Ersatzteilmanagement
Die Herausforderungen der Ersatzteillogistik sind komplex: von der möglichst schnellen Verfügbarkeit der Teile bis hin zur effizienten Lagerhaltung und Disposition. Die Branche ist einerseits schnelllebig, andererseits müssen bestimmte Ersatzteile auch lange auf Lager vorgehalten werden, um plötzlich auftretende Nachfragespitzen bedienen zu können. Teilweise werden auch große Bestände eingekauft, um eine Monopolstellung einzunehmen. Die Komplexität des Ersatzteilmanagements erfordert eine präzise und zuverlässige Lösung, deren Leistungsumfang über den eines ERP-Systems hinausgeht. Als Anbieter spezialisierter Softwarelösungen kennen wir die Herausforderungen, denen Ersatzteilhändler gegenüberstehen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie mithilfe künstlicher Intelligenz stets den optimalen Bedarf ermitteln, hohe Verfügbarkeiten sicherstellen und die zahlreichen Vorteile der Digitalisierung nutzen.
Inhaltsübersicht
Der Ersatzteilhandel und seine Herausforderungen
Egal, ob Einkaufskooperation, Großhandel oder kleinerer Händler – alle Marktteilnehmer, die im Ersatzteilhandel tätig sind, müssen ein breites Portfolio anbieten können und dabei eine hohe Verfügbarkeit ihrer Artikel sowie eine optimale Lagerhaltung sicherstellen. Daraus ergeben sich für Einkauf, Logistik und Disposition große Herausforderungen. Primärprodukte müssen gewartet, instandgehalten oder repariert werden. Während die Instandhaltung planbar ist, wird eine Reparatur hingegen meist akut und notfallmäßig notwendig. Sind die richtigen Ersatzteile dann nicht sofort verfügbar, kommt es zu einem Maschinenausfall oder Bandstillstand - die Folge sind immer hohe Kosten und Verzögerung in der Produktion. Die Beschaffung muss also innerhalb kürzester Zeit erfolgen.
Im Ersatzteilbereich gibt es häufig Substitutionsprodukte. Dabei handelt es sich um Produkte, die die gleiche Funktion haben, jedoch unterschiedliche Preissegmente bedienen. Ersatzteilhändler müssen im Idealfall sowohl das „Original“ als auch die günstigere „Kopie“ bevorraten. In diesem Zusammenhang wird häufig versucht, die Lieferanten gleichmäßig auszulasten, um einen dynamischen Markt zu fördern - sodass mehr Konditionen zur Auswahl stehen und man abgesichert ist, falls ein Lieferant ausfällt oder nicht liefern kann. Auch Komplementärprodukte, also Produkte, die zusammengekauft werden müssen, stellen eine Besonderheit auf dem Ersatzteilmarkt dar. Ist nur noch eines der Komplementärprodukte vorrätig, wird sich das andere Teil gar nicht oder nur schwer verkaufen lassen. Die richtigen Bedarfe für den Ersatzteilmarkt abzubilden, ist dementsprechend eine große Herausforderung.
Herausforderungen auf einen Blick
Saisonalität
Benötigte Ersatzteile unterliegen saisonalen Schwankungen. Die Gründe dafür sind zum Beispiel besondere Ereignisse oder verschiedene Jahreszeiten, etc. Bestimmte Intervalle beim Austausch von Ersatzteilen sind dabei vorhersehbar und entsprechend gut zu prognostizieren. Andere hingegen treten überraschend auf, zum Beispiel wenn ein bestimmtes Teil kaputtgeht. Die Nachfrage ist folglich nicht immer konstant und daher oft schwierig zu prognostizieren. Saisonale Autoteile, wie zum Beispiel Reifen, bringen besondere Herausforderungen im Bestandsmanagement mit sich. Zweimal im Jahr, vor dem Sommer und vor dem Winter, werden Reifen in großen Mengen bestellt und zunächst im Zentrallager eingelagert, bevor sie dann an die entsprechenden Regionallager oder direkt auf die Filialen verteilt werden. Ziel ist es hier, dass im Zentrallager immer genügend Artikel vorhanden sind, denn während der Saison kann nicht mehr nachgeordert werden. Spezialisierte Software kann die Reifen auch zurück ins Zentrallager disponieren, wenn sie an anderer Stelle fehlen.
