Flottenmanagement

Definition: Was bedeutet Flottenmanagement? 

Das Flottenmanagement befasst sich mit der Verwaltung, Planung und Steuerung der Fahrzeuge eines Unternehmens. Das Flottenmanagement bietet viele Funktionen, um das Fuhrparkmanagement effizienter und kostengünstiger zu gestalten und zu optimieren. Hierzu zählt beispielsweise die Ortung von Fahrzeugen per GPS-Signal, um die Routen der Fahrzeuge noch besser aufeinander abstimmen zu können. Zudem lässt sich das Fahrverhalten und der aktuelle Zustand der Flotte besser nachvollziehen. Es stehen ebenfalls oft aussagekräftige Reports in Echtzeit durch das System zur Verfügung, die das Management ebenfalls erleichtern und Risiken wie zum Beispiel eine erhöhte Unfallquote, senken.  

Welche Aufgaben übernimmt das Fuhrparkmanagement? 

Die Hauptaufgabe des Fuhrparkmanagements ist, dass die Fahrzeuge wirtschaftlich eingesetzt und genutzt werden. Des Weiteren sollten immer die richtigen Ressourcen zur richtigen Zeit am richtigen Ort zur Verfügung stehen. Je nach Art des Fuhrparks können unterschiedliche Aufgaben anfallen, die allgemeinen Aufgaben können jedoch wie folgt zusammengefasst werden:

• Fuhrparkverwaltung: Hierunter fallen alle Tätigkeiten und Daten rund um den Fuhrpark, wie zum Beispiel Fahrzeugstammdaten, Informationen zu Fahrern, Rechnungen, Tankkarten, Kilometerstände und Co. 
• Management von Risiken und Schäden: Um auch langfristig genügend Sicherheit im Fuhrpark zu gewährleisten, ist das Erstellen von Schadensberichten und Risikoanalysen unerlässlich.
• Hafterhaltung: Aufgabe des Fuhrparkleiters ist es, die Fahrerunterweisung, Führerscheinkontrollen und andere rechtlich konforme Prozesse aufzusetzen und zu kontrollieren.
• Optimierung der Prozesse: Die Automatisierung der Flottenmanagementaufgaben kann dabei helfen, Kosten und Zeit einzusparen (siehe auch System für Flottenmanagement).
• Leasing: Das Leasing befasst sich mit Laufzeiten, der Verrechnung von Kilometern, und den Rückgabekonditionen

Was ist ein System für Flottenmanagement?

Das Flottenmanagement befasst sich hauptsächlich mit der Verwaltung des Fuhrparkts von Unternehmen. Die Flotte kann hierbei aus einem oder mehreren Fahrzeugen bestehen. Je größer die Flotte eines Unternehmens, desto mehr Bedeutung gewinnt das Fuhrparkmanagement. Damit das Management richtig funktionieren kann, kann ein Flottenmanagementsystem, kurz FMS, unterstützen.

Ab einer bestimmten Größe des Unternehmens und dem damit verbundenen Aufwand, kann eine Software für Flottenmanagement helfen, rechtliche Anforderungen zu erfüllen und Zeit zu sparen. Auch wenn mehrere Mitarbeiter an dem Management des Fuhrparks beteiligt sind, kann eine Software für den Fuhrpark unterstützen, weil alle mit den gleichen Zahlen arbeiten und keine unübersichtlichen Excel-Tabellen mit einem hohen manuellen Aufwand pflegen müssen. Ziel es softwaregestützten Managements ist es, möglichst alle anfallenden Aufgaben innerhalb dieses Bereichs zu verwalten und möglichst umfangreiche und detaillierte Daten über die Vorgänge zu liefern. Die Systeme in diesem Bereich unterscheiden sich in ihren Funktionen und der Anwendung. Einige von ihnen sind zum Beispiel: 

• Aufgaben aus dem Bereich der Verwaltung:
  Mithilfe der digitalen Fahrzeugkarte können Unternehmen Kauf- und Leasingverträge sowie Versicherungen des Fahrzeugs hinterlegen. Es ist ebenfalls möglich, Tankbelege und andere Rechnungen digital im System hochzuladen und Kosten online zuzuordnen. Mit einem Buchungsmodul bietet sich die Möglichkeit, Fahrzeuge zu reservieren. Die Führerscheine der Fahrer können digital mithilfe von Chips kontrolliert werden.
• Ortung der Fahrzeuge:
  Ein modernes Flottenmanagementsystem funktioniert mithilfe von GPS-Tracking und -Ortung. Auf diese Weise lässt sich der genaue Standort des Fahrzeugs besser bestimmen und Ladevorgänge präzisieren und optimieren. Die Ortung der Fahrzeuge mit GPS bietet zudem einen Diebstahlschutz.
• Routenplanung und Fahrtenbuch:
  Mit dieser Funktion werden die Reisezeiten optimiert und private Fahren von geschäftlichen getrennt. Bei Poolfahrzeugen dient die Führung eines Fahrtenbuchs der Dokumentation der Nutzung. Bei privaten Fahrten hat das Führen des Fahrtenbuchs das Ziel, private Fahren zu kennzeichnen und entsprechend zu versteuern. Ein Fahrtenbuch, welches in einem Flottenmanagementsystem integriert ist, sorgt für Zeitersparnis und verringert den Aufwand. 

Welche Vorteile bietet eine Software für Flottenmanagement?  

Der Hauptvorteil, weshalb sich der Einsatz einer Lösung für Flottenmanagement lohnt, ist die erhebliche Zeitersparnis und der geringe Arbeitsaufwand. Ein weiterer Vorteil ist, dass die meisten Prozesse mithilfe der Software automatisiert werden können und auf diese Weise die Effizienz deutlich steigern. Darüber hinaus müssen keine manuellen Statistiken geführt werden, weil die Software dies automatisiert übernimmt. Manuell erstellte Statistiken führen meist zu hohen Fehlerquoten. Das Flottenmanagementsystem bietet den großen Vorteil, dass alle Informationen auf einen Blick bereitgestellt werden, was für eine gute Transparenz sorgt. Die Auswertung von Fahrzeugdaten ermöglicht zudem einen guten Überblick, welche Fahrzeuge in welchem Maß ausgelastet sind.

Was sind die Ziele des Fuhrparkmanagements?

Das Hauptziel des Flottenmanagements ist es, alle Prozesse des Fuhrparks so zu optimieren und abzubilden, dass die entsprechenden Ressourcen optimal eingesetzt werden. Des Weiteren soll die Disposition des Fuhrparks entlastet sowie die betrieblichen Prozesse gestärkt und Kosten langfristig gesenkt werden.