Definition: Was bedeutet EDIFACT?
Die Abkürzung steht für Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport, zu Deutsch "Elektronischer Datenaustausch für Verwaltung, Handel und Verkehr" und bezeichnet den globalen und branchenübergreifenden Nachrichtenstandard für EDI. Das Regelwerk ist für den elektronischen Datenaustausch zwischen zwei oder mehr Geschäftspartnern verantwortlich. Der Begriff wurde 1986 von den Vereinten Nationen (UN) veröffentlicht und als ISO Norm 9735 geschützt. EDIFACT ist einer der EDI-Standards, umfasst über 200 verschiedene Nachrichtentypen und wird mittlerweile von mehr als 300.000 Unternehmen weltweit eingesetzt. Der EDIFACT Standard ist jedoch überwiegend im europäischen Raum zu finden, im US-amerikanischen Raum heißt das entsprechende Format ANSI X12. Mittels EDIFACT lassen sich die unterschiedlichsten Geschäftsprozesse abbilden und für fast jeden Austauschprozess gibt es einen entsprechenden Nachrichtentyp. Ziel ist es, den Datenfluss zwischen Geschäftspartnern zu optimieren und zu standardisieren. Mit dem elektronischen Datenformat kann man Geschäftsdaten austauschen und übertragen. Dazu gehören zum Beispiel Bestellungen, Rechnungen, Überweisungen, Lieferscheine oder Preislisten.
Was sind typische EDIFACT-Nachrichten?
Insgesamt sind rund 200 EDIFACT-Nachrichten definiert, jede von ihnen ist mit einem einheitlichen und eindeutigen Kürzel benannt. EDIFACT-Nachrichten bestehen aus sechsstelligen Kürzeln und bilden unterschiedliche Geschäftsprozesse ab. Die folgenden EDIFACT-Nachrichten gehören zu den am häufigsten gebrauchten:
- ORDERS (purchase order message)
- ORDRSP (purchase order response message)
- INVOIC (invoice)
- DESADV (despatch advice = shipping notification, i.e. announcement of a warehouse or goods delivery; analogous to ORDERS or ORDERSP in ordering)
- PRICAT (price catalogue message)
- INVRPT (inventory report)
- SLSRPT (sales report)
- IFTMIN (instructions of transport)
- IFTSTA (status of transport)
- DELFOR (delivery forecast)
Aufbau und Funktion
Die EDIFACT-Datei sieht auf den ersten Blick sehr unübersichtlich aus, dahinter verbirgt sich jedoch ein schematischer Aufbau. Hinter der jeweiligen Datei liegt ein bestimmter EDI-Standard, der den Aufbau vorgibt. Prinzipiell ist die EDIFACT-Datei einer einfachen Textdatei ähnlich, die mit einem Texteditor geöffnet werden kann.
EDIFACT hat eine hierarchische Struktur, bei der die oberste Ebene als Interchange bezeichnet wird. Eine elektronische EDIFACT-Übertragung besteht aus einem oder mehreren Interchanges. Jeder Interchange kann aus einer oder mehreren Nachrichten bestehen, die aus Segmenten bestehen, die wiederum aus Composites bestehen. Auf jeder Ebene wird die Struktur des Austauschs durch eine Reihe von umhüllenden Datenpaaren festgehalten.
Der EDI-Standard baut auf 4 Säulen auf:
- Syntax: Definiert die Regeln für den Nachrichtenaufbau und die Zeichen, die verwendet werden
- Codes: Die Datenelemente, durch die die Informationen identifiziert werden (Währung, Land, Datum etc.)
- Segmente: Gleichartige Datenelemente bilden Segmente
- Nachrichten: Struktur des Nachrichtentyps (Bestellungen, Lieferscheine, Rechnungen, etc.), geordnete Segmente
Segmente in EDIFACT
Um die Übertragung zu verfolgen, werde Segmente verwendet. Dabei handelt es sich um eine Sammlung logisch zusammenhängender Datenelemente in einer festen, definierten Reihenfolge. EDIFACT-Segmente enthalten dabei einen dreistelligen alphanummerischen Code, der das Segment identifiziert (Segment-Tag) sowie Datenelemente variabler Länge. Die EDIFACT-Segmente werden durch Datenelementtrenner bzw. Begrenzer getrennt: "+" oder ":" und durch einen Segmentabschluss " ' " beendet.