Lifecycle-Management
Das Lifecycle-Management bei Ersatzteilen ist ein kritischer Aspekt der Lieferkette und des Servicemanagements, der darauf abzielt, die Verfügbarkeit, Effizienz und Wirtschaftlichkeit der Ersatzteilversorgung über den gesamten Lebenszyklus eines Produktes oder einer Anlage hinweg sicherzustellen. In der Ersatzteillogistik stellt es eine große Herausforderung dar, weil Artikel teilweise über Jahre hinweg bevorratet werden und lieferbar sein müssen. Im Bereich Automotive spricht man hier teilweise von bis zu 20 Jahren, jahrelange Überbestände oder Fehlteile sind oft die Folge. Produkte mit Verfallsdatum, zum Beispiel Öle oder Silikone, können nicht unbegrenzt gelagert werden. Abgelaufene Ware bedeutet Verluste - eine möglichst präzise Absatzplanung ist daher unumgänglich.
Typische Verkaufseinheiten
In der Ersatzteillogistik haben Händler häufig mit speziellen Verkaufseinheiten zu tun. Je nach Art des Teils, dessen Anwendungsbereich oder spezifischen Anforderungen des Markts oder der Kunden variieren die Einheiten. So gibt es zum Beispiel Einzelteile, Sets, Großmengen, Meterware, Gewichtseinheiten oder Paletten. Die Herausforderungen bestehen im Lagermanagement, in der richtigen Zusammenstellung, bei der Bedarfsprognose und der Qualitätskontrolle.
Hohe Dynamik
Der Ersatzteilhandel unterliegt einer starken Dynamik. Zusätzlich zu Ersatzteilen mit einer hohen Umschlaghäufigkeit müssen auch Sporaden jederzeit und sofort verfügbar sein, um das gegebene Serviceversprechen erfüllen zu können. Auch können die Verbrauchsmuster pro Artikel variieren: In manchen Regionen sind bestimmte Artikel beispielsweise durch einen hohen Verbrauch gekennzeichnet, in anderen Regionen werden sie kaum nachgefragt. Auch die saisonbedingte Nachfrage nach speziellen Ersatzteilen muss bedient werden.
Lange Lieferzeiten
Händler müssen in ihre Planungen mit einbeziehen, dass Importe aus Übersee, zum Beispiel aus Asien, eine längere Lieferzeit und eine entsprechende Vorlaufzeit benötigen. Gründe dafür sind fehlende Container und Frachtkapazitäten, Streiks in den Häfen oder schlicht zu wenig Personal. Lange Lieferzeiten bedeuten eine spätere Verfügbarkeit für Kunden, was wiederum zu Unzufriedenheit führt und dafür sorgt, dass zum Wettbewerb gewechselt wird.
After-Sales-Services
Der Bereich After Sales umfasst sowohl Produkte als auch Dienstleistungen wie Wartung, Reparatur, technische Unterstützung und Garantieleistungen. Dadurch wird das Vertrauen der Kunden in eine Marke gestärkt und eine langfristige Kundenbeziehung aufgebaut. Maßgeschneiderte Servicepakete und erweiterte Garantieleistungen bieten zudem zusätzliche Einnahmequellen. Starkes Engagement im After-Sales-Bereich kann darüber hinaus wertvolle Rückmeldungen von Kunden einbringen, die für Produktverbesserungen und die Entwicklung neuer Angebote genutzt werden können.
Die Ersatzteillogistik gilt als Königsdisziplin. Abwicklungsprozesse und Kundenkomplexität sowie ein hart umkämpfter und volatiler Markt bringen hohe Ansprüche mit sich.
Wie gehen Ersatzteilhändler am besten damit um?
Im Ersatzteilgeschäft gibt es nicht nur lagerhaltige, sondern auch auftragsorientierte Artikel. Letztere werden erst bestellt, wenn ein Auftrag des Kunden eintrifft. Ersatzteilhändler stehen damit vor der Entscheidung, entweder gewisse Artikel auf Lager zu haben oder erst auftragsbezogen beim Lieferanten zu bestellen. Dabei ist jedoch zu bedenken, dass im Falle eines kurzfristigen Auftrags zunächst beim Lieferanten angefragt werden muss, ob er die geforderten Artikel vorrätig hat. Nicht selten halten Ersatzteilhändler einen Bestand von mehreren hunderttausend Artikeln auf Lager vor.
