Der Einzelhandel ist geprägt von einer hohen Volatilität und Unvorhersehbarkeit. Saisonale Trends, sich ändernde Verbraucherpräferenzen, Wettbewerb und externe Faktoren, die sich zum Beispiel auf die Lieferketten auswirken, können den Absatz stark beeinflussen. Daher ist die Möglichkeit, Prognosen und Pläne regelmäßig zu aktualisieren und an neue Gegebenheiten anzupassen, für Einzelhändler besonders wichtig. Die sogenannte rollierende Absatzplanung ermöglicht genau dies und bietet viel Potenzial in der Unternehmensplanung.
Die Absatzplanung innerhalb eines Unternehmens hält fest, wie viele Produkte oder Waren innerhalb einer bestimmten Zeitperiode veräußert werden sollen. Dadurch wird sie zur Basis für alle weiteren Planungen und Maßnahmen. Der Anspruch an eine Absatzplanung ist hoch, da sie die zukünftige Situation des Unternehmens und die externen Einflüsse mithilfe von Leistungskennzahlen sowie Finanz-, Vermögens- und Ertragsdaten so akkurat wie möglich darzustellen. Der Absatzplan ist zudem Teil der gesamten Budgetierung des Unternehmens. Mithilfe der Absatzplanung können Unternehmen ihre Produktion, Lagerbestände, Marketingstrategien und Finanzen entsprechend planen und steuern. Eine genaue und effektive Absatzplanung ermöglicht es, Ressourcen optimal zu nutzen und Kundenbedürfnisse effizient zu erfüllen.
Einer der größten Fehler von Unternehmen ist, dass die Jahresplanung in seltensten Fällen unterjährig controllt und erst recht nicht angepasst wird. Folglich werden häufig die Chancen nicht genutzt, rechtzeitig Maßnahmen zu ergreifen, um auf Abweichungen zu reagieren - Was dazu führt, dass im letzten Quartal plötzlich hektische Aktionen gefahren werden. Immer mehr Unternehmen - auch im Einzelhandel - setzen daher auf eine rollierende Planung als Teil der Absatzplanung. Spezielle Softwarelösungen und Module ermöglichen eine automatische Durchführung dieser rollierenden Forecasts. Doch welche Vorteile bringen sie und warum stellen sie einen Erfolgsfaktor dar?
Omnichannel-Strategien, schnelle Lieferzeiten und schier unendliche Produktangeboten bedeuten: Die Kunden werden immer anspruchsvoller, gleichzeitig wollen sie gute Angebote. Infolgedessen kommt es auf dem Markt zu Rabattschlachten. Händler müssen daher in der Lage sein, innerhalb kürzester Zeit auf eine veränderte Nachfrage zu reagieren. An diesem Punkt kommt die rollierende bzw. rollende Planung ins Spiel. Im Englischen wird sie als Rolling Planning bezeichnet und beschreibt eine Form der Planung, bei der die bereits erfolgte Planung nach bestimmten Zeitintervallen das ganze Jahr über überprüft und bei Bedarf aktualisiert wird. Die Unternehmenssteuerung wird also unterjährig an die laufenden Gegebenheiten angepasst. Traditionelle Planungsansätze basieren meist auf jährlichen Prognosen und festen Budgets. Während diese Methode Stabilität bieten kann, fehlt oft die Flexibilität, auf unerwartete Veränderungen zu reagieren. Mit der rollierenden Planung hingegen können Unternehmen dynamisch agieren und ihre Strategien und Ressourcen laufend anpassen, was in einer volatilen Wirtschaftsumgebung von unschätzbarem Wert ist. Diese Art des Forecasts kann zum Beispiel quartalsweise erfolgen und bietet eine adäquate, aber nicht zu detailreiche Darstellung, um überschaubar zu bleiben.
Unterschieden wird zwischen strategischer und operativer Absatzplanung. Die strategische Absatzplanung bezeichnet eine langfristige Planung und umfasst meist einen Zeitraum von 5-30 Jahren. Dabei konzentriert sie sich auf die Gesamtziele und Richtungen des Unternehmens im Kontext des Marktes und der Wettbewerbsbedingungen. Bei der operativen Absatzplanung hingegen handelt es sich um eine kurzfristige Planung, meist für eine Periode von rund 12 Monaten oder weniger. Die operative Planung konzentriert sich auf spezifische Maßnahmen und Aktivitäten, die notwendig sind, um die strategischen Ziele zu erreichen.