Es gibt zwei Segmentarten:
- Servicesegmente: Beginnen immer mit "UN"
- Benutzerdaten-Segmente/allgemeine Segmente: Alle anderen
Die am häufig genutzten Servicesegmente sind die folgenden:
- UNB - Start of Interchange
- UNG - Start of Group
- UNH - Start of Message
- UNT - End of Message
- UNE - End of Group
- UNZ - End of Interchange
Benutzerdaten-Segmente enthalten die Nutzdaten der Nachricht wie zum Beispiel Adressen, Mengen oder Beträge. Einige Beispiele dafür sind:
- DTM - Datumsangaben
- RFF - Referenzen
- QTY - Mengen
- NAD - Adressen
- PRI - Preise
Alle EDIFACT-Nachrichten basieren auf der ISO9735, in der die Syntaxeinheiten detailliert beschrieben sind.
Beispiel für eine EDIFACT-Nachricht als Rechnung:
Zweimal im Jahr werden durch die Wirtschaftskommission der Vereinten Nationen für Europa (UNECE) neue EDIFACT-Versionen, die sogenannten Directories, veröffentlicht. Dann werden neue EDIFACT-Nachrichten in die Verzeichnisse aufgenommen oder bestehende aktualisiert. Die Branchenverbände haben die EDIFACT-Verzeichnisse auf die jeweiligen Anforderungen angepasst. Daraus sind Subsets entstanden, von denen es mittlerweile über 20 verschiedene gibt. Zu den wichtigsten gehören:
- CEFIC (chemical industry)
- EANCOM (consumer goods industry)
- EDI@Energy (energy industry)
- EDILEKTRO (electrical industry / electrical wholesale trade)
- EDITEC (sanitary sector)
- EDITEX (textile industry)
- EDITRANS (transport industry)
- EDIWHEEL (tyre and wheel manufacturer)
- ODETTE (Association of the Automotive Industry)
- RINET (insurance industry)
Branchenspezifische Standards
Es gibt auch andere EDI-Formate wie zum Beispiel ODETTE für die Automobilindustrie, wobei es sich um eine europäische Initiative handelt. SEDAS ist in Deutschland und Österreich für die Konsumgüterbranche verbreitet. Während EDIFACT in Europa sehr verbreitet ist, gilt in Amerika der ANSI-X.12-Standard.
Vorteile
Das Standardformat EDIFACT ermöglicht die allgemeinen Vorteile der papierlosen Kommunikation und zudem eine medienbruchfreie Übertragung. Die genormten Daten werden elektronisch von ERP zu ERP oder einem anderen Datenerfassungssystem übertragen und können weiterverarbeitet werden, das Ausdrucken und manuelle Versenden entfällt. Ein weiterer Vorteil ist die Schnelligkeit beim Datenaustausch.
Vorteile im Überblick
- Weniger Kosten durch weniger Papierverbrauch und weniger Personalressourcen
- Schnelle und genaue Übermittlung innerhalb weniger Minuten und ohne Fehler
- Höhere Effizienz, weil die Mitarbeiter mehr Zeit für wertschöpfende Arbeit haben und die Laufzeiten von Bestellungen verkürzt werden.
- Neue Strategien sind umsetzbar, weil das Supply Chain Management optimiert wird, Unternehmen nachfrageorientiert und nachhaltig handeln und von kurzen Lieferzeiten profitieren.
Nachteile
Der EDIFACT Standard hat dennoch auch einige Nachteile. Je nach Status der Bestellung sind keine Änderungen mehr möglich und Detailfragen müssen nach wie vor persönlich geklärt werden. Sonderwünsche können meist nicht berücksichtigt werden und die hohen Erstinvestitionen schließen kleine und mittlere Unternehmen in der Regel von der Anwendung aus.