Erfolgreiches Ersatzteilmanagement ist daher ein Drahtseilakt: Kleine Menge und Verkaufshäufigkeit steht die erforderliche hohe Verfügbarkeit, die Kunden erwarten, gegenüber. Zu große Mengen einzulagern, bedeutet eine hohe Kapitalbindung - insbesondere bei langsam drehenden Artikeln mit niedriger Abverkaufsfrequenz. Es gilt, unter Einbezug historischer Verkaufsdaten sowie saisonaler Schwankungen und Trends präzise Bedarfsprognosen zu erstellen. Eine effiziente Gestaltung und Überwachung der Lieferkette ist also entscheidend, um Lieferengpässe zu vermeiden und eine schnelle Lieferung von Ersatzteilen zu gewährleisten. Dies schließt gute Beziehungen zu Lieferanten und Logistikpartnern ein. Die größte Herausforderung liegt in der hohen Teilevielfalt. Ein rein manuelles Ersatzteilmanagement ist daher meist gar nicht umsetzbar oder schlicht nicht effektiv.
Immer mehr Unternehmen setzen daher auf Softwareunterstützung, um eine effiziente Ersatzteillogistik zu erreichen. Durch die Automatisierung von Prozessen, eine verbesserte Datenanalyse und eine Integration mit anderen IT-Systemen wird ein optimales Ersatzteilmanagement erreicht. Vollumfänglich automatisiert werden kann das Ersatzteilmanagement nicht – je nach Szenario sind statische Regelungen teilweise sinnvoller als dynamische. So können je nach Geschäftsmodell und individuellen Anforderungen auch spezifische Sonderregeln hinterlegt werden, zum Beispiel bei der Bestellung von Einzelteilen aus Set-Produkten wie Zündkerzen. Hierbei müssen gewisse Parameter entwickeln und vorgegeben werden, um die Dynamik der Software zu überschreiben.
Vorteile auf einen Blick
Bestandsoptimierung: Software-Lösungen machen deutlich, welche Artikel gut laufen und wo Optimierungsbedarf besteht. Auch Artikel mit stark schwankender Nachfrage können einfach und effizient disponiert werden. Sie erreichen einen nachhaltigen und optimalen Bestand mit genau den richtigen benötigten Artikeln. So werden auch die Kosten für Über- oder Unterbestände reduziert.
Steigerung der Kundenzufriedenheit: Die Automatisierung von Bestellprozessen führt zu einer schnelleren Abwicklung und weniger Fehlern, was wiederum die Kundenzufriedenheit fördert. Auch eine höhere Lieferfähigkeit durch bessere Bestände erhöht die Kundenzufriedenheit.
Besseres Lebenszyklus-Management: Der Lebenszyklus von Ersatzteilen ist komplex und umfasst verschiedene Phasen von der Beschaffung bis zur Entsorgung. Das Verständnis der einzelnen Phasen und das richtige Management der Artikel kann durch eine Software deutlich erleichtert werden. So werden zum Beispiel die Verfügbarkeit kritischer Komponenten sichergestellt, die Ausfallzeiten von Anlagen minimiert und eine kosteneffiziente Bestandsverwaltung gefördert.
Kosten- und Zeitersparnis: Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen werden wichtige Ressourcen eingespart, die an anderer Stelle wertschöpfender eingesetzt werden können. Die Reduzierung bzw. Optimierung des Bestands führt zu geringerer Kapitalbindung.
Volle Transparenz: Eine Überwachung des Bestands in Echtzeit ermöglicht eine hohe Transparenz. Zudem können alle Mitarbeiter Zugriff auf die Daten erhalten und die Verantwortung bzw. das Know-how liegt nicht nur bei Einzelnen. Die Transparenz wirkt sich positiv auf das gesamte Supply Chain Management aus, weil durch die zur Verfügung stehenden Daten eine nahtlose Kommunikation und umfassende Auskunft über die aktuelle Situation im Lager geben.
Ausnahmeregelungen: In der Software können bestimmte Regeln hinterlegt werden, wenn keine Prognosen berechnet werden können. Ein entsprechender Mindestbestand sorgt dafür, dass Out-of-Stock-Situationen vermieden werden.
