Procurement Software

Definition: Procurement Software

Der Begriff "Procurement Software" wird oft synonym mit "Beschaffungssoftware" genutzt, da beide die Unterstützung und Digitalisierung des Beschaffungsprozesses innerhalb eines Unternehmens anstreben. Eine Procurement Software ist auf die Automatisierung und Verwaltung des gesamten Beschaffungsprozesse innerhalb eines Unternehmens ausgerichtet. Eine Procurement Softwarelösung bietet eine Vielzahl von Funktionen, die darauf abzielen, die Beschaffung von Waren und Dienstleistungen zu vereinfachen, zu optimieren und effizienter zu gestalten. Dazu gehören unter anderem die Automatisierung von Einkaufsprozessen, das Lieferantenmanagement, die Vertragsverwaltung, das Ausgabenmanagement, die Analyse von Ausgabedaten und die Integration mit anderen Systemen wie ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning Software), Supply Chain Management Systemen und Systemen für die Finanzbuchhaltung. Durch die Digitalisierung dieser Prozesse hilft eine Procurement Software Unternehmen dabei ihren Beschaffungsprozess zu digitalisieren, Kosten zu senken, Transparenz über Ausgaben zu erhöhen, Risiken zu minimieren und die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und Unternehmensvorschriften sicherzustellen.

Mitarbeiter können mit Hilfe von Beschaffungswerkzeugen praktisch von jedem Ort der Welt aus eine Bestellung aufgeben und so wichtige Ressourcen freisetzen, die an anderer Stelle benötigt werden. Die Teams können der Beschaffungsabteilung ihren Bedarf schnell und präzise mitteilen, egal, ob sie in einem Außenbüro an einem PC oder im Außendienst an ihrem Telefon arbeiten. Die Beschaffungssoftware reduziert den mit der Auftragsverwaltung verbundenen Verwaltungsaufwand und bietet ein einfaches Beschaffungsverfahren, das das Beschaffungsteam nutzen kann.

Exkurs: Was ist Procurement?

Procurement kann am ehesten mit dem deutschen Begriff Beschaffung übersetzt werden. Traditionell kümmert sich die Beschaffung um die Anschaffung von Waren zur Weiterverarbeitung oder zum Weiterverkauf. Das moderne Verständnis von Beschaffung geht jedoch darüber hinaus. Beschaffung umfasst alle Aktivitäten, die der Akquise von Gütern und Technologien dienen. Eine Beispiel für die moderne Definition von Beschaffung ist das IT-Procurement: Das IT-Procurement ist für den Einkauf von Hard- und Software zuständig. Dabei ist es irrelevant, ob die Ware im Unternehmen verbleibt oder weiterverkauft wird. Die Beschaffung stellt einen zentralen Teil der Supply Chain dar. 

Ein Beschaffungsprozess, auch Einkaufsprozess genannt, umfasst in der Regel neun grundlegende Schritte, die Unternehmen durchführen, um Waren oder Dienstleistungen von externen Lieferanten zu erwerben. Der Beschaffungsprozess ist von entscheidender Bedeutung für Unternehmen, um die benötigten Materialien und Dienstleistungen zur Aufrechterhaltung ihres Betriebs zu sichern, dabei Kosten zu kontrollieren und die Qualität und 

1. Bedarfsermittlung: Der Prozess beginnt mit der Identifizierung des Bedarfs an Produkten oder Dienstleistungen. Dies kann aufgrund eines direkten Bedarfs aus einem bestimmten Unternehmensbereich oder als Teil der strategischen Planung entstehen. 
2. Spezifikation der Anforderungen: Die spezifischen Anforderungen an das Produkt oder die Dienstleistung werden detailliert festgelegt. Dies kann technische Spezifikationen, Qualitätsstandards und Mengen umfassen.
3. Lieferantensuche und Lieferantenbewertung: Unternehmen suchen nach geeigneten Lieferanten, die in der Lage sind, die gewünschten Produkte oder Dienstleistungen zu liefern. Dieser Schritt kann die Einholung von Empfehlungen, die Durchführung von Marktforschung und die Bewertung der Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit potenzieller Lieferanten beinhalten.
4. Einholung und Auswertung von Angeboten: Anfragen für Angebote, Vorschläge oder Informationen werden an ausgewählten Lieferanten gesendet. Die eingegangenen Angebote werden auf Basis von Preis, Qualität, Lieferzeit und Serviceleistungen ausgewertet.
5. Verhandlung und Vertragsabschluss: Nach der Auswahl des Lieferanten werden die Preise, Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen und andere Vertragsbedingungen verhandelt. Der Vertrag wird formalisiert, um die Vereinbarung zwischen dem Käufer und dem Lieferanten zu dokumentieren.
6. Bestellung: Eine offizielle Bestellung (Purchase Order) wird an den Lieferanten gesendet, um die Anforderungen zu bestätigen und den Kauf formal zu initiieren. 
7. Lieferung und Wareneingang: Die bestellten Produkte oder Dienstleistungen werden geliefert. Der Wareneingang wird überprüft, um sicherzustellen, dass die Lieferung den Spezifikationen entspricht und in guten Zustand ist. 
8. Rechnungsprüfung und Zahlung: Die Rechnung des Lieferanten wird überprüft, um sicherzustellen, dass sie mit dem Vertrag und der Bestellung übereinstimmt. Nach der Bestätigung wird die Zahlung an den Lieferanten freigegeben. 
9. Leistungsbewertung und Beziehungsmanagement: Nach Abschluss der Transaktion wird die Leistung des Lieferanten bewertet, um zukünftige Beschaffungsentscheidungen zu informieren. Die Pflege guter Beziehungen zu zentralen Lieferanten ist ein wichtiger Aspekt für langfristige Geschäftserfolge.

Der Beschaffungsprozess ist ein zyklischer und interaktiver Prozess, der darauf abzielt, die besten Ergebnisse in Bezug auf Kosten, Qualität und Lieferung zu erzielen, um den Unternehmenszielen gerecht zu werden. Die Nutzung von Technologien wie Procurement Software kann diesen Prozess erheblich vereinfachen und optimieren.