieser konvertiert die Nachricht in die EDIFACT-Datei. Zum EDI-System gehört darüber hinaus eine entsprechende Kommunikationssoftware zum Versenden der EDIFACT-Datei.
Der Aufbau und die Struktur der EDI-Nachricht erscheinen komplex. Die Kombination aus Zahlen, Buchstaben und Zeichen ist auf den ersten Blick unverständlich. Doch diese standardisierten Bezeichnungen definieren die zu übermittelnde Information. Der große Vorteil von EDIFACT-Nachrichten ist, dass sie sehr wenig Speicherkapazität benötigen. Und es gibt noch weitere positive Aspekte.
Datentransfer mit EDI: schnell und sicher
Mit EDI-Systemen können Sender und Empfänger elektronische Dokumente in ihre Geschäftsprozesse integrieren, ohne dabei das ERP-System des Partners berücksichtigen zu müssen. Auch unterschiedliche interne Arbeitsabläufe der Partner haben keinerlei Einfluss auf den Electronic Data Interchange.
Das kennzeichnet EDI:
- Die Übertragung erfolgt nahtlos, ohne manuelles Eingreifen.
- Es entsteht ein enormer Zeitgewinn durch die automatisierte Kommunikation.
- Möglich sind kurze Reaktionszeiten und schnelle Auftragsabwicklungen.
- Der Datenaustausch ist fehlerfreier und sicher.
- Dateneingaben müssen nicht wiederholt werden.
- Die Prozesse sind transparent.
- Es ergeben sich Kostenreduktionen bei der Datenübermittlung und beim Personaleinsatz.
- Die Abläufe können effizienter gestaltet werden.
- Die Geschäftsbeziehung lässt sich intensivieren.
Die Einführung von EDI ist zu aufwendig für KMU
Was in großen Unternehmen in der Industrie zum Standard gehört, ist im Bereich der Logistik noch nicht wirklich etabliert. So zeigen Studien der Bundesvereinigung Logistik (BVL), dass nur in 19 % der Unternehmen nahezu alle Prozesse digital ablaufen. Bei 75 % der Teilnehmer ist der Daten- und Informationsaustausch zwar digitalisiert, aber Papier, Fax und Telefon spielen nach wie vor eine wichtige Rolle.
Viele kleine und mittelständische Unternehmen kennen die positiven Aspekte von EDI. Sie scheuen sich aber vor der Digitalisierung ihrer Datenprozesse. Der Grund? Die Angst vor einem immensen Aufwand für die Implementierung und den Betrieb, verbunden mit hohen Kosten. Denn sämtliche Systeme, die Dokumente erzeugen oder verarbeiten, müssen über Schnittstellen mit dem EDI-System verknüpft werden. Das sind zusätzlich zum ERP-System beispielsweise das Lagerverwaltungssystem, spezielle Produktions- und Finanzsoftware sowie Programme für die Zollabwicklung. Die Integration in die vorhandene Struktur stellt die IT somit vor große Herausforderungen.
Die EDI-Anbindung von Lieferanten
Über die EDI-Anbindung vernetzen sich Unternehmen und Kunden, Hersteller, Transportunternehmen oder Lieferanten. Für die Lieferantenanbindung per EDI gibt es verschiedene Möglichkeiten. In Frage kommen beispielsweise direkte Verbindungen über eine Standleitung oder die Integration in ein sicheres privates Netzwerk, das von einem Provider kostenpflichtig bereitgestellt wird (value added network).
Es gibt aber auch einfachere, transparente Lösungen, um mit den Lieferanten digital zu kommunizieren. Bei diesen EDI-Alternativen werden idealerweise nicht nur diejenigen Lieferanten angebunden, die über eine EDI-Schnittstelle verfügen. Auch die Partner, die keine EDI-Infrastruktur vorweisen können, profitieren dann von den Vorteilen einer digitalen Lösung.
Vorteile einer leistungsstarken EDI-Alternative für Unternehmen:
- Alle Bestell-, Liefer-, Zoll- und Rechnungsdokumente in einem übersichtlichen System
- Beschleunigte, automatisierte Auftragsbearbeitung
- Arbeitserleichterung für Einkauf und bei der Warenannahme
- Zeitgenaue Lieferung
- Geringe Verwaltungskosten
- Einfache Einbindung von disponierenden Systemen wie ERP-, LVS- oder Bestandsmanagementsoftware
- Automatisierte Integration von Kapazitätsabfragen beim Lieferanten mit Vergleich von schwankenden Tagespreisen
Vorteile für Lieferanten:
- Information in Echtzeit über aktuelle Bestellungen und Bestelländerungen
- Höhere Planungssicherheit durch Ausblick in zukünftige Bestellungen
- Kürzere Reaktionszeiten
- Entlastung durch automatisierte Erstellung von Dokumenten wie Bestellbestätigungen, Lieferavis, Bar- und QR-Codes
- Keine Investition notwendig
Ein Beispiel dafür ist die SaaS-Lösung LIEFERANTENPORTAL.DE von REMIRA. Das webbasierte Tool lässt sich kosteneffizient und ohne großen Aufwand implementieren. Mit dieser Form von WebEDI können die Partner über den Browser interagieren. Spezielle Hardware oder das Installieren einer zusätzlichen Software ist nicht notwendig. Alle Lieferanten werden in die digitale Supply Chain integriert – unabhängig davon, ob sie über eine eigene EDI-Infrastruktur verfügen.
Zusätzliche Möglichkeiten im Vergleich zu EDI-Systemen
Bei der Auswahl der passenden EDI-Alternative sollten Anwender darauf achten, dass die gesamte Kommunikation online und in Echtzeit erfolgt. Der Datenaustausch muss schnell, sicher und fehlerfrei sein. Nur so haben alle Nutzer zu jeder Zeit einen genauen Überblick über die Informations- und Warenströme in ihrer Supply Chain.
Lösungen wie LIEFERANTENPORTAL.DE schaffen zusätzliche Möglichkeiten. Ein Beispiel dafür ist die Integration einer Bedarfsvorschau aus dem ERP-System oder dem eingesetzten Dispositionstool. So lassen sich Bestellvorhersagen aus dem einkaufenden Unternehmen mit den Produktionskapazitäten der Lieferanten abgleichen. Dieser Prozess schafft eine neue Transparenz im Verhältnis zwischen Einkäufer und Lieferanten. Darüber hinaus lassen sich die Bestellungen per Order-Tracking-Funktion nachverfolgen. Einkäufer können so alle wichtigen Funktionen immer übersichtlich abrufen – und das auf nur einer Plattform. Auch die Etikettierung erfolgt über das Software-as-a-Service-Angebot. Lieferanten werden bereits im Vorfeld mit den individualisierten Etiketten versorgt. Das ermöglicht eine deutliche Beschleunigung im Wareneingang.
Fazit
Es gibt zuverlässige und leistungsstarke Lösungen, mit denen Unternehmen und deren Lieferanten ihre Daten elektronisch austauschen können, ohne EDI im klassischen Sinn einsetzen zu müssen. Die Tools sind dabei so konzipiert, dass (fast) kein technischer Aufwand entsteht und die Kosten überschaubar sind.
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