Automatisierungsgrad: Je besser die Ersatzteil-Bestände prognostiziert werden können, desto höher der Automatisierungsgrad. Wiederkehrende Bestellungen können durch die Software übernommen werden, ohne dass Mitarbeiter in der Disposition eingreifen müssen.
„Schon kurz nach der Implementierung von LOGOMATE hat sich die Lieferfähigkeit verbessert.“Christian Lindner, Teamleiter Disposition bei
ATP Auto-Teile-Pöllath Handels GmbH
Sie müssen ein umfangreiches Sortiment disponieren, hohe Verfügbarkeiten vorhalten und schnelle Lieferzeiten garantieren?
Dann haben wir die richtige Lösung für Sie! Unsere KI-gestützte Software für Ersatzteilmanagement optimiert Ihre gesamte Supply Chain. Ob Einkauf, Bestandsmanagement, Disposition oder Inventur: REMIRA ist auf Softwarelösungen für Unternehmen, die in der Ersatzteil-Branche tätig sind, spezialisiert.
Die Software wird unkompliziert an das vorhandene Enterprise Resource Planning (ERP)-System angeschlossen. Dazu nutzen wir unsere Connectivity-Tools, die uns eine unkomplizierte Anbindung per Schnittstelle an Ihre IT-Infrastruktur wie Ihr ERP (z.B. SAP, Microsoft Dynamics NAV und jedes weitere ERP-System) ermöglichen.
Das leistet unsere Software für Ersatzteilmanagement
- Berücksichtigung saisonaler Besonderheiten
- Handling von mehreren Millionen SKUs
- Überbestände sinnvoll reduzieren: Rückschübe aus der Filiale ins Zentrallager bei weniger Nachfrage
- Schnelle Berechnungen, auch in Echtzeit
- Tagesaktuelle und präzise Prognosen von Absätzen dank künstlicher Intelligenz
- Berücksichtigung historischer Abverkäufe und Nicht-Verkäufe
- Ständige Anpassung des dynamischen Sicherheitsbestandes
- ABC-/XYZ-Analyse zur Planung des Sortiments
- Festlegung artikelspezifischer Bestellmengen und Bestellzeitpunkte
- Anbindung an TecDoc Catalogue, den globalen Fahrzeug- und Ersatzteilkatalog
- Erstellung detaillierter Auswertungen für eine Reduzierung von Überbeständen
- Analyse der Liefertreue und Liefergenauigkeit
Der Bereich Automotive bringt spezielle Herausforderungen mit sich, die von der Komplexität der Fahrzeugtechnologien bis hin zu den Erwartungen der Kunden reichen. Bei neuen Modellen am Markt kommt hinzu, dass nicht absehbar ist, wann welche Kfz-Ersatzteile notwendig werden. Daraus können sich unerwartet plötzliche Nachfragespitzen ergeben, die kaum vorhersehbar sind. Daher ist es für Ersatzteilhändler interessant zu wissen, welche Teile in den Kfz-Werkstätten verbaut und wie viele Fahrzeuge verkauft wurden – um daraus im besten Fall den Bedarf an Ersatzteilen frühzeitig zu erkennen.
Gleichzeitig erhöht sich der Bestand an Teilen für ältere Fahrzeugmodelle, da mit zunehmendem Lebenszyklus eines Fahrzeugs mehr Ersatzteile benötigt werden, als bei neueren Fahrzeugmodellen und diese somit als Sicherheitsbestand eingelagert werden. Werden bestimmte Fahrzeuge aber plötzlich nicht mehr gefahren, werden dementsprechend auch diese vorher benötigten Teile nicht mehr nachgefragt. Dabei handelt es sich um externe Einflussgrößen.
Zum After Sales gehört u.a. der Verkauf von Originalersatzteilen und Zubehör, die speziell für die jeweiligen Fahrzeugmodelle entwickelt wurden. Dies kann von technischen Komponenten bis hin zu kosmetischen Verbesserungen reichen. After-Sales-Services sind ein wesentlicher Bestandteil des Geschäftsmodells im Automotive-Sektor. Sie tragen nicht nur zur Kundenzufriedenheit bei, sondern sind auch eine wichtige Einnahmequelle für Hersteller und Händler.
