Beschaffungsmanagement

Definition: Was ist Beschaffungsmanagement?

Das Beschaffungsmanagement kann auch als Hauptbestandteil des Supply Chain Managements eines Unternehmens bezeichnet werden und befasst sich mit allen Prozessen, die mit der Beschaffung benötigter Waren oder Dienstleistungen von externen Lieferanten zusammenhängen. Daneben kümmert sich das Beschaffungsmanagement noch um andere Aufgaben, wie zum Beispiel die Erstellung vertraglicher Vereinbarungen oder auch die Verwaltung von Lieferantenbeziehungen. Das Beschaffungsmanagement ist von großer Bedeutung, denn mit diesem lässt sich nicht nur der Beschaffungsprozess optimieren, sondern auch langfristige Lieferantenbindungen sowie passende Konditionen sicherstellen.

Definition: Was versteht man unter Beschaffung?

Der Begriff Beschaffung bezeichnet in einem Unternehmen den Einkauf und die Besorgung von Materialien, Waren oder Dienstleistungen, die zur Erreichung von Unternehmenszielen beitragen. Das größte Ziel der Beschaffung ist die langfristige Sicherstellung der für die Anforderungen gerechten Versorgung. Die Beschaffung kann vielseitig ablaufen, beginnend bei dem Sammeln von Informationen, über den Einkauf von benötigten Materialien bis hin zur Auslagerung bestimmter Dienstleistungen. Ziel der Beschaffung ist es außerdem, die benötigten Güter in richtiger Menge und passender Qualität zu erhalten, um die operativen Kosten zu decken und die Wirtschaftlichkeit des Unternehmens zu fördern.

Der Unterschied zwischen der strategischen und der operativen Beschaffung

Im Beschaffungsmanagement kann zwischen der operativen und strategischen Beschaffung unterschieden werden. Grundsätzlich unterscheiden sich diese in ihren Aufgaben und Funktionen. Während die strategische Beschaffung eher längerfristige Ziele verfolgt und zu dem Management eines Unternehmens gehört, befasst sich die operative Beschaffung eher mit kurzfristigen Aufgaben.

Strategische Beschaffung

In diesem Bereich werden Beschaffungsstrategien für die verschiedenen Bereiche eines Unternehmens entwickelt. Ziel ist es, alle möglichen Risiken rechtzeitig zu erkennen und einzugreifen. Die strategische Beschaffung befasst sich u.a. mit den folgenden Aufgaben:

• Festlegung von Beschaffungsstrategien
• Analyse des Marktes
• Beobachtung von internationalen Beschaffungsmärkten
• Beschaffungsmarketing
• Analyse und Auswahl von Lieferanten
• Risikomanagement
• Entwicklung Beschaffungsstrategien
• Erstellung von Beschaffungsportfolios

Operative Beschaffung

Die operative Beschaffung befasst sich mit den täglichen Aufgaben eines Unternehmens. Hierzu zählen u.a.:

• Kontrolle der Bestände
• Planung der Bestellmenge
• Beschaffungslogistik
• Überwachung der Bestellung
• Bedarfsermittlung
• Zusammenarbeit mit der Logistik

Welche Phasen umfasst der Beschaffungsprozess?

Der Beschaffungsprozess lässt sich in verschiedene Phasen unterteilen, die im folgendem Prozess abgebildet werden können:

1. Bedarfsermittlung: Hierbei wird festgestellt, welcher Bedarf überhaupt benötigt wird. Der Bedarf kann hierbei mit abnehmender Wichtigkeit zwischen Primär-, Sekundär- und Tertiärbedarf unterschieden werden.
2. Auswahl von Lieferanten: Bevor eine konkrete Auswahl abgeschlossen wird, sollten diese durch einen Vergleich von Angeboten herausgefiltert und bestimmt werden.
3. Bestellung: Nachdem das passende Angebot gefunden wurde, wird anschließend die Bestellung aufgegeben.
4. Eingang der Waren: Direkt nach Eintreffen der Waren ist zu kontrollieren, ob die Ware der Bestellung entspricht und in richtiger Menge sowie ohne Schäden geliefert wurde.
5. Zahlungsabwicklung: Zuletzt erfolgt die Zahlungsabwicklung.
6. Lieferantenbewertung: Nach der Zahlung können die Lieferanten bewertet werden. Anhand der zu bewertenden Kriterien kann beurteilt werden, ob der Lieferant die Kriterien des Unternehmens erfüllt.

Was sind die Vorteile von Beschaffungsmanagement?

Das Beschaffungsmanagement unterstützt nicht nur bei der Arbeit mit Lieferanten, sondern entlastet auch in anderen Bereichen wie zum Beispiel:

• Kosteneinsparungen: Durch eine strategisch gute Verhandlung mit potenziellen Lieferanten können in den verschiedenen Bereichen Kosten eingespart werden. Dies umfasst besondere Zahlungsbedingungen sowie Mengenrabatte und begünstigte Preise.
• Steigerung der Qualität: Durch ein effektives Bestandsmanagement wird außerdem eine bessere Qualität der Produkte gewährleistet, was auf diese Weise zu mehr Kundenzufriedenheit führt.
• Verringertes Risiko: Durch die passende Auswahl von Lieferanten und deren vertraglichem Schutz vor Nichterfüllung minimiert das Beschaffungsmanagement das Risiko von Versorgungsengpässen.
• Verbesserte Marktanalyse: Das Beschaffungsmanagement bietet Einsicht in Markttrends und Preisentwicklungen, was Unternehmen schnelleres Handeln ermöglicht.
• Bessere Zusammenarbeit: Das Beschaffungsmanagement fördert die Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen in einem Unternehmen und deren Lieferanten.

FAQ

Welche Bedeutung hat das Beschaffungsmanagement in Projekten?

In Projekten spielt das Beschaffungsmanagement eine wichtige Rolle, denn hierbei trägt es dazu bei, dass die benötigen Ressourcen zur richtigen Zeit in passender Menge und Qualität zur Verfügung stehen. So unterstützt das Management bei der Einsparung von Kosten, bei der Sicherung der Qualität, beim Zeit- und Risikomanagement und bei der Beziehung zu den Lieferanten. Dass Beschaffungsmanagement ist Bestandteil des Projektmanagements und hat direkten Einfluss auf den Erfolg eines Projektes.

Was ist der Unterschied zwischen Einkauf und Beschaffung?

Auch wenn die beiden Begriffe Beschaffung und Einkauf oft als Synonym verwendet werden, beschreiben sie unterschiedliche Dinge. Der Einkauf kann so zum Beispiel dem operativen Bereich zugeordnet werden und befasst sich dort mit operativen Aufgaben wie der Kontrolle von Beständen, die Beschaffung befasst sich hingegen mit strategischen Aufgaben. 

Welche Herausforderungen gibt es in der Beschaffung?

Im Bereich Beschaffung gibt es einige Herausforderungen für Unternehmen, die es zu überwinden gilt. So ist zum Beispiel das Management von Kosten, Zeit und Qualität eine große Herausforderung, um die Kosten niedrig zu halten, ohne die Qualität der Produkte zu beeinträchtigen. Zudem stehen Unternehmen zunehmend unter Druck, den nachhaltigen Anforderungen standzuhalten und dabei moderne Technologien einzusetzen, um den Beschaffungsprozess zu optimieren.