Gerade in kleinen und mittelständischen Unternehmen wird die Planung häufig noch mit Excel ausgeführt – ein mühsamer und ineffizienter Prozess, der durch lange Planungszyklen, kurzlebige Pläne und schwer auffindbare Fehler geprägt ist. Häufig entstehen dadurch viele verschiedene Listen, die sich nicht automatisch miteinander abgleichen. So einstehen einzelne Datensilos. Sobald das Produktportfolio jedoch umfangreicher wird, reicht diese Art der Planung nicht mehr aus und die Einführung einer entsprechenden Absatzplanungssoftware ist unumgänglich. Diese lassen sich unkompliziert an SAP und jedes beliebige andere ERP-System anbinden. Häufig nutzt diese Art von Software künstliche Intelligenz, um historische Daten zu analysieren und aktuelle Prognosen liefern. So unterstützen sie die Unternehmensplanung flexibel bei der schnellen Entscheidungsfindung und Umsetzung neuer angepasster Strategien, die manuell nur mit hohem zeitlichen Aufwand und hoher Fehlerquote möglich wären.
Bei den Bezeichnungen rund um die Absatzplanung wird auch zwischen rollierender Planung (rolling budgets) und rollierender Hochrechnung (rolling forecasts) unterschieden. Bei Forecasts handelt es sich um Hochrechnungen, bei der auf Basis aktueller Daten Neuberechnungen relevanter Kennzahlen durchgeführt werden. Bei der rollierenden Hochrechnung wird also die bisherige Entwicklung so, wie sie vermutlich eintreten wird, fortgeschrieben, ohne bisherige Maßnahmen zu ändern. Ein solches Forecasting stellt daher immer den neusten Erkenntnisstand dar. Damit gibt er Antwort auf die Frage, was in der Zukunft vermutlich passieren wird. Die rollierende Planung hingegen erstellt anhand der Hochrechnungen Pläne, die unter Umständen neue Maßnahmen erfordern, um realisiert zu werden. Sie klärt die Frage: „Welches Ziel verfolgen wir?“. Verständlich wird dies noch einmal in der Grafik:
Neue Daten und Faktoren regelmäßig mit in die Absatzplanung einzubeziehen hilft dabei, Planabweichungen frühzeitig zu erkennen und ihnen durch entsprechende Maßnahmen entgegenzuwirken. Die rollierende Planung trägt außerdem dazu bei, über das laufende Geschäftsjahr hinaus zu schauen. Strategische Planung ist gerade beim Einzelhandel auch deswegen so wichtig, weil teilweise neue Filialen geplant sind oder alte abgerissen werden. Dies wird jedoch nicht nur für das kommende Jahr, sondern länger im Voraus geplant. Wenn zehn neue Filialen eröffnet werden, bedeutet das, dass auch ein höheres Einkaufsvolumen entsteht. In der finanzielle Planung kann einerseits simuliert werden, wie viel zusätzliches Geld das Unternehmen dann benötigt und andererseits auch, ob die Lagerkapazitäten ausreichen.
Wir haben acht Gründe aufgelistet, die für eine rollende Planung sprechen - insbesondere im Einzelhandel.
Über einen längeren, bestimmten Zeitraum zu planen ist aufgrund der Dynamik in Märkten und Verbraucherverhalten heutzutage kaum noch möglich. Um zwischen der kurzfristigen Detailplanung und der längeren Grobplanung die unsichere Zukunft vorhersehbarer zu machen, nutzen Unternehmen die rollende Planung. Dabei wird mehrfach jährlich die zuvor erstellte Planung auf einer aggregierten Ebene überarbeitet, ohne dass das Budget revidiert wird. Wie oft dies geschieht, wie detailliert die Planung ist und in welchem Umfang sie durchgeführt wird, kann je nach Unternehmen individuell angepasst werden. Die rollende Planung ist gerade für den Einzelhandel nicht nur ein "nettes Extra", sondern eine Notwendigkeit in einem Markt, der von raschen Veränderungen und hoher Unsicherheit geprägt ist. Einzelhändler, die diese Planungsmethode erfolgreich einsetzen, sind besser positioniert, um auf Marktveränderungen zu reagieren, ihre Ressourcen effizient zu nutzen und letztlich ihre Wettbewerbsfähigkeit zu erhöhen.