Bei KFZ-Ersatzteilen sind typische Verkaufseinheiten eine besondere Herausforderung. Hier gibt es spezifische Details im Artikelstamm, die zu beachten sind. So sind beispielsweise Bremsscheiben nicht einzeln, sondern achsweise zu ordern. Zündkerzen müssen sechs- oder achtfach bevorratet werden. Zudem gibt es Rechts-/Linksteile wie Kotflügel und Baugruppen, die über Stücklisten definiert werden. Bestimmte Ersatzteile verkaufen sich auch nicht in der Menge, die benötigt wird. Das beste Beispiel hierfür sind Zündkerzen: Hier werden meist direkt alle ausgetauscht und nicht nur das kaputte Teil. Als Ersatzteilhändler muss man sich daher die Frage stellen, was typische Verkaufseinheiten sind und diese dann als Faktor nutzen, um stets die richtige Menge auf Lager zu haben.
Besonderheit im Bestandsmanagement für produzierende Unternehmen
Gerade bei produzierenden Unternehmen ist die Ersatzteilverwaltung eine große Herausforderung. Selbst wenn Prognosen verwendet werden, setzen manche Unternehmen noch auf hohe und statische Sicherheitsbestände - was eine geringere Dynamik und viel Kapitalbindung zur Folge hat.
Fällt in der Produktion eine Maschine aus, ist schnelles Handeln gefragt. Brauchen die Teile hier zwei bis drei Wochen, geht wertvolle Zeit und bares Geld verloren. Die Bevorratungsstrategie liegt hier also oft auf höheren Beständen anstatt auf Bedarfsprognosen, um keinen Maschinen- bzw. Produktionsausfall zu riskieren. Häufig wäre dies teurer als die Lagerhaltung des Ersatzteiles.
Eine entsprechende Software sorgt für eine hohe Verfügbarkeit bei gleichzeitig optimalen Beständen. Zudem bietet sie schnellen und zentralen Zugriff auf alle Daten sowie die rechtzeitige Warnung bei niedrigen Restbeständen. Leistungsstarke Algorithmen sorgen dafür, dass das Ersatzteilmanagement optimal gesteuert und kontrolliert wird. Auch Sporaden können mit Softwareunterstützung qualifiziert geplant werden.
Die jährlich verpflichtende Inventur bedeutet für Unternehmen Stress, hohe Kosten und Lagerschließungszeiten -und somit Umsatzeinbußen. Gerade in der Ersatzteillogistik, wo vergleichsweise viele Lagerpositionen vorgehalten werden, ist der Aufwand folglich immens. Häufig muss das Lager geschlossen und der Verkauf gestoppt werden, um die Inventur durchzuführen. Eine Vollinventur zum Bilanzstichtag ist daher die denkbar ungünstigste und aufwendigste Variante. Eine Stichprobeninventur hingegen kann den Inventuraufwand um bis zu 99 % senken, indem mithilfe mathematisch-statistischer Methoden Stichproben aus der Lagergesamtheit gezogen und mit dem Soll-Wert verglichen werden.
Stichprobeninventur für Ersatzteilhändler
Das Stichprobeninventurverfahren ist ein in HGB §241 geregeltes Verfahren zur Vereinfachung der Inventur. Nicht nur der Aufwand sinkt - gleichzeitig werden Auslieferungsstopps oder Ausfallzeiten auf ein Minimum reduziert. REMIRA ist einen Schritt weiter gegangen und hat das bewährte Stichprobenverfahren in die Cloud gebracht. So kann die Inventur schnell und einfach auf digitalen Endgeräten vorgenommen werden - ohne Installationen auf den eigenen Servern, hohem Consultingaufwand und endlosen Zähllisten.
Wie MVE Autoteile dank unserer SaaS-Lösung den Inventuraufwand um rund 98 % reduziert hat, lesen Sie in unserem Referenzbericht:
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„Die Arbeit ist dank LOGOMATE deutlich einfacher geworden. Man bestellt nicht erst nach, wenn der Vertrieb darum bittet, sondern verhindert pro-aktiv Out-of-Stock-Szenarien. Zudem müssen wir unsere 16.000 SKUs nicht mehr jede Woche manuell durchgehen, sondern schauen nur noch zwei- bis dreimal pro Woche kurz rein und prüfen die Bestellvorschläge.“Philpp Meyer, Einkauf bei
Bohnenkamp AG